Czy potrzebna jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF?

A czy potrzebna jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych?

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Czy nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w KSeF?

Do samego wystawiania faktur w KSeF nie jest wymagana zgoda kontrahenta. Natomiast akceptacji odbiorcy wymaga już otrzymanie faktury przy użyciu KSeF. A zatem nabywca może zgodzić się, jak i nie wyrazić zgody, aby otrzymywać fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

W jaki sposób nabywca powinien wyrazić zgodę na otrzymanie e-Faktury?

Przepisy aktualnie nie określają konkretnego sposobu, w jaki nabywca powinien wyrazić akceptację otrzymywania faktury w KSeF. Ministerstwo pozostawia tę kwestię do uzgodnień między kontrahentami wedle zasady swobody zawierania umów.

Przekazanie klientowi faktury za pomocą KSeF nie stoi na przeszkodzie, aby taką fakturę dostarczyć dodatkowo innym sposobem, poza system (już po przesłaniu faktury ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur), np.e- mailowo, czy osobiście.

Brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury przy użyciu KSeF

Jeśli nabywca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej, to wystawca wciąż może ją wystawić z użyciem KSeF (i co za tym idzie skorzystać z przywilejów dla przedsiębiorcy korzystającego z Krajowego Systemu e-Faktur), ale tak wystawioną fakturę musi przekazać klientowi poza systemem KSeF – w sposób uzgodniony z kontrahentem, np. poprzez e-mail, pocztę itd.

Wystawiona w KSeF i przekazana w inny sposób faktura zachowuje walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).

Jak zgoda nabywcy wpływa na korektę faktury in minus w KSeF?

Jeśli nabywca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur z użyciem KseF – wtedy podatek VAT z faktury korekty podlega rozliczeniu w tym samym czasie (tożsamym) u nabywcy, jak i sprzedawcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek rozliczenia korekty podatku naliczonego w miesiącu otrzymania faktury w KSeF.

Natomiast brak akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury. Sprzedawca ma prawo rozliczyć korektę in minus w miesiącu wystawienia faktury korygującej w KSeF, o czym więcej przeczytasz w artykule: Księgowanie faktury korygującej dla korzystających z KSeF. Nabywca zaś musi rozliczyć korektę, zgodnie z ogólnymi zasadami, o których piszemy w artykule: Faktury korygujące – zmiany w roku 2021

Podsumowując, akceptacja odbiorcy faktury została ograniczona jedynie co do sposobu jej odbioru (a nie wystawienia). Ustawodawca wyjaśnia, że regulacja ta została zaproponowana w celu zachowania prawa wystawcy faktury ustrukturyzowanej do uzyskania zwrotu VAT w 40 dni, nie zmuszając jednocześnie nabywcy faktury do obowiązku jej odbioru przez KSeF, jeśli nie chce tego zrobić.

Na koniec zaznaczymy, że powyższe rozwiązania są przewidziane w czasie dobrowolnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Zobaczymy, czy obligatoryjny KseF, który ma wejść w życie w II kwartale 2023 roku, przyniesie nowe rozstrzygnięcia, czy utrzyma obecne.