Jak Wypełnić ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF

×

ZAW-FA: kto i po co musi składać?

Zawiadomienie ZAW-FA służy do nadawania uprawnień w KSeF podmiotom, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się w sposób elektroniczny. Wskazuje się w nim osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienie do KSeF.

Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną/podmiot niebędący osobą fizyczną. Nie musi być to osoba fizyczna reprezentująca dany podmiot (np. zgodnie z wpisem w KRS).

Zawiadomienie ZAW-FA służy również zgłoszeniu danych identyfikujących e-podpis (tzw. odcisk palca) w przypadku osób posiadających podpis elektroniczny, który nie zawiera ani NIP ani PESEL.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

ZAW-FA: podstawowe informacje

Nadanie i odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem druku ZAW-FA wymaga podania:

• NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie;
• danych kontaktowych podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie: adresu poczty elektronicznej; dodatkowo może być podany numer telefonu tego podatnika lub podmiotu;
• w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:
  • NIP osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku niepodania NIP lub PESEL – datę urodzenia osoby fizycznej,
  • imienia i nazwiska osoby fizycznej,
  • numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru NIP lub PESEL,
  • danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru NIP lub numeru PESEL,
  • danych kontaktowych osoby fizycznej: adresu poczty elektronicznej; dodatkowo może być podany numer telefonu tej osoby;
  • miejsca i celu składania zawiadomienia.

Zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień powinno także zawierać podpis podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie, lub podmiotu reprezentującego.

Zobacz także Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo.

Jak wypełnić ZAW-FA – instrukcja

Obecnie obowiązujący jeszcze wzór zawiadomienia ZAW-FA (wersja 2) dostępny jest na tej stronie.

Poniższa instrukcja została opracowana na podstawie wzoru ZAW-FA w wersji 3. Wzór tego zawiadomienia znajduje się w Rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które w momencie publikacji artykułu znajduje się na etapie prac legislacyjnych.

Sekcja A – miejsce i cel składania ZAW-FA

Druk ZAW-FA, sekcja A

• pole nr 1 – to miejsce na wpisanie swojego NIP (podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie do korzystania z KSeF),
• pole nr 2 i 3 – pola te wypełnia urząd skarbowy,
• pole nr 4 – wypełniamy, jeśli składamy więcej niż jedno ZAW-FA,
• pole nr 5 – wskazujemy właściwego naczelnika urzędu skarbowego,
• pole nr 6 – zaznaczmy cel złożenia zawiadomienia;
• (1) – nadanie uprawnień, czyli wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. (Wskazanie kolejnej osoby uprawnionej w części C jest możliwe po odebraniu uprawnień osobie uprzednio wskazanej. Dalsze uprawnienia nadawane są elektronicznie w KSeF).
• (2) – odebranie uprawnień osobie, która już je posiada, nadanych za pośrednictwem ZAW-FA.
• (3) – odebranie wszelkich nadanych uprawnień, z wyłączeniem uprawnień właścicielskich, których odebranie nie jest możliwe. W takim przypadku nie wypełnia się części C.
• (4) – zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika. Należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP ani PESEL, którym będzie się posługiwała osoba wskazywana w części B.

Opcję 4 w polu 6 należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania:

• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku, gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego) lub
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku, gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca pieczęci kwalifikowanej).

Sekcja B – dane podatnika/podmiotu, który nadaje/odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF

Druk ZAW-FA, sekcja B-C

Sekcja B: dane podmiotu składającego zawiadomienie ZAW-FA, czyli nadającego uprawnienia do korzystania z KSeF:

• pole 7 – tu należy zaznaczyć kto składa zawiadomienie ZAW-FA;
• (1) – podmiot niebędący osobą fizyczną, np. spółka,
• (2) – organ egzekucyjny,
• (3) – osoba fizyczna – zaznacza się wyłącznie w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika będącego osobą fizyczną i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku, gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego)
• pole nr 8 – w tym miejscu osoby fizyczne składające zawiadomienie (nadające uprawnienia do KSeF podają swoje nazwisko oraz imię, pozostali – pełnę nazwę,
• pole nr 9 – to miejsce na podanie numeru telefonu (opcjonalnie)
• pole 10 – tutaj należy podać pocztę e-mail. Adres e-mail wypełnia się obowiązkowo. Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystanie z KSEF

• pole nr 11 – to miejsce na zaznaczenie identyfikatora podatkowego NIP/PESEL lub wskazanie braku identyfikatora podatkowego – przez nierezydenta
• pole nr 12 – miejsce na wpisanie NIP/PESEL
• pola nr 13-15 – tutaj należy wpisać nazwisko, imię oraz datę urodzenia – gdy chodzi o nierezydenta
• pole nr 16-18 – wypełnia się, jeśli ZAW-FA jest wypełniane dla nierezydenta nieposiadającego ani NIP ani PESEL
• pole nr 19 – to miejsce na podanie numeru telefonu (opcjonalnie)
• pole nr 20 – tutaj należy podać pocztę e-mail. Adres e-mail wypełnia się obowiązkowo. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Sekcja D – dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny

Druk ZAW-FA, sekcja D

• pole 21 – wskazujemy tu dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (SHA-256)

Wypełnia się, gdy:

• w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika”; w takim przypadku nie wypełnia się części C; albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

Zgłoszenie danych unikalnych najczęściej będzie dotyczyło podatników zagranicznych, którzy posiadają podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną wydane w innym kraju (bez NIP i PESEL). Tacy podatnicy są co do zasady wyłączeni z obowiązkowego KSeF, lecz mogą wystawiać faktury w tym systemie dobrowolnie. Aby mogli uwierzytelnić się w systemie podpisem zagranicznym/pieczęcią zagraniczną muszą zgłosić jego/jej dane unikalne w zawiadomieniu ZAW-FA.

W przypadku wypełnienia części D każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Sekcja E – podpis podatnika/podmiotu składającego ZAW-FA

Druk ZAW-FA, sekcja E

W tej sekcji powinna podpisać się osoba składająca zawiadomienie ZAW-FA, podając swoje nazwisko, imię, stanowisko/funkcję. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Jak wysłać zawiadomienie ZAW-FA?

Wypełniony formularz ZAW-FA można złożyć:

• w postaci papierowej,
• w postaci elektronicznej, np. poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w eUrzędzie Skarbowym (pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).

Za pomocą ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

Powyższe oznacza, że nie jest możliwe wskazanie w jednym zawiadomieniu ZAW-FA np. dwóch osób fizycznych uprawnionych do korzystania z KSeF. Osoba wskazana w ZAW-FA może jednak nadawać dalsze uprawnienia (kolejnym osobom) drogą elektroniczną w ramach systemu (np. poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub poprzez komercyjne programy za pośrednictwem API KSeF).

Uwaga! Składającym zawiadomienie ZAW-FA może być osoba fizyczna, wyłącznie w jednym przypadku, tj., gdy osoba ta chce zgłosić dane unikalne powiązane z jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL. W takiej sytuacji podatnik wymieniony w części „B” zawiadomienia ZAW-FA, wskaże w części „A”, w polu 6, pozycję 4 „zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika”. Dane unikalne podpisu wskazuje w części „D” zawiadomienia ZAW-FA. Nie wypełnia natomiast części „C” zawiadomienia, ponieważ nie jest to nadanie uprawnień innej osobie fizycznej, lecz zgłoszenie danych unikalnych własnego podpisu.