Krajowy System e-Faktur – od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Najważniejsze terminy 2026

×

Na temat wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej mówi się od dłuższego czasu, jednak z różnych przyczyn termin wdrożenia KSeF był już kilkakrotnie przesuwany. W dzisiejszej publikacji napiszemy, jaki jest aktualny stan prawny obowiązkowego wdrożenia KSEF i przybliżymy najważniejsze terminy.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

Faktura ustrukturyzowana – definicja

W ustawie o podatku VAT w słowniczku pojęć czytamy, że pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to dokument w formie elektronicznej w formacie XML wystawiony według wzoru, z nadanym numerem KSeF. W broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów można uzyskać wiele szczegółowych informacji na temat faktury wystawionej w KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych i przesyłać do KSeF przez API.

Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF.

Krótka historia wdrażania KSEF

Na etapie wdrażania KSeF przedsiębiorcy mogą dobrowolnie zdecydować się na wystawianie faktur w KSeF. Trzeba jednak mieć na uwadze, że cały czas trwają prace nad udoskonalaniem nowej funkcjonalności. Wprowadzanie KSeF odbywa się etapami.

Przesunięcie w czasie wejścia w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF ma związek z wykrytymi błędami w realizacji projektu. Audyt zewnętrzny, który został przeprowadzony w Ministerstwie Finansów wykazał liczne, krytyczne wady systemu. Jak można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów audyt wskazał przede wszystkim na źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania. W oparciu o wyniku audytu podjęta została decyzja o budowaniu architektury systemowej od początku, stąd zmiana terminu na 2026 rok.

KSeF od kiedy obowiązkowy?

Wielu przedsiębiorców czuje się zagubionych w morzu informacji, jakie napływają ze wszystkich stron. Zasadnicze pytanie, jakie ciśnie się na usta, brzmi w takim razie od kiedy będzie obowiązywał KSeF? Czy wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w KSeF?

• VAT czynnych,
• korzystających ze zwolnienia z VAT,
• zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP

Ministerstwo Finansów zapowiedziało przeprowadzenie szkoleń dla przedsiębiorców i ich pracowników, a także prowadzenie działań informacyjno-edukacyjnych.

W Unii Europejskiej trwają prace nad wdrożeniem pakietu VIDA, który ma wprowadzić m.in. jednolite faktury elektroniczne na terenie całej UE. Polska przeprowadza konsultacje, żeby planowane zmiany nie wpłynęły na KSeF.

Wraz z wdrożeniem obowiązkowego KSeF pojawią się przepisy wykonawcze (Rozporządzenia), w których zostanie podanych więcej informacji na temat faktur ustrukturyzowanych.

Jak można przeczytać na stronie KSEF planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi:

• nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie,
• zasad wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur,
• nowych funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

KSeF o czym się jeszcze dyskutuje?

Na stronie Ministerstwa Finansów zamieszczone zostały proponowane rozwiązania prawne i biznesowe, do których przedsiębiorcy mieli możliwość zgłaszania swoich uwag i wniosków, termin upłynął w listopadzie 2024 r. MF proponuje między innymi.

Wprowadzenie KSeF nakłada na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki poza wystawieniem i przesłaniem faktury do KSeF. Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywał przepis mówiący o obowiązku umieszczania numeru KSeF w przelewie, jednak wejdzie on w życie dopiero z dniem 1 stycznia 2027 r. Również do tego czasu odroczony został termin w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w trybie offline24. Jednak nie później niż w kolejnym dniu roboczym po wystawieniu faktury, będzie ona musiała zostać przesłana do KSeF, aby nadano jej odpowiedni numer. Więcej na ten temat opisane jest na specjalnie dedykowanej stronie ministerialnej.

Ministerstwo Finansów dopuszcza możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF na zasadzie dobrowolności. Pozostaje pytanie, czy system będzie w stanie obsłużyć większą ilość faktur?

Przedsiębiorcy “wykluczeni cyfrowo” będą mogli w okresie przejściowym do 31 grudnia 2026 roku wystawiać faktury w dotychczasowym formacie, jeśli łączna wartość brutto wystawianych faktur w danym miesiącu jest mniejsza lub równa kwocie 10 000 zł.

Faktura konsumencka a KSeF

Jeśli chodzi o wystawianie tzw. faktur konsumenckich w KSeF, to na przestrzeni czasu, w którym omawiane są zagadnienia związane z wdrożeniem KSeF zmieniały się założenia co do wystawiania takich faktur. W pierwszej wersji faktury konsumenckie miały być obowiązkowo wystawiane. W pewnym okresie założono, że takie faktury nie będą przesyłane do KSeF. W obecnym stanie prawnym dopuszcza się możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów.

KSeF 2026 – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat wejścia w życie obowiązkowego KSeF, opisane zostały terminy i proponowane rozwiązania, które są konsultowane.

Z ogólnie dostępnych informacji dowiadujemy się, że KSeF będzie wdrożony dwuetapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – największe firmy z obrotem za 2025 rok powyżej 200 mln,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.

Wiele kwestii związanych z wdrożeniem obowiązkowego KSeF jest jeszcze konsultowanych i nie wiemy, jaki będzie ostateczny kształt przepisów. Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę, że przedsiębiorcy stoją przed dużym wyzwaniem. Dodatkowo pojawiają się obawy o przepustowość systemu i brak finalnych ustaleń. Czasu do pełnego wdrożenia pozostało niewiele, a brak konkretów nie napawa optymizmem.

Stan prawny na dzień: 15.09.2025 r.