Należyta staranność a podatek u źródła

Pobór podatku u źródła od usług świadczonych przez nierezydentów jest tematem obszernym i wielowątkowym. Jednym z takich zagadnień jest należyta staranność. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą na mniejszą skalę najczęściej nie będą musieli gromadzić dokumentów na potwierdzenie dochowania należytej staranności. Poniżej artykuł, który w zarysie odniesie się do tej problematyki.

Dlaczego mówimy o należytej staranności w kontekście podatku u źródła?

W ustawach o podatku dochodowym, zarówno PIT jak i CIT, jest mowa o warunku niepobrania podatku u źródła jeżeli płatnik dochowa należytej staranności. Przy ocenie czy zostały spełnione warunki należytej staranności uwzględnia się charakter oraz skalę prowadzenia działalności przez płatnika. Określenie “należyta staranność” jest nieostre i nigdzie nie jest doprecyzowane co ustawodawca miał na myśli.

Pojęcie należytej staranności

Pojęcie należytej staranności nie zostało doprecyzowane w ustawach podatkowych. W projekcie objaśnień podatkowych, jakie pojawiły się w 2019 roku można przeczytać, że w szczególności dotyczy to:

1. Weryfikacji otrzymanych dokumentów pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym.
2. Weryfikacji rezydencji podatkowej odbiorcy należności/zapłaty.
3. Weryfikacji statusu kontrahenta jako podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Również w tym projekcie można przeczytać, że źródłem takich informacji może być m.in.:

• prasa branżowa,
• doniesienia medialne,
• publikowane informacje o lokowaniu przez daną grupę kapitałową spółek zależnych w państwach o korzystnym reżimie prawnym,
• rejestry publiczne,
• rejestry prywatne,
• informacje uzyskane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Oczywiście katalog źródeł informacyjnych, z którego mogą korzystać płatnicy podatku u źródła jest katalogiem otwartym. Spełnienie warunku dochowania należytej staranności może być poddane analizie przez organy podatkowe w trakcie prowadzonych przez nie czynności sprawdzających czy kontrolnych. Z tego też powodu posiadanie takich dokumentów jest jednym z ważniejszych elementów decydujących o niepobraniu podatku u źródła przez płatnika.

Przykładowe czynności w ramach należytej staranności

We wspomnianym już wcześniej projekcie objaśnień dotyczącym podatku u źródła wskazano również jakie działania może podjąć przedsiębiorca, aby wykazać się należytą starannością. W takim przypadku proponuje się, aby płatnik, na którym spoczywa obowiązek rozpoznania czy powinien być pobrany podatek zwrócił się do usługodawcy nierezydenta z pytaniami uzupełniającymi typu:

• Czy spółka dysponuje w państwie rejestracji miejscem, w którym może odbywać się podejmowanie decyzji dotyczących spółki? Czy te spotkania odbywają się w tych pomieszczeniach?
• Czy adres siedziby/biura spółki jest wykorzystywany równolegle przez wiele podmiotów? Jeżeli tak, przez ile podmiotów? Czy podmioty te są powiązane (co może uzasadniać korzystanie z tego samego biura)?
• Jaki personel oraz zaplecze sprzętowe i lokalowe posiada spółka?

Wymagania, jakim mieliby ewentualnie sprostać przedsiębiorcy byłyby nieadekwatne do wysokości wypłat, jakich dokonują na rzecz zagranicznego usługobiorcy. W tym przypadku należy kierować się przede wszystkim skalą, na jaką jest prowadzona działalność gospodarcza, jak również wysokością dokonywanych wypłat. Dlatego zaprezentowane informacje na temat należytej staranności w kontekście poboru podatku u źródła będą miały dla większości przedsiębiorców znaczenie przede wszystkim informacyjne.

Dla osób zainteresowanych tematem załączamy informację o przykładowych wyrokach sądowych poruszających ten temat, gdzie można zasięgnąć więcej szczegółowych informacji:
III SA/Wa 2400/19 – Wyrok WSA w Warszawie z dnia 23.06.2020 r.
I SA/Gl 1083/19 – Wyrok WSA w Gliwicach z dnia 08.01.2020 r.