Nieopłacenie składek ZUS w terminie – jakie są możliwe konsekwencje?

Nieopłacenie składek ZUS w terminie – omówione zagadnienia:

Terminy i sposób realizacji obowiązków płatnika składek

Zgodnie z przepisem art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych do podstawowych obowiązków płatnika składek należy:

obliczanie,
potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz
opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy.

Obowiązek ten realizuje się poprzez złożenie deklaracji rozliczeniowej i dokonanie wpłaty składek w ustawowym terminie.

Zgodnie z art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma obowiązek w tym samym terminie:

przesłać deklarację rozliczeniową,
przekazać imienne raporty miesięczne,
opłacić składki należne za dany miesiąc.

Terminy te są uzależnione od rodzaju płatnika i przedstawiają się następująco:

DO 5 DNIA MIESIĄCA	jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe
DO 15 DNIA MIESIĄCA	płatnicy posiadający osobowość prawną, m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółdzielnie, fundacje czy stowarzyszenia
DO 20 DNIA MIESIĄCA	pozostali płatnicy, którzy nie są osobami prawnymi, np. osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy spółki osobowe (jawne, komandytowe)

Niepłacenie składek ZUS w terminie – konsekwencje

Nieopłacenie składek ZUS w terminie może oznaczać dla przedsiębiorcy m.in.:

naliczenie odsetek za zwłokę,
nałożenie przez ZUS opłaty dodatkowej (do 100% nieopłaconych składek),
wszczęcie egzekucji administracyjnej (zajęcie rachunku bankowego, wynagrodzenia czy majątku),
utratę prawa do niektórych świadczeń (np. chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego),
odpowiedzialność karno-skarbową.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie mogą być kary za nieopłacenie składek ZUS w terminie oraz jakie konsekwencje finansowe i prawne wiążą się z nieterminowym regulowaniem zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych konsekwencji.

NALICZENIE ODSETEK ZA ZWŁOKĘ

Opis konsekwencji:
- Jeżeli przedsiębiorca nie opłaci składek w terminie, ZUS automatycznie nalicza odsetki za zwłokę, które liczone są od dnia następnego po terminie płatności do dnia faktycznej wpłaty (ważne – nawet niewielkie kwoty, jeśli zaległość trwa dłużej, mogą znacząco zwiększyć całkowitą sumę do zapłaty).
- Płatnik składek nie może uniknąć odsetek z powodu braku winy, niewiedzy czy błędu. Powstają one z mocy prawa, od razu po upływie terminu płatności składek.
- Odsetki są akcesoryjne w stosunku do należności głównej, oznacza to, że powstają tylko wtedy, gdy istnieje sama należność składkowa (ważne: jeżeli składki nie były należne (np. nie było podstawy wymiaru), odsetki nie powstają).
- Decyzja ZUS stwierdzająca wysokość odsetek nie tworzy obowiązku, a jedynie potwierdza, że odsetki już powstały z mocy prawa.
- Odsetki powstają również w przypadku nieterminowej zapłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Podstawa prawna: art. 23 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

NAŁOŻENIE OPŁATY DODATKOWEJ

Opis konsekwencji:
- W przypadku nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek (ZUS ma możliwość wymierzenia dodatkowej opłaty, a nie obowiązek, co oznacza, że ZUS nie musi zawsze nakładać taką opłatę, może z niej zrezygnować, jeśli uzna, że okoliczności sprawy, np. zachowanie płatnika, usprawiedliwiają brak sankcji).
- ZUS może wymierzyć ją w dowolnej wysokości, ale nie wyższej niż 100% zaległych składek.
- Opłata dodatkowa to kara finansowa za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie obowiązku terminowego opłacania składek. Ma funkcję dyscyplinującą, bowiem ZUS stosuje ją po to, by zmusić płatników do terminowego regulowania zobowiązań.
Podstawa prawna: art. 24 ust. 1a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

EGZEKUCJA ADMINISTRACYJNA

Opis konsekwencji:
- Jeżeli zaległości nie zostaną spłacone, ZUS może wszcząć egzekucję administracyjną na podstawie tytułu wykonawczego. Egzekucja może obejmować:
  - zajęcie rachunku bankowego,
- potrącenie wynagrodzenia pracownika lub właściciela,
zajęcie ruchomości lub nieruchomości.

ZUS ma prawo do przymusowego dochodzenia należności, a w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej mogą być ściągnięte nieopłacone w terminie:

składki,
odsetki za zwłokę,
koszty egzekucyjne,
koszty upomnienia,
dodatkowe opłaty.

Podmiot prowadzący egzekucję:

dyrektor Oddziału ZUS lub Naczelnik Urzędu Skarbowego,
komornik sądowy, jeśli egzekucja odbywa się w trybie sądowym.

Podstawa prawna:

art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. – Kodeks postępowania cywilnego,
ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA / GRZYWNA

Opis konsekwencji:
- Jeśli płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie, to takie działanie może być traktowane jako przestępstwo skarbowe, za które grozi grzywna do 46 tys. zł.
- W niektórych sytuacjach takie działanie może też zostać uznane za przestępstwo, jeśli celowo lub uporczywie narusza prawa pracowników związane z ubezpieczeniem społecznym (art. 218 § 1a Kodeksu karnego).
- Osoba naruszająca przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych poprzez niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych, które mają wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość, może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat (art. 219 Kodeksu karnego).
Podstawa prawna:
- art. 218 § 1a i 219 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny,
- art. 98 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zaległości w ZUS a utrata prawa do świadczeń

Od 1 stycznia 2022 r. spóźnienie w zapłacie składki chorobowej nie pozbawia już prawa do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego czy opiekuńczego. To duża zmiana w stosunku do poprzednich lat, kiedy nawet jednodniowe opóźnienie skutkowało utratą świadczeń na kilka miesięcy.

Nowy próg zadłużenia

Automatyczna wypłata świadczenia chorobowego jest możliwa, jeśli zaległość w opłaceniu składek nie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia. Jeśli zatem zadłużenie jest wyższe, wypłata świadczenia zostaje wstrzymana do momentu uregulowania zaległości.

Termin spłaty zaległości

Przedsiębiorca ma 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia na spłatę zaległych składek. Jeśli zaległość zostanie uregulowana w tym czasie, świadczenie zostanie uruchomione automatycznie. Po upływie 6 miesięcy niespłacone zobowiązania powodują definitywną utratę prawa do zasiłku.

Co powinni wiedzieć przedsiębiorcy?

Obowiązkowe składki ZUS obejmują: emerytalną, rentową, wypadkową, zdrowotną i Fundusz Pracy;
Składka chorobowa jest dobrowolna, ale jej opłacenie warunkuje prawo do świadczeń chorobowych.

Przepisy wprowadzają większą elastyczność i zmniejszają ryzyko utraty świadczeń z powodu drobnych opóźnień. Mimo to warto pamiętać, że większe zadłużenie może wstrzymać wypłatę zasiłku. Tym samym od 2022 roku spóźnienie w opłacie składki chorobowej nie blokuje prawa do świadczeń, ale jeśli zaległość przekracza minimalny próg wypłata zostanie wstrzymana do czasu uregulowania zadłużenia.

Jak uniknąć kar za nieopłacenie w terminie składek ZUS?

Przede wszystkim należy pamiętać o terminowym opłacaniu składek – to podstawowy sposób na uniknięcie kar, odsetek i dodatkowych obciążeń.

W przypadku pojawienia się zaległości w płatnościach przedsiębiorca musi działać formalnie, bowiem w ZUS nie funkcjonuje instytucja czynnego żalu, tak jak w prawie podatkowym. Nie ma więc procedury pozwalającej uniknąć kar poprzez samo dobrowolne zgłoszenie uchybienia.

Natomiast można złożyć do ZUS odpowiednie wnioski, aby złagodzić skutki opóźnienia:

WNIOSEK O ODROCZENIE TERMINU PŁATNOŚCI – pozwala przesunąć datę obowiązku zapłaty składek;
WNIOSEK O ROZŁOŻENIE NALEŻNOŚCI NA RATY – umożliwia spłatę zaległych składek w ratach, co zmniejsza obciążenie finansowe i ułatwia regulowanie zobowiązań wobec ZUS.

Takie wnioski są procedurami uznaniowymi, a ZUS ocenia je indywidualnie, biorąc pod uwagę sytuację płatnika oraz jego dotychczasowe zachowanie.

Podsumowanie

Nieterminowe opłacanie składek ZUS może skutkować odsetkami, dodatkowymi opłatami, egzekucją administracyjną, utratą prawa do niektórych świadczeń, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialnością karną i karą grzywny. Dlatego zasada jest jedna: terminowe opłacanie składek ZUS. Jeśli jednak pojawią się zaległości, warto pamiętać, że można złożyć wniosek do ZUS o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie należności na raty. Świadomość obowiązków i szybka reakcja w razie problemów pozwala uniknąć dodatkowych kosztów i problemów prawnych!