Każdemu przedsiębiorcy zakładającemu firmę nadawany jest NIP – dziesięciocyfrowy numer identyfikacji podatkowej. Jeśli do ciągu cyfr dodamy prefiks „PL”, krajowy NIP stanie się jednocześnie numerem identyfikacji podatkowej VAT-UE.

Format numeru VAT UE

Numer NIP z prefiksem PL, nazywany też numerem identyfikacji VAT UE to numer pod jakim  podatnik jest zarejestrowany  dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Numer identyfikacji VAT UE (VAT PL), którym podatnik posługuje się  w obrocie wewnątrzwspólnotowym składa się z  jego „krajowego”, dziesięciocyfrowego numeru identyfikacji podatkowej z dodatkiem kodu państwa „PL”. Poprawny format numeru dla polskiego podatnika to kod państwa + NIP (bez przerw, myślników i kropek) czyli PL1234567890. Numer identyfikacji VAT UE należy zamieszczać na fakturach, informacjach podsumowujących oraz innych dokumentach związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi oraz importem usług.

Obowiązek rejestracji – data złożenia zgłoszenia

Obowiązek rejestracji dotyczy zarówno podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT jak podmiotów korzystających ze zwolnień przedmiotowych lub podmiotowych. Zgodnie z art. 97 ustawy o podatku od towarów i usług, zgłoszenia należy dokonać przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej zgłoszeniu.

Czynności objęte obowiązkiem rejestracji

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

WDT mogą dokonywać tylko czynni podatnicy VAT. Rejestracja jako podatnik VAT-UE upoważnia sprzedawcę do zastosowania stawki VAT 0% na sprzedaż towarów na rzecz podatnika VAT-UE z innego kraju Unii. Transakcja jest wykazywana na deklaracji VAT-UE

Wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (WNT)

Może być wykonywane zarówno przez czynnych podatników VAT jak i zwolnionych. Rejestracja jako podatnik VAT-UE na potrzeby WNT daje kupującemu prawo do otrzymania od sprzedawcy (podatnika VAT-UE) faktury ze stawką VAT 0%. Nakłada na niego również obowiązek rozliczenia podatku VAT wg stawek krajowych na fakturze wewnętrznej. Transakcja jest wykazywana na deklaracji VAT-UE.

Vatowiec ma obowiązek rejestracji przed pierwszą czynnością WNT.

Nie-vatowiec – u podatnika korzystającego ze zwolnienia, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów nie występuje w przypadku, gdy całkowita wartość towarów nabywanych na terenie Unii nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego kwoty 50 000zł. Tak więc rejestracji jako podatnik VAT UE będzie podlegał podmiot, który nie jest czynnym podatnikiem VAT (czyli podatnicy zwolnieni od podatku od towarów i usług), ale u którego wartość transakcji nabycia towarów na terytorium państw członkowskich przekroczy kwotę 50.000zł.

Podatnik, który nabywa towary z UE na łączną wartość mniejszą niż 50 000zł ma jednak prawo rozliczyć nabycia jako WNT. Zobowiązany jest wtedy zarejestrować się na cele tych transakcji, dokonując zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego. Przed dokonaniem nabycia, od którego będzie rozliczany podatek (w tym celu składa formularz VAT-R). Do przekroczenia limitu występuje tutaj zatem pewna dowolność. W przypadku przekroczenia w skali roku granicznej kwoty podatnik będzie miał obowiązek rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Import usług

Transakcja „importu usług” obligatoryjnie występuje zarówno u podatników czynnych jak i zwolnionych i rodzi u obu obowiązek podatkowy, czyli nakazuje wystawienie faktury wewnętrznej, na której następuje naliczenie podatku wg stawek krajowych. Obowiązkowi rejestracji jako podatnicy VAT-UE podlegają podmioty, które nabywają usługi rozliczane w trybie art 28b, czyli takie, dla których podatnikiem zawsze jest nabywca. I nie ma tutaj znaczenia, czy sprzedawca pochodzi z terytorium Unii – obowiązek rejestracji zależy od charakteru usługi, a nie od miejsca siedziby usługodawcy.

Nie ma natomiast obowiązku rejestracji, gdy miejsce opodatkowania jest ustalane na podstawie innego przepisu niż art 28b. Na przykład w przypadku usług związanych z

• nieruchomościami
• wejścia na imprezy kulturalne lub sportowe
• cateringu
• najmu środków transportu

Import usług nie jest wykazywany na deklaracji VAT-UE.

Świadczenie usług poza terytorium kraju

Wymaga rejestracji jako podatnik VAT-UE zarówno od podatnika czynnego jak i zwolnionego, gdy łącznie są spełnione warunki:

• usługi są świadczone na rzecz podmiotu zarejestrowanego jako podatnik w kraju unijnym
• są świadczone w trybie art. 28 b, czyli do zapłaty podatku VAT zawsze jest zobowiązany nabywca usługi
• usługa w kraju nabywcy nie jest zwolniona z podatku VAT i nie jest opodatkowana stawką VAT 0%.

Świadczenie usług spełniających powyższe warunki musi być wykazywane na deklaracji VAT-UE.

Sprawdzenie kontrahenta

Podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych (szczególnie WDT) powinni konieczne sprawdzić, czy kontrahent w dniu wystawienia faktury jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE w swoim kraju. Tylko wówczas mogą zastosować stawkę VAT 0%. Poprawność numeru można sprawdzić w bazie prowadzonej przez Komisję Europejską.

Wyrejestrowanie podatnika VAT-UE

W przypadku zaprzestania wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT UE zobowiązany jest zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego. Poprzez zgłoszenie aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego (VAT-R) w terminie 15 dni od zaistnienia tej okoliczności. W sytuacji kiedy podmiot zarejestrowany jako VAT-UE nie złoży za sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały deklaracji podatkowej VAT. Naczelnik urzędu skarbowego ma prawo z urzędu do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników VAT. Wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT równoznaczne jest w wykreślenie go z rejestru VAT UE. O wykreśleniu z rejestru w obu przypadkach podatnik jest zawiadamiany przez naczelnika urzędu skarbowego.