Odpowiedzialność materialna pracownika – kiedy pracodawca może uzyskać odszkodowanie za wyrządzone szkody?

Zdarza się, że pracownik (celowo lub nie) zniszczy sprzęt, materiały lub inne mienie należące do pracodawcy. Dodatkowo, uszkodzenie maszyn wiążę się często z przestojem w produkcji, co przekłada się na utratę zysków, które mogły być wypracowane. Jakie są prawne metody na uzyskanie odszkodowania i z jakimi konsekwencjami musi liczyć się pracownik? Większość tych kwestii reguluje Kodeks Pracy. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, jak postępować w razie narobienia szkód przez pracownika.

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy – podstawa prawna

Odpowiedzialność materialna pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy uregulowana jest w art. 114-127 Kodeksu pracy (k.p.). Zasady odpowiedzialności w k.p. są na tyle szczegółowe i wyczerpujące, że pracodawca nie ma prawa stosowania weksla jako dodatkowego zabezpieczenia. Potwierdził to wyrok z dnia 26 stycznia 2011 r. (II PK 159/10), gdzie w uzasadnieniu Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że przepisy k.p. wykluczają wystawienie weksla gwarancyjnego jako środka zabezpieczenia roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika w mieniu pracodawcy, co oznacza, że taki weksel jest nieważny z mocy prawa. Nabywca weksla nie może zatem dochodzić zaspokojenia na jego podstawie.

Rodzaje odpowiedzialności za szkodę

K.p. przewiduje dwa rodzaje odpowiedzialności pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy podczas wykonywania obowiązków pracowniczych:

• odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy (art. 114-123 k.p.),
• odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi (art. 124-127 k.p.).

Pierwszy rodzaj odpowiedzialności ma charakter ogólny i dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie. Natomiast odpowiedzialność za mienie powierzone odnosi się do tych pracowników, którym pracodawca powierzył mienie, które mają obowiązek zwrócić lub rozliczyć się z niego.

Odpowiedzialność materialna ogólna pracownika

Odpowiedzialność materialna ogólna (czyli obejmująca wszystkich pracowników) zostaje zawarta w chwili nawiązania stosunku pracy. Nie ma potrzeby stosowania żadnych dodatkowych zapisów i aneksów do umowy – każdy pracownik na etacie podlega tego rodzaju odpowiedzialności.

Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy wówczas, gdy powstała ona wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Oznacza to, że pracownik, który dołożył wymaganej staranności do wykonania swojego obowiązku, a mimo to naraził pracodawcę na szkodę, nie będzie za tę szkodę ponosił odpowiedzialności.

Muszą zaistnieć jednocześnie cztery warunki, żeby można było powiedzieć o zaistnieniu odpowiedzialności odszkodowawczej (uchwała Sądu Najwyższego z 29 grudnia 1975 r., V PZP 13/75):

• pracownik nie wykonywał swoich obowiązków lub wykonywał je nienależycie,
• zaistniała szkoda u pracodawcy,
• działanie pracownika było zawinione,
• istnieje związek przyczynowo-skutkowy między naruszeniem obowiązków pracowniczych a szkodą.

W przypadku ubiegania się przez pracodawcę o odszkodowanie od pracownika to na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika i wysokości wyrządzonej szkody (art. 116 k.p.).

Wina pracownika nieumyślna lub umyślna

Pojęcie winy (w ogólnym rozumieniu) nie zostało zdefiniowane w żadnych przepisach, ale doktryna przyjmuje się, że wina zachodzi wówczas, gdy sprawcy szkody można postawić zarzut obiektywnej oraz subiektywnej niewłaściwości zachowania. Subiektywny element winy dotyczy stosunku woli oraz świadomości działającego podmiotu do jego czynu. Mowa tutaj o winie nieumyślnej i umyślnej.

Winę nieumyślną charakteryzuje brak zamiaru popełnienia czynu. Pracownik miał możliwość przewidzenia, że jego czyn wyrządzi szkodę, lecz spodziewa się, że szkoda nie nastąpi lub gdy pracownik nie przewidział możliwości powstania szkody, choć okoliczności sprawy przesądzają, że powinien to zrobić.

Przykład 1

Pani Marta od roku pracuje jako kelnerka w restauracji. Pchając wózek kelnerski z zastawą stołową, nie zauważyła progu w drzwiach i nieumiejętnie na niego wjechała. Wózek przewrócił się, a wszystkie naczynia się rozbiły. Mamy tutaj do czynienia z winą nieumyślną, ponieważ pani Marta nie miała zamiaru przewrócić wózka i nie przewidziała, że wózek wywróci się.

Na temat winy umyślnej wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 28 lutego 2020 r. ( sygn. III APa 12/19). Sąd wskazał, że umyślna istnieje wówczas, gdy pracownik, naruszając obowiązki, bądź chce wyrządzić szkodę w mieniu pracodawcy, bądź przewiduje możliwość spowodowania szkody i godzi się na to. O działaniu umyślnym można mówić wówczas, gdy wyrządzenie szkody jest objęte zamiarem pracownika, bezpośrednim lub ewentualnym.

Przykład 2

Pan Filip, pracownik magazynu, zdenerwował się rozmową z przełożonym i pod wpływem emocji celowo zniszczył wózek widłowy. W tym przypadku pracownik wyrządził szkodę z winy umyślnej, gdyż jego intencją było uszkodzenie maszyny.

Maksymalne odszkodowanie za szkodę wyrządzoną przez pracownika

Od rodzaju winy (nieumyślnej bądź umyślnej) zależą granice odszkodowania, o które może ubiegać się poszkodowany pracodawca, którego pracownik zniszczył mienie.

Pracownik, który nieumyślnie zniszczył mienie, ponosi odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty (art. 115 k.p.). Oznacza to, że nie można od takiego pracownika żądać zwrotu kosztów za utracone korzyści. Co więcej – wysokość odszkodowania nie może przewyższać trzykrotnego miesięcznego wynagrodzenia, które przysługiwało pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.).

Przykład 3

Pan Michał, pracownik zakładu poligraficznego, nieumyślnie uszkodził maszynę drukarską, której prawidłowe działania jest podstawą przychodów firmy. Pan Michał ponosi odpowiedzialność materialną (z uwzględnieniem limitu trzymiesięcznego wynagrodzenia) tylko do kosztów naprawy maszyny, odpowiedzialność nie obejmuje strat wynikających z faktu, że maszyna była przez pewien czas niesprawna i nie generowała zysków.

W przypadku winy umyślnej, pracownik musi naprawić szkodę do pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Oznacza to, musi zwrócić wszystkie koszty rzeczywiste poniesione przez pracodawcę, a także korzyści, które pracodawca osiągnąłby, gdyby szkoda nie zaistniała.

Przykład 4

Pani Ania, pracownica księgarni, po kłótni z pracodawcą zniszczyła celowo kilkaset książek. Pracodawca musiał zamknąć na jeden dzień sklep, aby uporządkować lokal. Jako że działanie pani Ani miało charakter umyślny, pracodawca może wystąpić o naprawienie szkody w pełnej wysokości, tj. zwrot kosztów towaru (książek), utraconych korzyści (przychodu, który zyskałby zarówno na zniszczonym towarze, jak i pozostałym towarze, którego nie mógł sprzedać ze względu na zamknięcie księgarni) oraz kosztu wynajęcia osoby do posprzątania lokalu.

Wyliczenie wysokości odszkodowania od pracownika

Przy ustalaniu wysokości odszkodowania pracodawca musi realnie ocenić wysokość szkody, biorąc pod uwagę ceny z daty ustalenia odszkodowania, chyba że szczególne okoliczności wymagają przyjęcia za podstawę cen istniejących w innej chwili (art. 363 § 2 Kodeksu Cywilnego).

Pracodawca jest zobowiązany także wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody (art. 116 k.p.). Jak wynika z orzecznictwa przepis art. 116 k.p., nie wprowadza wymagania, aby wymienione w nim okoliczności były udowodnione przy pomocy dokumentów. Mogą być one wykazane przy pomocy wszelkich środków dowodowych, których wiarygodność i moc dowodową sąd ocenia według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważania zebranego materiału (art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Ponadto kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy przez pracownika (art. 119 k.p.) oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody. Powyższe reguluje § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Utracone korzyści – jak wyliczyć?

Najtrudniejszą częścią oceny szkód są szkody związane z utraconymi korzyściami. Zgodnie z art. 361. § 2 k.c.: ”naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.” Sposób udowodnienia utraconych korzyści jest uzależniony od ich rodzaju i źródła ich powstania. Dla ich określenia konieczne jest przedstawienie dowodów możliwie najwyższego prawdopodobieństwa uzyskania przewidywanych korzyści. Można np.:

• wykorzystać historyczne dane sprzedaży, które potwierdzą średni przychód przedsiębiorstwa w danym czasie,
• posłużyć się wiadomościami od osób, które kontaktowały się, aby zamówić produkt (usługę), a z racji szkody wyrządzonej przez pracownika realizacja zlecenia nie była możliwa,
• dołączyć skany zawartych już wcześniej umów, których nie dało się zrealizować ze względu na szkodę popełnioną przez pracownika.

Wykazanie przesłanek wskazujących, że doszło do utracenia korzyści, jest obowiązkowe, nie można posiłkować się jedynie rachunkiem prawdopodobieństwa czy też subiektywną oceną przedsiębiorcy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 kwietnia 2020 r. (sygn. III CSK 256/14). W uzasadnieniu sąd wskazał, że nie budzi wątpliwości, że odpowiedzialność za szkodę hipotetyczną wymaga wykazania z bardzo wysokim, graniczącym z pewnością prawdopodobieństwem, iż korzyści, których utrata ma zostać naprawiona, zostałyby osiągnięte, gdyby nie zdarzenie wyrządzające szkodę. Jako kryterium oceny przyjmuje się porównanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń i hipotetycznego ich toku, odtwarzanego z wyłączeniem przyczyny szkody. Uwzględnia się przy tym zarówno przesłanki podmiotowe, jak i przedmiotowe świadczące o subiektywnej i obiektywnej możliwości osiągnięcia korzyści. Wykazanie jedynie szansy ich uzyskania nie jest wystarczające.

Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone

Za mienie powierzone uważa się mienie przekazane pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do rozliczenia się z niego. Mogą to być:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze oraz inne przedmioty (telefon komórkowy, laptop, monitor, samochód itp – może to być każdy przedmiot, będący własnością przedsiębiorcy, powierzony w użytkowanie pracownikowi).

Za szkodę w mieniu powierzonym pracownik odpowiada w pełnej wysokości niezależnie od tego, czy szkoda powstała z winy umyślnej, czy też nieumyślnej. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności materialnej, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124. § 3 k.p.). Za niezależną przyczynę można uznać np. kradzież mienia.

Wspólna odpowiedzialność za powierzone mienie

Pracodawca może powierzyć to samo mienie (np. samochód do wspólnego użytku) więcej niż jednemu pracownikowi. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody (art. 125 § 1 i 2 k.p.).

Ilu pracowników może współdzielić mienie?

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za wspólne mienie (§ 2 ust. 12) przewiduje maksymalną liczbę osób którym można wspólnie powierzyć jedno mienie:

• przy pracy na jedną zmianę – 8 osób,
• przy pracy na dwie zmiany – 12 osób,
• przy pracy na trzy zmiany – 16 osób.

Ugoda między pracownikiem a pracodawcą w sprawie odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę

Na podstawie art. 121 k.p. pracownik, który swoim zachowaniem wyrządził szkodę pracodawcy może zawrzeć z nim ugodę dotyczącą sposobu naprawienia szkody.

Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć ugodę polubownie między sobą lub za pośrednictwem sądu. W razie niewykonania ugody przez pracownika, podlega ona wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej klauzuli wykonalności przez sąd pracy. Sąd pracy odmówi nadania klauzuli wykonalności ugodzie, jeżeli ustali, że jest ona sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego (art. 1211 § 1 i 2).

Podsumowanie

Aby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności materialnej za wyrządzone szkody, najważniejsze jest ustalenie, że do szkód doszło w wyniku nienależytego wykonania obowiązków lub zaniechania ich wykonania i istnieje związek przyczynowo-skutkowy między naruszeniem obowiązków pracowniczych a szkodą.

Granice odpowiedzialności pracownika wyznacza jego subiektywny stosunek do czynu – tzn. czy wyrządził szkodę nieumyślnie, czy umyślnie. Za szkodę nieumyślną odpowiada do rzeczywistej wartości wyrządzonej szkody (np. do kosztu naprawy uszkodzonej maszyny) i jednocześnie nie może ona przekroczyć 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Natomiast pracownicy, którzy wyrządzili szkodę umyślnie, muszą naprawić szkodę do pełnej wysokości. Oznacza to, że pracodawca może zażądać zwrotu wszelkich kosztów (w tym utraconych korzyści), które mają bezpośredni związek z wyrządzoną szkodą i przepisy nie wprowadzają żadnych górnych limitów w tej kwestii.