Odzież firmowa

Przedsiębiorca prowadzący własną firmę często staje przed koniecznością zapewnienia własnym pracownikom odpowiedniej odzieży. Równie często przedsiębiorca zakupuje odzież w związku z własnymi potrzebami w prowadzonej firmie. Są to koszty często niezbędne – jednak w praktyce, ze względu na niejednoznaczne brzmienie przepisów, często występują wątpliwości. Czy te niezbędne z punktu widzenia funkcjonowania firm wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Obowiązkowe świadczenia na rzecz pracowników – kosztem uzyskania przychodu.

Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest zapewnienie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Jak również ekwiwalentów związanych z samodzielnym praniem, konserwacją, naprawą, odpylaniem i odkażaniem środków ochrony indywidualnej przez pracownika. Co do zasady, tego rodzaju poniesione wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Ich poniesienie narzucają przepisy Kodeksu Pracy wraz z rozporządzeniami wykonawczymi.

Odzież ochronna

Stosownie do art. 237 KP, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze muszą posiadać właściwości ochronne i użytkowe.

Pranie i konserwacja odzieży

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pranie i konserwację odzieży roboczej. Przepisy KP nakazują zapewnienie prania przez pracodawcę. Nie jest to równoznaczne z instalacją i utrzymywaniem maszyn pralniczych czy działów firmy zajmujących się środkami ochrony indywidualnej. Pracodawca może zlecić wykonywanie konserwacji i prania odzieży specjalistycznemu przedsiębiorstwu. Innym wyjściem jest zlecenie tych czynności pracownikowi, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. W praktyce małych przedsiębiorstw jest to najczęściej spotykane rozwiązanie.

Ekwiwalent za pranie odzieży

Ekwiwalent ten powinien być zwrotem rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania i konserwacji. Wypłata powinna następować na podstawie udokumentowanych wydatków. Pracownik powinien być więc zobowiązany do przedłożenia faktury za pranie odzieży. Ustalenie rzeczywistych kosztów w przypadku, jeżeli pracownik korzysta wyłącznie z własnych środków i możliwości (pranie w domu), może powodować trudność. Pracodawca może więc określić zasady naliczenia i wypłaty ekwiwalentu w wewnętrznym regulaminie wynagradzania obowiązującym w danej firmie.

Ekwiwalent a podatek i składki ZUS

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany w wyżej opisanych przypadkach, jest świadczeniem obowiązkowym, zastępującym świadczenie rzeczowe w postaci prania tejże odzieży, gwarantowanym przez pracodawcę. W związku z tym nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Rozporządzenie Ministra Pracy z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

§ 2. 1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: 6) wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Ekwiwalent jest również zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są: 11)świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw Jednakże wolne od podatku dochodowego są wyłącznie te świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, reguluje KP w rozdziale “Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”.

Ekwiwalenty wypłacane więc przez pracodawcę dobrowolnie (np. za pranie odzieży reprezentacyjnej we własnym zakresie), stanowią przychód z umowy o pracę podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Należy więc zawsze ściśle określać warunki pracy i stanowisko pracy, aby nie powstały wątpliwości dotyczące obowiązku zapewnienia środków ochrony indywidualnej przez pracodawcę. Mogą one dać podstawę do kwestionowania przez organy kontrolne wypłaty ekwiwalentów jako elementów uniknięcia danin publicznych i zmniejszania kosztów zatrudnienia.

Wyjątki

Kodeks Pracy przewiduje sytuacje, w której powierzenie pracownikowi prania odzieży nie może mieć miejsca. W związku z tym nie przewiduje się wypłacania ekwiwalentu. Odzież i obuwie robocze, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu:

środkami chemicznymi
promieniotwórczymi
materiałami biologicznie zakaźnymi

Muszą być przechowywane wyłącznie w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Powierzenie pracownikowi ich prania, konserwacji, odpylania i odkażania, jest niedopuszczalne. Wyżej opisane przypadki nie są jedynymi, w których przedsiębiorca dostarcza pracownikom odzież związaną z wykonywanymi czynnościami. Równie często zdarza się, iż zakupuje dla siebie lub pracowników odzież reprezentacyjną. Dotyczy to w szczególności pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem. Wymaga on eleganckiego stroju nieodzownego w przypadku spotkań biznesowych, reprezentacyjnej jednolitej odzieży dla pracowników obsługi, itp. Niezmiernie ważny staje się charakter takiej odzieży. Czy ma on wymiar osobisty, czy może być użytkowany przez pracownika lub przedsiębiorcę także poza służbowymi czynnościami? Ważną kwestią, decydującą o możliwości zaliczenia wydatków w koszty, jest również oznaczenie odzieży. Odzież służbowa powinna być odzieżą noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, np. mundur, odzież robocza (kombinezon, fartuch) i jednocześnie utracić charakter osobisty. Zakup takiej odzieży może stanowić koszt uzyskania przychodu. Typowym przykładem są wydatki np. lekarzy i pielęgniarek na zakup ubioru roboczego.

Strój reprezentacyjny i jego walor reklamowy

Odzież służbowa może mieć również charakter nośników reklamy, jeżeli zawiera trwałe oznaczenia firmy przedsiębiorcy oraz jego produktów, np. koszulki z logo firmy lub produktu. Wydatkiem reklamowym nie będzie jednak odzież jednolita dla pracowników czy odzież, która w jakikolwiek sposób nie pozwala na identyfikację firmy (np. niewielkie oznaczenia na ubiorze z jedynie graficznym przedstawieniem logo firmy oraz oznaczenia nie mające trwałego charakteru, pozwalające po ich usunięciu na inne wykorzystanie zakupionej odzieży).

Tylko reprezentacja

Innym często rozpatrywanym przypadkiem jest odzież reprezentacyjna, jak garnitury i garsonki. Zarówno US, jak i sądy uznają, że odpowiedni wygląd może wprawdzie mieć wpływ na kontakty między kontrahentami, ale nie przesądza to o tym, że taki wydatek jest wydatkiem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Spełnienie oczekiwań społecznych lub norm kulturowych obowiązujących w danym środowisku jest bowiem sprawą osobistą przedsiębiorcy i jego pracowników oraz nosi znamiona reprezentacji. Takie wydatki nie warunkują uzyskania przychodu ani nie zabezpieczają źródła przychodu. Ponadto reprezentacja znajduje się w katalogu wydatków, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Joanna Pindelska

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

10 kwietnia 2010 o 12:23

Tomek Robotka

moja żona wlicza zakupione ubrania robocze w koszty uzyskania przychodu prowadzonej przez nią działalności. W ciągu ostatnich 3 lat były już dwie kontrole skarbowe i jak dotąd problemów z wliczaniem tego typu wydatków w koszty uzyskania przychodu nie było. Dodam, że żona prowadzi firmę zajmującą się sprzątaniem biur i zakup ubrań roboczych jest pewną koniecznością.

12 maja 2010 o 18:18

J. Pindelska

Odzież służbowa powinna być odzieżą noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą (np. kombinezon, fartuch) i jednocześnie utracić charakter osobisty. Zakup takiej odzieży o której Pan wspomina może więc stanowić koszt uzyskania przychodu, bo spełnia te warunki i rzeczywiście US nie kwestionują takiego rodzaju wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych.

24 maja 2010 o 21:34

Szale Apaszki

Jeśli odzież naprawdę używamy “w firmie”, urząd skarbowy nie będzie protestował. Wystarczą nasze wyjaśnienie, ewentualnie jakiś mały dowód. Tak więc, podsumowując, zakup odzieży to “koszt”. Pozdrawiam

31 sierpnia 2010 o 20:19

Teresa Kaźmierczak

czy osoba prowadząca jednoosobowo działalność gospodarczą
w zakresie usług ratownika medycznego może w koszty działalności zaliczyć wydatki na zakup obuwia ,kurtki,podkoszulki ?

1 września 2010 o 12:16

Odzież wyłącznie służbowa, która utraciła charakter prywatny może być kosztem (np. kurtki z odpowiednim oznaczeniem ratownika nie nosimy przecież prywatnie). Obuwie zwykłe czy bielizna osobista to wydatki prywatne i nie powinny być ujęte w kosztach działalności, skoro nie są z nią związane.

8 lipca 2022 o 15:47

NNova

Temat jest bardziej zróżnicowany niż przedstawiono w artykule.
Należy rozróżnić:
– odzież tzw. roboczą, ochronną wynikająca z odpowiednich przepisów k.p., BHP i stanowisk pracy danych pracowników-tu w mojej ocenie logo nie jest wymagane.
– odzież reprezentacyjne (garnitury itd bez logo firmy),
– pozostała odzież firmowa z logo firmy (bez loga odzież inna niż na cele reprezentacji, tu nie widzę racjonalnego powodu jej zakupu i przyznania.
Tak samo dalej pranie tej odzieży lub przyznanie ekwiwalentów rodzi inne skutki podatkowe i ZUS dla otrzymującego . Takie zróżnicowanie niestety rodzi wiele problemów