PIT-11 od pracodawcy 2025. Jak doręczyć pracownikowi PIT -11?

PIT-11 od pracodawcy 2025 - omówione zagadnienia:

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa terminy, w jakich informacja powinna zostać przesłana do urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania podatnika oraz doręczona samemu pracownikowi. Termin przekazania PIT-11 pracownikowi upływa z końcem lutego. Natomiast czas na przekazanie dokumentu do Urzędu skarbowego jest krótszy i mija ostatniego dnia stycznia.

W jakiej formie powinien być przekazany PIT-11 pracownikowi?

Ustawa o podatku dochodowym wskazuje jedynie na obowiązek przesłania podatnikowi informacji o dochodach, ale nie wspomina nic o formie w jakiej powinno to być zrealizowane.

Wraz z upowszechnianiem się systemów informatycznych służących wymianie informacji, w tym obszarze również zaczęły się dyskusje czy dopuszczalne są inne, poza odbiorem osobistym czy listem poleconym, formy doręczenia PIT-11 pracownikowi.

Jak to bywa w takich sytuacjach przedsiębiorcy zaczęli występować z wnioskami o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych, których rozstrzygnięcie często musi zapadać na poziomie wyroku sądowego.

Dopuszczalne formy doręczenia PIT-11

Zwyczajowo przez wiele lat PIT-11 był doręczany pracownikowi osobiście bądź był wysyłany za pośrednictwem poczty. Przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić czas, a przy tym pieniądze, zaczęli szukać alternatywnych rozwiązań. Najbardziej powszechna i dostępna jest forma komunikacji mailowej stąd częste pytania czy taka forma doręczenia jest właściwa.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych zaczęły kwestionować formę przekazywania informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej z uwagi na brak potwierdzenia doręczenia informacji PIT-11 pracownikowi.

Powyższa argumentacja jest kwestionowana przez sądy, które podnoszą, że ustawa o podatku dochodowym posługuje się tylko pojęciem “przesłanie” co nie jest jednoznaczne z posiadaniem poświadczenia – wyrok sygn. akt I SA/Po 418/18 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 26 lipca 2018 r.

W jednej z wydanych interpretacji podatkowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe jeżeli chodzi o formę doręczenia PIT-11 pracownikom. Mowa tutaj o interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD z dnia 18.12.2019 roku.

Pytanie z interpretacji:

“Czy przekazywanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?”

Odpowiedź Dyrektora KIS:

“Wobec powyższego zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.“

Podobnie, w interpretacji o sygnaturze 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2 z dnia 15 października 2020 r. gdzie podatnik zadał pytanie czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą specjalnego oprogramowania komputerowego umożliwiającego dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej stanowiącej portal pracowniczy, będzie działaniem prawidłowym? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po zapoznaniu się z wnioskiem i uzasadnieniem zgodził się z wnioskodawcą.

Podsumowanie

Doręczenie pracownikowi informacji rocznej o uzyskanych dochodach możliwe jest poprzez:

doręczenie osobiste,
przez operatora pocztowego,
na wskazany przez pracownika adres e-mail w formie nieedytowalnego pliku PDF. Informacja musi być potwierdzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę do tego upoważnioną.

Przedstawione formy są najpowszechniejsze i uznawane przez organy skarbowe w świetle wydawanych interpretacji podatkowych czy wyroków sądowych. Przy wysyłce na adres poczty e-mail organy podatkowe upierają się co do posiadania zgody pracownika na otrzymanie informacji w tej formie. Dodatkowo stoją na stanowisku, że przedsiębiorca powinien posiadać dowód doręczenia wiadomości e-mail.

Czy należy korygować PIT-11 jeżeli przy pobieraniu zaliczek nie uwzględniono zmiany w wysokości kosztów pracowniczych? – przeczytaj.