PKPiR w 2026 – prowadzenie papierowo lub elektronicznie

×

Przedsiębiorcy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej chcą rozliczać koszty podatkowe muszą prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów (PKPiR). Przez wiele lat ustawodawca nie ingerował w to, czy PKPiR ma być prowadzona papierowo, czy z wykorzystaniem programu komputerowego, to się jednak niedługo ma zmienić. W dzisiejszej publikacji napiszemy na temat PKPiR od 2026 roku – czy ma być prowadzona papierowo czy elektronicznie?

Kto ma obowiązek prowadzić PKPiR?

Książkę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie podatkiem według skali podatkowej (12% i 32%) lub podatkiem liniowym (19%). PKPiR jest prowadzona przy jednoosobowej działalności gospodarczej, ale także przez spółki cywilne, spółkę jawną osób fizycznych czy spółkę parterską. Jest również określony ustawowo limit sprzedaży towarów i usług uprawniający do prowadzenia PKPiR.

Przedsiębiorca zakłada PKPiR na:

• dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• na dzień 1 stycznia każdego kolejnego roku podatkowego.

PKPiR w 2026 – prowadzenie papierowo lub elektronicznie

Na chwilę obecną nie ma ograniczeń co do formuły w jakiej ma być prowadzona PKPiR, można więc robić to:

• papierowo lub
• elektronicznie w programie komputerowym.

O tym , że ma się to zmienić pisaliśmy już na etapie projektowanych zmian w ustawie o Polskim Ładzie, zmiany miały wejść w życie już od 2023 roku. Wówczas mówiło się o obowiązku prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej i comiesięcznym przesyłaniu JPK. Czyli wszyscy przedsiębiorcy mieliby obowiązek co miesiąc przesyłać PKPiR w formie pliku, na takich samych zasadach, jak obecnie czynny podatnik VAT przesyła comiesięcznie JPK_V7 do urzędu skarbowego. Jednak z uwagi na liczne protesty termin wprowadzenia zmian został przesunięty początkowo na 1 stycznia 2025 roku. Jednak w tym terminie zmiany również nie doszły do skutku.

Ministerstwo Finansów postanowiło ponownie przesunąć datę wprowadzenia zmian, a dodatkowo nie dla wszystkich będzie obowiązywał ten sam termin. Jako pierwsi zmiany odczują czynni podatnicy VAT, to oni będą mieli obowiązek prowadzenia PKPiR elektronicznie już od 1 stycznia 2026 roku.

Pozostali podatnicy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów będą zobowiązani do prowadzenia jej w formie elektronicznej, tj. za pomocą programu komputerowego dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Jak będzie wyglądało przesyłanie PKPiR elektronicznie?

Począwszy od 2026 roku (czynni podatnicy VAT) oraz od 2027 roku (pozostali podatnicy) przedsiębiorca, który prowadzi PKPiR będzie miał obowiązek przesyłania do urzędu skarbowego plików JPK_PKPiR.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekty rozporządzeń, które wprowadzą zmiany w dotychczas obowiązujących między innymi z uwagi na obowiązek przesyłania JPK w podatku dochodowym od 2026 roku.

Zgodnie z tym Rozporządzeniem podmioty prowadzące KPiR będą zobowiązane do przesyłania plików JPK_PKPiR po zakończeniu roku podatkowego w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej.

Prowadzenie PKPiR elektronicznie – zmiany

Póki co prowadzenie PKPiR za pomocą programów komputerowych nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, jednak niebawem się to zmieni. Co jeszcze będzie czekać na podatników w związku z nowym rozporządzeniem:

Podstawowym sposobem prowadzenia księgi od 2026 roku będzie dokonywanie zapisów przy użyciu programów komputerowych.
Z obowiązku prowadzenia PKPIR przy użyciu programów komputerowych zwolnione będą podmioty wymienione w art. 24a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy PIT w brzmieniu obowiązującym od 01.01.2026 r.: wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, duchowne, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Wyłączony z obiegu zostaje uproszczony wzór dla rolników, jednocześnie rolnicy nie zostali wyłączeni z obowiązku elektronicznego prowadzenia KPiR.
Zniesiona zostanie możliwość księgowania na podstawie dziennego zestawienia faktur oraz możliwość dokonywania zapisów na podstawie ewidencji VAT.
Na podstawie nowego rozporządzenia zmianie ulegnie również możliwość dokumentowania zakupów paragonami bez NIPu (takich jak materiały BHP czy środki czystości) oraz możliwość dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych.

PKPiR 2026 – podsumowanie

Jak widać przedsiębiorcy nie unikną przekazywania ksiąg w strukturze plików, tak jak to się obecnie dzieje w podatku VAT. Już na dzień dzisiejszy te firmy, które prowadzą PKPiR elektronicznie na żądanie organów podatkowych są zobowiązane do przesłania plików w odpowiedniej strukturze. Cyfryzacja wkracza w nasze życie z impetem i nie jesteśmy w stanie się przed nią ukryć, pozostaje jedynie akceptacja wprowadzanych zmian.

Przedsiębiorcy, którzy czują silny opór przed technologią będą mogły skorzystać z usług biur rachunkowych, które w ich imieniu będą wysyłały PKPiR do urzędu skarbowego. Na chwilę obecną warto zrobić rozeznanie i się zastanowić, który program księgowy byłby dla nas optymalny i spełniał nasze oczekiwania.

Stan prawny na dzień: 21.08.2025 r.