Płatności firmowe z konta osobistego lub osoby trzeciej

Dokonywanie rozliczeń firmowych za pośrednictwem rachunku bankowego to obecnie standard.

Trzeba mieć również na uwadze, iż nie zawsze możliwa jest zapłata gotówką. Przepisy nakładają w niektórych przypadkach obowiązek dokonywania płatności bezgotówkowych, czyli za pośrednictwem rachunku płatniczego.

W 2022 r. obowiązuje limit płatności gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami wynoszący 15.000 zł. Oznacza to, że zapłata za nabywany towar/usługę może być dokonywana gotówką do kwoty 15.000 zł. Jeżeli dana transakcja przekracza kwotę 15.000 zł brutto, to już zapłata za całą fakturę powinna być dokonana w formie bezgotówkowej. Od stycznia 2024 r. limit ten zostanie obniżony do 8 000 zł.

Dodatkowo od 1 stycznia 2024 r. będzie obowiązywać nowy limit płatności gotówkowych dla konsumentów, którzy to powinni dokonywać płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli jednorazowa wartość transakcji z przedsiębiorcą, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekroczy 20.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Limity transakcyjne zostały omówione tutaj.

Warto zatem wiedzieć, czy w rozrachunkach firmowych można skorzystać z innego niż firmowy rachunek bankowy – np. prywatnego konta albo konta osoby trzeciej.

Konto firmowe czy konto prywatne – rozliczenie przedsiębiorcy

Specyfiką jednoosobowych działalności gospodarczych jest fakt, że nie mają one odrębnego majątku od majątku przedsiębiorcy. W związku z tym przepisy nie narzucają małym przedsiębiorcom obowiązku założenia rachunku firmowego – właściciel może korzystać w swojej firmie zarówno z konta prywatnego, jak i konta firmowego.

W związku z powyższym regulując zobowiązania firmy – zarówno wobec kontrahentów, jak i publicznoprawne – przedsiębiorca może co do zasady skorzystać z dowolnego, należącego do niego rachunku bankowego. Nawet jeżeli posiada on konto firmowe, dokonanie zapłaty z konta prywatnego nie powinno budzić wątpliwości – płatność powinna zostać przyjęta, a opłacony wydatek zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów (o ile oczywiście spełnia pozostałe wymagane przesłanki).

Rozliczenia firmowe z konta osoby trzeciej

W toku prowadzonej działalności może zdarzyć się sytuacja, kiedy na koncie przedsiębiorcy nie ma środków bądź też nie ma on możliwości skorzystania z płatności na swoim rachunku. W takim przypadku czasem wykorzystywane jest konto bankowe osoby trzeciej – np. przelewu do kontrahenta albo urzędu skarbowego dokonuje członek rodziny przedsiębiorcy.

Jeśli chodzi o rozrachunki z kontrahentami, to generalnie przepisy nie wzbraniają dokonywania i przyjmowania płatności z konta innego, niż należące do przedsiębiorcy. Ważne, aby taki przelew był dokładnie opisany – od kogo, za jaką transakcję, numer faktury etc. – tak, aby odbiorca nie miał wątpliwości co do zakwalifikowania wpływu.

Natomiast w przypadku regulowania za kogoś rozliczeń publicznoprawnych spotkamy się już z pewnym ograniczeniem. Zapłacenie w czyimś imieniu podatku czy składki ZUS jest możliwe bez ograniczeń wyłącznie wtedy, gdy płatności dokonuje członek najbliższej rodziny (małżonek, wstępni, zstępni, pasierbi, rodzeństwo, ojczym i macocha). W każdym innym przypadku taka płatność zostanie przyjęta tylko wtedy, gdy jej wartość nie przekracza 1.000 zł.

Ważne!

Decydując się na skorzystanie z rachunku bankowego osoby trzeciej do opłacenia zobowiązań firmy warto pamiętać, aby rozliczyć się również z tą osobą. Przekazanie środków od innej osoby może być bowiem potraktowane jako darowizna albo pożyczka, a tym samym podlegać pod przepisy dotyczące podatku od spadków i darowizn albo podatku od czynności cywilnoprawnych.