Jakie dokumenty mogą być uznane za fakturę?

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie dostawy towarów i usług. Mamy kilka rodzajów faktur, ale są również inne dokumenty, które są traktowane na równi z fakturą. Dla przedsiębiorcy – czynnego podatnika VAT kluczowe jest ustalenie, czy dany dokument daje mu prawo do odliczenia podatku VAT. Taka informacja jest równie ważna dla podatnika, który nie ma prawa do odliczenia VAT, ale fakturę może zaksięgować w kosztach. W dzisiejszej publikacji odpowiadamy na pytanie, jakie dokumenty mogą być uznane za fakturę.

Co znajduje się na fakturze?

Faktura może być wystawiana zarówno przez czynnego podatnika VAT, jak i zwolnionego. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z fakturą VAT, natomiast w drugim przypadku po prostu z fakturą. Zasadnicza różnica pomiędzy nimi polega na tym, jakie elementy się znajdą na wystawionych dokumentach, a to wynika natomiast wprost z ustawy o podatku VAT. Przepisy doprecyzowują również, kiedy wystawienie faktury jest obowiązkowe, a kiedy nie. Są również pewne wyjątki, kiedy dany dokument traktowany jest jak faktura, a wynika to z przepisów wykonawczych do ustawy o VAT.

Jakie dowody traktowane są jak faktura?

Z rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur wynika, jaki dokument traktowany jest na równi z fakturą. Przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, udokumentowany w formie biletu jednorazowego, przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, który zawiera:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawcy biletu),
• numer, za pomocą którego podatnik (wystawca biletu) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem,

traktowany jest na równi z fakturą. Dokumenty wymienione powyżej stanowią katalog zamknięty, potwierdzają poniesione wydatki m.in. w podróży służbowej przedsiębiorcy.

Paragon fiskalny jako faktura uproszczona

Jak faktura traktowane są również paragony fiskalne, które obejmują kwoty do 450 zł (100 euro). Taki paragon nazywany jest fakturą uproszczoną i nie wystawia się już do niego zwykłej faktury, z pełnymi danymi nabywcy, niezbędny jest jednak NIP nabywcy. Ustawa o VAT przewiduje, jakie niezbędne elementy muszą się znaleźć na fakturze uproszczonej. Zostały wydane również objaśnienia podatkowe Ministra Finansów dotyczące faktury uproszczonej, o czym można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

Faktura zaliczkowa

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towarów lub przed wykonaniem usługi przekażemy dostawcy częściową lub całkowitą zapłatę, to wówczas czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową.

Forma wystawienia faktury

Obecnie nie ma znaczenia, czy faktura będzie miała postać papierową, czy elektroniczną. W jednym i drugim przypadku czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych. Faktury te różnią się jedynie technicznymi aspektami, a mianowicie sposobem ich przekazywania.

Podsumowanie

Jeżeli przepisy podatkowe definiują dany dokument, że jest fakturą, oznacza to dla przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, poza wyjątkami wynikającymi z ustawy. W zależności od rodzaju faktury, zakres podawanych danych na dokumencie może być szerszy lub węższy. Informacje na temat wystawiania faktur przedsiębiorca znajdzie w ustawie o VAT i w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur.