Posiłki dla pracowników mogą być fundowane przez pracodawcę zarówno w wyniku obowiązku narzuconego przez przepisy, jak i fakultatywnie. Warto zatem wiedzieć, czy różne sytuacje, w których pracownik otrzymuje posiłek, będą różnie rozpatrywane w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
Posiłki a koszty uzyskania przychodu
Generalnie przepisy podatkowe nie przewidują specjalnych uregulowań, jeśli chodzi o posiłki zapewniane pracownikom. Zatem według ogólnych zasad, posiłki dla pracowników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że wydatki na nie poniesione będą związane z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu oraz zostaną poprawnie udokumentowane.
Ważne!
Przepisy dotyczące zapewnienia posiłków w firmie dotyczą nie tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych lub wykonujących pracę na własny rachunek. Warunkiem jest wykonywanie zadań służbowych na terenie zakładu pracy albo na innym terenie, wskazanym przez zatrudniającego.
Posiłki regeneracyjne jako obowiązek przedsiębiorcy
Zapewnienie posiłków regeneracyjnych należy do obowiązków przedsiębiorcy, jeśli pracownicy wykonują swoje zadania w ciężkich warunkach atmosferycznych. W okresie zimowym, kiedy temperatura spadnie poniżej 10 stopni, pracownikom pracującym na otwartej przestrzeni należą się ciepłe posiłki regeneracyjne – raz dziennie, oraz ciepłe napoje regeneracyjne – przez cały okres trwania zmiany.
Pracodawca może dostarczyć pracownikom posiłki regeneracyjne lub – w przypadku braku takiej możliwości – zapewnić im spożycie posiłku w lokalu lub możliwość przygotowania go samodzielnie, z dostarczonych przez pracodawcę składników. Bez względu na przyjęte rozwiązanie, posiłki regeneracyjne spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.
Rozliczając w firmie fakturę za posiłki dla pracowników warto pamiętać, że w przypadku gastronomii prawo do odliczenia VAT przysługuje co do zasady tylko przy cateringu.
Posiłki pracownicze nienarzucone przepisami
W praktyce gospodarczej zdarza się, że pracodawcy zapewniają swoim pracownikom żywność także w takich sytuacjach, kiedy nie jest to wymagane przepisami. Do najczęstszych wydatków gastronomicznych na rzecz pracowników należy zakup wody, kawy, herbaty, cukru czy soków – dostarczenie takich podstawowych produktów stanowi już pewien standard w firmach. Czasem zdarza się, że pracodawca decyduje się dodatkowo zapewnić także posiłki – np. obiad w okresach natężonej pracy lub przekąski i słodycze na zebraniach pracowniczych. Wydatki takie mają najczęściej na celu zapewnienie jak najlepszej efektywności w firmie, szczególnie w czasie dużego natłoku pracy lub konieczności pracy w ramach nadgodzin.
Linia interpretacyjna organów skarbowych od dawna nie pozostawia już wątpliwości, że tego typu wydatki na gastronomię mogą co do zasady stanowić koszt uzyskania przychodu. Zasadniczo ich zadaniem jest utrzymanie dobrych warunków pracy w firmie oraz jak najefektywniejszego wykorzystania czasu pracy, a co za tym idzie – uzyskanie przychodu.
Uwaga!
Mimo liberalnej linii interpretacyjnej należy pamiętać, że właściwe uzasadnienie oraz poprawne udokumentowanie dokonanego zakupu leży po stronie przedsiębiorcy, według ogólnych zasad uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu.
Zespół IFIRMA 
Czy czynsz, opłaty eksploatacyjne i kaucja nie są przychodem wynajmującego?
Małgorzata Jagusiak
Co to jest USZ i dokument celny H7?
8 pomysłów na biznes dla młodzieży bez rejestracji firmy
Oliwia Józefowiak
Sprzedaż z zastrzeżeniem własności – treść, przedmiot i wzór umowy
Adrianna Glapiak
