Jak rozliczyć używanie pojazdu pracownika w działalności pracodawcy?

Bardzo często w firmach pracownicy wykorzystują prywatne pojazdy na potrzeby związane z firmą pracodawcy. W takiej sytuacji ponoszone przez nich wydatki są zwracane przez zatrudniającego ich przedsiębiorcę. Aby prawidłowo dokonać rozliczeń na gruncie podatku dochodowego pomiędzy pracownikiem a pracodawcą powinna zostać zawarta stosowna umowa.

Umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą

Przed rozpoczęciem wykorzystywania pojazdu prywatnego pracownika w działalności gospodarczej pracodawcy strony muszą zawrzeć umowę. Powinny się w niej znaleźć podstawowe informacje typu:

• jaki pojazd będzie wykorzystywany, marka, pojemność skokowa silnika, forma własności, numer rejestracyjny,
• określenie w jakiej formie będzie dokonywany zwrot nakładów z tytułu wykorzystywania pojazdu, a mianowicie czy będzie to ryczałt pieniężny, czy będzie to kwota wyliczona w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu,
• termin wypłaty świadczenia.

W jaki sposób ustalany jest ryczałt pieniężny?

W umowie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem będzie wskazany ustalony limit kilometrów. Następnie ten limit kilometrów będzie przemnożony przez stawkę za 1 kilometr, która jest określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Stawki za kilometr na 2020 rok wynoszą:

• samochód osobowy o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• samochód osobowy o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
• motocykl – 0,2302 zł,
• motorower – 0,1382 zł.

Limit kilometrów uzależniony jest od liczby mieszkańców miasta lub gminy i wynosi:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkań­ców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Kwota ryczałtu do wypłaty będzie stanowiła iloczyn przyznanych kilometrów w limicie przez stawkę za kilometr. Taka forma rozliczenia jest stosowana w jazdach lokalnych.

W jaki sposób prowadzi się ewidencję przebiegu pojazdu?

Powinna zawierać m. in.:

• imię, nazwisko, adres,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• datę i cel wyjazdu służbowego,
• liczbę przejechanych kilometrów.

Po zakończonym miesiącu należy przemnożyć ilość przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km i to będzie kwota należna do wypłaty dla pracownika. Taka forma rozliczenia jest stosowana zarówno w jazdach lokalnych jak i zamiejscowych.

Przykład 1

Pracownik w miesiącu listopadzie zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu przejechał 550 km, samochód ma pojemność 1 900cm3.

Obliczenie należnej pracownikowi kwoty:

550 km x 0,8358 zł = 459,69 zł – kwota ryczałtu samochodowego do wypłaty

W jaki sposób dokonywać rozliczenia z pracownikiem?

Pracownik co miesiąc powinien złożyć pisemne oświadczenie, w którym będzie wskazana liczba nieobecności w danym okresie rozliczeniowym. Absencja może dotyczyć: urlopu, zwolnienia lekarskiego, podróży służbowej, innej przyczyny. Na podstawie wskazanego oświadczenie dokonuje się odpowiedniego przeliczenia pamiętając, iż kwotę ustalonego ryczałtu pracodawca zmniejsza o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem służbowym bez względu na faktyczną ilość dni w miesiącu.

Przykład 2

Pracownikowi został przyznany ryczałt kwotowy na jazdy lokalne w kwocie 350,00 zł. W miesiącu listopadzie pracownik przebywał 5 dni roboczych na zwolnieniu lekarskim. Kwota ryczałtu za miesiąc listopad:

350,00 zł x 5/22 = 79,54 zł – kwota zmniejszająca ryczałt za czas nieobecności w pracy

350,00 zł – 79,54 zł = 270,46 zł – kwota ryczałtu do wypłaty

Za miesiąc listopad pracownik otrzyma 270,46 zł ryczałtu.

Ryczałt a podatek dochodowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami od ryczałtu za używanie pojazdu prywatnego na potrzeby pracodawcy jest pobierany podatek dochodowy. Zwolnienia od podatku są możliwe tylko w sytuacji, gdy wynika to z innych ustaw, które obejmują pracowników Poczty Polskiej, pomocy społecznej i lasów państwowych.

Ryczałt samochodowy a ZUS

Do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury ryczałt samochodowy nie podlega oskładkowaniu, ale jest opodatkowany. Sytuacja się zmienia, gdy wypłacony ryczałt przekroczy ustalone limity. Po ich przekroczeniu wydatki na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT. Natomiast dla pracownika będą stanowiły przychód jak ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Przykład 3