Refaktura przesyłki pocztowej i kurierskiej

Przedsiębiorca w swojej działalności gospodarczej niejednokrotnie znajduje się po raz pierwszy w jakiejś sytuacji. Często zastanawiamy się w jaki sposób, z punktu widzenia rozliczeń podatkowych, rozliczyć daną transakcję handlową. Jednym z takich dyskusyjnych tematów jest refakturowanie kosztów pomiędzy kontrahentami. Tak naprawdę nie wiemy co można, a czego nie refakturować. Nie ma przepisów podatkowych, więc posiłkujemy się wyjaśnieniami, interpretacjami podatkowymi czy wyrokami sądowymi. W artykule będziemy szukali odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób dokonać refakturowania kosztów przesyłki kurierskiej i pocztowej.

Kiedy może dojść do refakturowania przesyłki kurierskiej?

Musimy tutaj zastanowić się, w jakich sytuacjach można zastosować obciążenie kosztami na podstawie wystawionej refaktury. Po pierwsze pamiętajmy, że jeżeli przesyłka pocztowa czy kurierska jest świadczeniem pomocniczym w stosunku do świadczenia głównego, jakim jest dostawa towarów, to nie powinno dochodzić do refakturowania kosztów wysyłki. Jak rozliczyć koszty wysyłki towarów zostało szczegółowo opisane w publikacji. Przy typowej sprzedaży, gdzie koszty wysyłki powinny się znaleźć w podstawie opodatkowania do VAT, nie powinno być mowy o refakturowaniu.

W takim razie, jakie to mogą być przypadki? Jeżeli w umowie zawartej pomiędzy kontrahentami zostaje zapisane, że dostawca towaru na zlecenie jego odbiorcy zorganizuje transport, to w takiej sytuacji możemy mówić o refakturowaniu kosztów przesyłki.

Przykład 1

Firma A zakupiła partie towarów w firmie B. Przedsiębiorcy zapisali w umowie, że firma B zleci usługę transportową, faktura będzie wystawiona na firmę B, ale bezpośrednim odbiorcą usługi będzie firma A. W tym przypadku firma B wystawi refakturę na firmę A. Refaktura będzie odzwierciedlała zapisy, jakie się znajdują na fakturze, to znaczy, że znajdzie się na niej wartość netto transakcji i kwota podatku VAT taka sama jak na fakturze.

Podobnie będzie wyglądała refaktura kosztów w przypadku obciążenia pracownika kosztami przesyłki prywatnej. Jeżeli pracodawca wyraził zgodę, żeby pracownik wysłał przesyłkę, za którą opłata znajdzie się na fakturze zbiorczej wystawionej dla pracodawcy, może skorzystać z refakturowania. W tym przypadku, jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję na kasie fiskalnej, to powinien wystawić paragon fiskalny, na którym wskaże kwotę netto i podatek VAT.

Czy tak samo będzie z refakturowaniem przesyłki pocztowej?

Otóż jeżeli chodzi o rozliczenia dokonywane z Pocztą Polską (PP), to pamiętajmy, że na fakturach wystawianych przez tę instytucję pojawia się stawka “zw”. Dlatego w takiej sytuacji refaktura nie może odzwierciedlać faktury, ponieważ zwolnienie przedmiotowe, z którego korzysta PP, możliwe jest do stosowania przez podmiot uprawniony. W tym przypadku na refakturze pojawi się 23% podatek VAT.

Przykład 2

Pani Magda w ramach zawartej umowy z firmą X będzie dokonywała wysyłek za pośrednictwem tej firmy. Firma X korzysta z usług Poczty Polskiej. Po zakończonym okresie rozliczeniowym PP wystawia fakturę na firmę X ze stawką “zw”. Firma X wystawia refakturę na panią Magdę ze stawką 23%.