Ryczałt czy VAT – który rodzaj opodatkowania wybrać gdy zakładasz firmę?

Zakładanie firmy to duże wyzwanie dla każdego. Poza dobrym pomysłem na biznes trzeba jeszcze znać się na podatkach. Nic więc dziwnego, że dla wielu początkujących przedsiębiorców problematyczne jest zrozumienie co to jest forma opodatkowania i na co ma wpływ. W dzisiejszej publikacji wyjaśnimy czym jest ryczałt a czym VAT i jaki mają wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej.

Na czym polega ryczałt?

Ryczałt jest jedną z dostępnych form opodatkowania dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i spółek osób fizycznych. Jest jedną z najprostszych metod rozliczania podatku dochodowego.

Kto może wybrać ryczałt zakładając firmę?

Ryczałt jako forma opodatkowania przychodów może być stosowany przez:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• przedsiębiorstwo w spadku powstałe po śmierci przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki cywilne, w których wspólnikiem jest przedsiębiorstwo w spadku.

Kto nie może wybrać ryczałtu?

Ustawodawca wprowadził pewne kategorie wyłączeń z opodatkowania ryczałtem. Z tej formy opodatkowania nie skorzystają przedsiębiorcy, którzy:

• opłacają podatek w formie karty podatkowej,
• korzystają z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego,
• osiągają przychody z tytułu:
  • prowadzenia aptek,
  • kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
  • handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• wytwarzają wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, za wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.

Decydując się na ryczałt szczególną ostrożność powinni zachować małżonkowie. W tym przypadku ustawodawca zastrzegł, że nie skorzystają z ryczałtu osoby, które rozpoczynają działalność w roku podatkowym po zmianie z:

• działalności samodzielnej na działalność w formie spółki z małżonkiem,
• działalności w formie spółki z małżonkiem na działalność samodzielną przez jednego lub każdego z małżonków,
• działalności samodzielnej jednego z małżonków na działalność samodzielną drugiego małżonka

jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach. W takim przypadku będą mogli wybrać opodatkowanie ryczałtem dopiero w kolejnym roku podatkowym.

Przykład 1

W maju 2026 roku pani Ilona zakończyła prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej opodatkowanej na skali podatkowej. W październiku 2026 r. postanowiła wraz z mężem założyć spółkę cywilną. W tej sytuacji nie mogą wybrać opodatkowania ryczałtem na 2026 rok, ale mogą to zrobić począwszy od 2027 roku.

Przykład 2

Pan Michał prowadzi działalność usługową polegającą na naprawie pojazdów samochodowych i wybrał opodatkowanie na ryczałcie. Od października 2026 r. zamierza sprzedawać części samochodowe. Od momentu uzyskania pierwszego przychodu z tego tytułu będzie zobowiązany do rozliczania podatku dochodowego od całości przychodów na zasadach ogólnych.

Wady i zalety ryczałtu

Wybierając ryczałt przedsiębiorca powinien się liczyć z pewnymi ustawowymi ograniczeniami, ale nie można zapominać o jasnych stronach ryczałtu.

Przykład 3

Pani Agnieszka spełnia warunki do skorzystania z ulgi na dziecko. Pracuje na umowę o pracę i prowadzi działalność gospodarczą, z której przychody są opodatkowane ryczałtem. W tym przypadku pani Agnieszka będzie mogła rozliczyć ulgę w ramach zeznania PIT-37, w którym wykazuje przychody ze stosunku pracy.

Przykład 4

Pani Dominika prowadzi działalność gospodarczą i wybrała opodatkowanie ryczałtem. W 2026 roku przebywała przez jakiś czas na zwolnieniu lekarskim i ZUS wypłacił jej zasiłek choroby. W takim przypadku pani Dominika poza PIT-28 z działalności gospodarczej złoży zeznanie PIT-37, w którym będzie mogła rozliczyć ulgę na dziecko.

Przykład 5

Pan Piotr prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem, ale pracuje również na etacie. Jego żona pracuje na etacie a jej przychody znacząco przekraczają pierwszy próg podatkowy. W 2026 roku pan Piotr zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej i nie planuje jej odwieszenia do końca roku. To oznacza, że za 2026 rok złoży zerowy PIT-28 z działalności. W takiej sytuacji małżonkowie będą mogli złożyć wspólne rozliczenie roczne, ponieważ nie osiągnięty został żaden przychód na ryczałcie.

Opodatkowanie w VAT – na czym polega?

Ramy prawne funkcjonowania podatku VAT zostały uregulowane w ustawie o podatku od towarów i usług. W przepisach wskazano, że podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Tak naprawdę podatnikiem VAT może więc zostać każdy podmiot, który dokonuje czynności opodatkowanych.

Podatkiem VAT opodatkowana jest większość towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego a ostateczny odbiorca, czyli konsument płaci ten podatek. Podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23%. Dla pewnych kategorii towarów i usług stosuje się stawki obniżone: 8%, 5%, 0%.

Ustawodawca wprowadził wiele reguł i zasad, które powinny być znane każdemu przedsiębiorcy jeszcze zanim stanie się czynnym podatnikiem. Nie każdy musi i płaci podatek VAT od samego początku prowadzenia działalności. Mamy dwa rodzaje zwolnień.

Jednak w przepisach mowa jest również o pewnych kategoriach towarów i usług, które muszą być opodatkowane od pierwszej sprzedaży (art. 113 pkt 13 ustawy o VAT).

Bardzo często w związku z omawianiem tematyki związanej z podatkiem VAT pojawiają się pojęcia – podatnik VAT czynny i podatnik VAT zwolniony.

Przykład 6

Pan Jacek jest czynnym podatnikiem VAT. W miesiącu lipcu 2026 r. kupił drukarkę do firmy za kwotę brutto 12.300 zł. Cała sprzedaż jest opodatkowana w VAT a to oznacza, że pan Jacek odliczy 2.300 zł podatku naliczonego od zakupu drukarki.

Przykład 7

Pan Tomek w prowadzonej działalności gospodarczej wybrał opodatkowanie ryczałtem i jest czynnym podatnikiem VAT. W sierpniu 2026 r. kupił nowe urządzenie wykorzystywane w firmie za kwotę 24.600 zł. Jako ryczałtowiec nie rozliczy kosztów, ale odliczy podatek VAT naliczony w kwocie 4.600 zł.

Przykład 8

Pan Robert jest opodatkowany ryczałtem i korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT. W maju 2026 r. kupił komputer do firmy za kwotę brutto 14.760 zł. Nie ma prawo do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów ani do odliczenia podatku VAT. Tym samym taki wydatek w żaden sposób nie wpłynie na zmniejszenie jego obciążeń podatkowych.

Przykład 9

Pan Piotr wygenerował w miesiącu wrześniu 2026 r. sprzedaż na poziomie 50.000 zł. VAT należny od tej kwoty wynosi 11.500 zł. W tym samym miesiącu poniósł wydatki w łącznej kwocie 12.300 zł brutto. Podatek VAT jest rozliczany miesięcznie a to oznacza, że wpłacie do urzędu skarbowego będzie podlegała kwota 9.200 zł (11.500 zł – 2.300 zł). Kwota podatku należnego została pomniejszona o kwotę podatku naliczonego.

Wady i zalety podatku VAT

W początkowej fazie prowadzenia działalności gospodarczej większość drobnych przedsiębiorców nie rejestruje się do podatku VAT z własnej woli. Na każdym kroku słyszy się i czyta i wysokich sankcjach za nieprzestrzeganie przepisów i to na pewno jest skutecznym odstraszaczem. Jednak jak się przyjrzymy bliżej temu zagadnieniu, to trudno nie dostrzec wielu plusów bycia czynnym podatnikiem VAT.

Kto może a kto musi wybrać podatek VAT zakładając firmę

Zakładając firmę przedsiębiorca powinien sprawdzić czy przedmiotem jego działalności nie będzie dostawa towarów czy usług mieszczących się w art. 113 pkt 13 ustawy a mianowicie:

1. Towary:
   • wymienione w załączniku nr 12 do ustawy,
   • opodatkowane podatkiem akcyzowym z pewnymi ustawowymi wyjątkami,
   • w postaci budynków, budowli lub ich części w przypadkach, o których jest mowa w ustawie,
   • nowe środki transportu,
   • jako tereny budowlane,
   • sprzedawane przez internet takie jak: preparaty kosmetyczne i toaletowe; komputery, wyroby elektroniczne i optyczne; urządzenia elektryczne; maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych,
   • w postaci części i akcesoriów do pojazdów samochodowych i motocykli sprzedawane hurtowo i detalicznie, przez internet lub stacjonarnie.
2. Usługi:
   • prawnicze,
   • doradztwa (za wyjątkiem doradztwa rolniczego),
   • jubilerskie,
   • ściągania długów, w tym factoringu.

W pozostałym zakresie to przedsiębiorca decyduje sam czy z rejestracją do podatku VAT będzie czekał do przekroczenia limitu 240.000 zł czy też zrobi to dobrowolnie wcześniej.

W przypadku zwolnienia przedmiotowego z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT sprawa jest o tyle prostsza, że w tym przypadku decyduje przedmiot prowadzonej działalności. Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi wymienione w przepisach, to z mocy prawa korzysta ze zwolnienia przedmiotowego. Tylko w nielicznych przypadkach może zrezygnować z tego zwolnienia i to wynika wprost z ustawy.

Przykład 10

Pani Ilona zamierza prowadzić działalność gospodarczą przez Internet. Wśród towarów, którymi będzie obracać znajdą się preparaty kosmetyczne. W takim przypadku pani Ilona powinna zarejestrować tę działalność w VAT przed dokonaniem pierwszej sprzedaży preparatów kosmetycznych. Od tego momentu stanie się czynnym podatnikiem VAT.

Ryczałt czy VAT – podatki te mogą występować wspólnie?

Na tym etapie nie trzeba już chyba nikogo przekonywać, że ryczałt i podatek VAT mogą występować wspólnie. Ryczałt zalicza się do kategorii podatku dochodowego i jest płacony od uzyskanych przychodów. Natomiast podatek VAT ma związek z zakupem i sprzedażą towarów czy usług i jest naliczany i pobierany w całym cyklu obrotu gospodarczego. Przedsiębiorca jako czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów.

Stan prawny na dzień: 01.10.2026 r.