Spółka cywilna czy jednoosobowa działalność gospodarcza

Na etapie podejmowania decyzji o założeniu firmy, przyszli przedsiębiorcy zastanawiają się nad wyborem formy działalności. Choć największą popularnością w Polsce cieszy się jednoosobowa działalność gospodarcza (dalej JDG), to niektórzy rozważają też spółkę cywilną. Spółka wydaje być naturalnym wyjściem, kiedy prowadzeniem wspólnego biznesu zainteresowane są co najmniej dwie osoby. W artykule przeprowadzimy porównanie jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilnej pod kątem podstawowych informacji oraz odpowiedzialności za długi.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – najważniejsze informacje

Działalność jednoosobowa to najprostsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Przedsiębiorca działa we własnym imieniu, nie musi też wnosić żadnego kapitału początkowego. Może pracować sam lub zatrudniać pracowników, zleceniobiorców lub wykonawców dzieł.

Z założenia przedsiębiorca prowadzący JDG samodzielnie załatwia sprawy firmy, ale może powołać pełnomocnika lub prokurenta. Są to osoby, które reprezentują przedsiębiorcę np. w ZUS, US i innych instytucjach (zakres ich uprawnień zależy od rodzaju udzielonego pełnomocnictwa).

Spółka cywilna – najważniejsze informacje

Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a więc z punktu widzenia prawa nie jest przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są zaś jej wspólnicy, którzy podpisali umowę spółki. Spółka cywilna uregulowana jest w kodeksie cywilnym (konkretnie w art. 860-875).

Wspólnicy spółki nie muszą wnosić wkładu własnego, chyba że umówią się na niego w umowie spółki, przepisy nie określają minimalnej wysokości ewentualnego wkładu. Podobnie jak JDG, spółka cywilna może zatrudniać pracowników w oparciu o umowę o pracę i umowy cywilnoprawne.

Sprawdź jak zarejestrować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Kto może założyć JDG, a kto może założyć spółkę cywilną?

Aby zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba być osobą fizyczną i nie mieć zakazu prowadzenia działalności gospodarczej orzeczonego przez sąd. Natomiast spółkę cywilną mogą założyć zarówno osoby fizyczne, jak i prawne (np. inne spółki).

Jednoosobowa działalność, jak sama nazwa wskazuje, przeznaczona jest do prowadzenia działalności przez jedną osobę. Przepisy nie zezwalają na założenie JDG przez więcej niż jednego przedsiębiorcę. Z kolei w spółce obowiązkowo musi być co najmniej dwóch wspólników.

Przykład 1

Małżeństwo Ania i Marek chcą wspólnie prowadzić działalność gospodarczą. Nie mogą zarejestrować jednoosobowej działalności gospodarczej w dwie osoby, ale mogą założyć wspólnie spółkę cywilną. Rozwiązaniem jest także założenie JDG przez jednego ze współmałżonków i uczynienie drugiego osobą współpracującą. Tutaj dowiesz się, na czym polega taka forma współpracy.

Spółka cywilna nie podlega zgłoszeniu do KRS, natomiast wspólnicy spółki muszą zarejestrować się do rejestru przedsiębiorców (CEiDG).

Zakładanie działalności gospodarczej krok po kroku

Aby zarejestrować firmę, przyszli przedsiębiorcy składają wniosek w CEiDG na formularzu CEiDG-1. W przypadku wspólników spółki, każdy z nich musi wypełnić oddzielny wniosek „na swoje konto”.

Wniosek można złożyć:

• elektronicznie na stronie biznes.gov.pl (należy mieć aktywny Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany),
• osobiście w urzędzie gminy.

W ciągu 7 dni od rejestracji spółki przedsiębiorcy powinni zgłosić się do ZUS. W praktyce najłatwiej jest to zrobić przy okazji składania wniosku w CEiDG. Wtedy, na podstawie danych z wniosku, CEiDG jako organ ewidencyjny sporządzi za przedsiębiorcę zgłoszenie płatnika składek i przekaże do ZUS.

Po zarejestrowaniu firmy w CEiDG osoby wnioskujące stają się przedsiębiorcami i mogą prowadzić jednoosobowe działalności gospodarcze. Chyba że na podstawie przepisów ustawy o VAT, przedsiębiorcy mają obowiązek zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, muszą to zrobić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT.

Dla przedsiębiorców, których zamiarem jest prowadzenie działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej to właściwie koniec formalności z założeniem firmy. Natomiast ci, którzy wraz ze wspólnikiem zawierają spółkę cywilną, muszą jeszcze dokonać rejestracji spółki.

Czy księgowość online dla jednoosobowych działalności to dobre rozwiązanie? Sprawdź!

Przykład 2

Dorota i Marzena chcą świadczyć usługi kosmetyczne jako spółka cywilna. Obie kobiety zarejestrowały się jako przedsiębiorczynie w CEiDG. Od tej chwili każda z nich prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i ma prawo świadczyć usługi, ale jako jednoosobowa działalność. Aby mogły występować jako spółka cywilna, muszą sporządzić umowę, wpisać siebie jako wspólniczki i dokończyć formalności związane z rejestracją spółki.

Uwaga – nie istnieje ograniczenie czasowe pomiędzy założeniem JDG a rejestracją spółki. Często można spotkać się z sytuacjami, kiedy dwóch przedsiębiorców od wielu lat prowadzi JDG i któregoś dnia uzgadniają, że połączą siły i zarejestrują wspólnie spółkę cywilną.

Umowa spółki cywilnej

Po zarejestrowaniu w CEiDG przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić wspólnie spółkę cywilną, muszą zawrzeć umowę spółki. Zgodnie z art. 860 § 2 kodeksu cywilnego „umowa spółki powinna być stwierdzona pismem”, co oznacza, że można ją zawrzeć także ustnie, ale my rekomendujemy formę pisemną, co zawsze ułatwia dochodzenie swoich racji w momencie sporu. Umowa spółki cywilnej nie musi być sporządzona u notariusza.

Umowa powinna zawierać:

• oznaczenie wspólników (w przypadku, gdy są nimi osoby fizyczne wpisanie ich imion i nazwisk, numerów NIP lub PESEL a dla osób prawnych wystarczy nazwa i nr wpisu KRS),
• nazwę spółki – nazewnictwo spółki cywilnej nie jest prawnie uregulowane, jednak organy państwowe przychylają się ku temu, by nazwa spółki zawierała co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników i z dodaniem formy prawnej „spółka cywilna” bądź skrótu „s.c”,
• cel umowy i zakres działalności spółki – można opisać to słownie (np. przygotowywanie cateringu okolicznościowego) lub wyrazić za pomocą kodów PKD.

Po sporządzeniu umowy wspólnicy spółki są zobowiązani:

• w ciągu 14 dni wystąpić do GUS o nadanie numeru REGON dla spółki,
• zrobić zgłoszenie NIP-2, aby uzyskać nr NIP (spółce nadawany jest numer NIP odrębnie od wspólników, którzy uzyskali swoje własne nr NIP przy rejestracji w CEiDG). Tutaj znajduje się instrukcja, jak krok po kroku, wypełnić wniosek NIP-2.
• zaktualizować swoje dane w CEiDG – na formularzu CEiDG-1,
• zarejestrować się do VAT na formularzu VAT-R – o ile obligują ich do tego przepisy ustawy o VAT (spółka cywilna może korzystać ze zwolnienia z VAT na takich samych zasadach jak JDG).

Odpowiedzialność za zobowiązania w jednoosobowej działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, który prowadzi JDG, odpowiada za zobowiązania firmy i zobowiązania osobiste całym swoim majątkiem w nieograniczony sposób. Nie ma tutaj rozróżnienia na majątek prywatny i firmowy. Oznacza to, że i wierzyciele firmy (np. kontrahenci) i wierzyciele osobiści (np. bank, w którym przedsiębiorca ma kredyt gotówkowy) mogą dochodzić swoich roszczeń z majątku prywatnego, ale też i firmowego. Odpowiedzialność nie rozgranicza się na majątek zgromadzony w trakcie prowadzenia działalności i przed tym okresem.

Przykład 3

Piotr od wielu miesięcy zalega kontrahentowi z płatnościami. Kontrahent wystąpił do sądu, który wydał nakaz zapłaty, Piotr się z niego nie wywiązał i sprawa trafiła do komornika. Jeśli wierzyciel (czyli niespłacony kontrahent) tak zdecyduje, to komornik ma prawo egzekwować należność z całego majątku Piotra, a więc może zająć np. mieszkanie, które Piotr kupił, zanim założył JDG.

Odpowiedzialność za długi w jednoosobowej działalności rozciągnięta jest także na współmałżonka przedsiębiorcy, jeśli małżeństwo nie zawarło rozdzielności majątkowej przed założeniem JDG.

Odpowiedzialność za zobowiązania w spółce cywilnej

Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za zobowiązania solidarnie. Tzn. dłużnik spółki może zwrócić się do jednego ze wspólników, kilku lub do wszystkich jednocześnie z żądaniem zaspokojenia swoich roszczeń. Podobnie jak przy JDG, w spółce cywilnej nie ma rozgraniczenia na majątek osobisty i firmowy spółki.

Przykład 4

Spółka cywilna, którą tworzyło trzech wspólników, zaciągnęła w styczniu 2023 r. kredyt, którego żadna rata nie była spłacona do dziś. W marcu 2023 r. ze spółki wystąpił jeden ze wspólników. Bank może domagać się spłaty od wszystkich trzech wspólników, łącznie z tym byłym.

Niestety, doktryna nie wypracowała jednoznacznego stanowiska w sprawie, czy wspólnik przystępujący do spółki odpowiada za jej zobowiązanie powstałe w czasie, kiedy nie był wspólnikiem. Kodeks cywilny (art. 864) mówi o tym tylko: „za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiedzialni są solidarnie”. Część sędziów interpretuje zwrot „zobowiązania spółki” jako „zobowiązania jej wspólników” – w myśl tego, stare długi spółki nie obejmują przystępującego wspólnika. Z kolei inni sędziowie uważają, że pod pojęciem „zobowiązania spółki” mieszczą się wszystkie aktualne zobowiązania spółki (spółki, a nie jej wspólników), więc dołączający do niej wspólnik też za nie odpowiada.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka cywilna – porównanie

Zasadnicza różnica pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką cywilną dotyczy składu liczbowego uczestników tych form działalności. JDG może prowadzić wyłącznie jeden przedsiębiorca, a w spółce musi ich być co najmniej dwóch. Jeśli chodzi o rozliczenie podatkowe, to spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego, płacą go jej wspólnicy na takich samych zasadach jak prowadzący JDG.

Niestety, spotkają się tutaj z ograniczeniem, jeśli chodzi o wybór formy opodatkowania. Mają prawo wybrać wszystkie dostępne formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych), ale nie w każdym przypadku mogą je ze sobą łączyć. A dokładniej: wybór ryczałtu przez jednego ze wspólników wyklucza wybór innej formy, niż ryczałt, przez pozostałych. Inaczej mówiąc – wspólnicy spółki cywilnej albo wszyscy rozliczają się ryczałtem, albo żaden z nich. To ograniczenie dotyczy wyłącznie ryczałtu. Nie ma przeszkód, żeby jeden wspólnik rozliczał się np. na zasadach ogólnych a drugi liniowo.

Przykład 5

Dwóch wspólników zakłada spółkę cywilną. Jeden chce być opodatkowany na zasadach ogólnych, a drugi ryczałtem. Taki manewr jest niemożliwy w obecnym stanie prawnym.

Tutaj można przeczytać więcej o zasadach opodatkowania ryczałtem w spółce cywilnej.

Odpowiedzialność za zobowiązania w JDG przepisy przedstawiają czarno na białym. W przypadku spółki cywilnej nie jest to już tak jednoznaczne w odniesieniu do wspólników, którzy do spółki przystępują w chwili, kiedy ta ma na swoim koncie jakieś długi.