Wirtualne biuro – czy warto w nie zainwestować?

Co gdy nie chcemy rejestrować siedziby firmy pod swoim adresem zameldowania, a wynajem lokalu jest dla nas zbyt dużym wydatkiem? Wówczas warto pomyśleć o inwestycji w wirtualne biuro.

Co to jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to istniejąca firma, która udostępnia innym firmom przestrzeń niezbędną do prowadzenia działalności. Przedsiębiorca może zatem zarejestrować swoją działalność pod jej adresem, korzystać z tamtejszej skrzynki pocztowej. Jak również (często za dodatkową opłatą) zlecić jej obsługę telefoniczną i e-mailową, albo wynająć stanowisko komputerowe, pokój do pracy. W ofercie, biura mają też profesjonalną salę konferencyjną – na przykład przy okazji spotkań z klientami. Nierzadko na kilkunastu metrach kwadratowych takiego e-biura zarejestrowanych jest kilkadziesiąt firm.

Zanim się zdecydujesz

Przedsiębiorcy decydujący się na wynajem wirtualnego biura muszą dostosować się do tego, że jest ono czynne w określonych godzinach. Zazwyczaj należy wcześniej zapowiedzieć swoją wizytę, jeśli na przykład chce się samemu odebrać pocztę, sprawdzić dokumenty albo spotkać się z klientem. Większość biur wysyła firmie odebraną pocztę raz w tygodniu i odsyła jej określoną ilość faksów miesięcznie (np. do 10 faksów). Często też odbiera określoną ilość telefonów (np. do 80 minut rozmów łącznie w ciągu miesiąca), w zależności od rodzaju wykupionego abonamentu. Z tego powodu warto wcześniej sprawdzić oferty konkurencyjnych biur i dokładnie wczytać się w umowę przed jej podpisaniem. Równie ważne jest zweryfikowanie tego, czy firma posiada prawo własności do oferowanego lokalu? Czy zatrudnia wykwalifikowany personel? Oraz w jaki sposób będzie przechowywać dokumenty przedsiębiorstwa.

Zalety wirtualnego biura

Firma decydująca się na tę opcję oszczędza na wynajmie powierzchni biurowej i rachunkach za media. Nie wyda też na zakup wyposażenia do biura i zatrudnianie pracowników do obsługi takiego biura. Miesięczny abonament za taką usługę może wynosić zaledwie 45 zł netto przy płatności za rok z góry, więc korzystając z e-biura można zaoszczędzić nawet do 2 tysięcy zł miesięcznie. Jest to bardzo korzystne w sytuacji, gdy przedsiębiorca dopiero zakłada firmę i chce zminimalizować początkowe wydatki. Albo gdy otwiera kolejną placówkę, tym razem w innej lokalizacji, i nie stać go na nowy lokal. Poza oszczędnością pieniędzy przedsiębiorca zaoszczędza też czas. Wirtualne biuro uwalnia go bowiem od konieczności zajmowania się korespondencją, a przede wszystkim od odbierania listów i przesyłek poleconych. Biuro wirtualne umożliwia również uzyskanie prestiżowego adresu – na przykład w samym centrum Warszawy albo w modnym wieżowcu). Można potem umieścić go na stronie internetowej, firmowych dokumentach, pieczątkach czy wizytówkach.

Wirtualne biuro a kontrola skarbowa

Ponieważ usługi wirtualnych biur zyskują ostatnimi czasy na popularności wśród przedsiębiorców z branży paliwowej, finansowej i złomowej – których rozliczenia finansowe budzą niekiedy wątpliwości fiskusa. Obecnie urzędy nieco częściej niż zwykle decydują się na przeprowadzenie tam kontroli. Zdarza się, że wówczas odmawiają firmom rejestracji jako podatnik VAT i nadania NIP, zwracając uwagę na małą powierzchnię biura i sposób przechowywania dokumentów. Rodzi to wątpliwości i problemy również u przedsiębiorców z innych branż. Posiadanie siedziby w wirtualnym biurze nie rzutuje jednak w negatywny sposób na przechodzenie kontroli skarbowej pod względem poprawności dokumentów księgowych.