Jakie sprawy może załatwić przedsiębiorca za pomocą ePUAP?

ePUAP - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Coraz więcej spraw urzędowych można załatwiać bez wychodzenia z domu. W pewnych odstępach czasu wprowadzane są nowe rozwiązania, które ciągle są udoskonalane. Jednym z nich jest elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W dzisiejszej publikacji napiszemy, do czego służy i jakie sprawy przedsiębiorca może załatwić za pomocą ePUAP.

Co to jest ePUAP i do czego służy?

ePUAP jest to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Podmioty wykonujące zadania publiczne są usługodawcami, a przedsiębiorcy i pozostałe osoby fizyczne usługobiorcami.

Warunki korzystania z ePUAP zostały opisane w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Administratorem danych użytkowników ePUAP jest minister właściwy do spraw informatyzacji. Minister Cyfryzacji wydał Rozporządzenie w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Minister Cyfryzacji w ramach ePUAP prowadzi centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, zwane „centralnym repozytorium”. Organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium wzory dokumentów elektronicznych, z których mogą korzystać wszyscy obywatele, w tym przedsiębiorcy.

ePUAP rejestracja

W celu skorzystania z ePUAP w pierwszej kolejności użytkownik musi założyć konto i być zarejestrowany do usługi. Utworzenie konta wymaga podania kilku danych:

imię i nazwisko,
numer PESEL,
adres poczty elektronicznej,
numer telefonu,
identyfikator użytkownika.

W celu dokonania rejestracji na stronie głównej ePUAP w prawym górnym rogu należy kliknąć przycisk zarejestruj się:

^{ePUAP – Rejestracja}

Wniosek należy uzupełnić o wszystkie wymagane dane zaznaczone czerwoną gwiazdką:

^{ePUAP – Rejestracja}

W przypadku poprawnego wypełnienia pola PESEL system automatycznie składa wniosek o Profil Zaufany dla danego użytkownika, który otrzyma powiadomienie mailowe o złożeniu wniosku. Posiadacze Profilu Zaufanego mogą podpisywać i wysyłać pisma elektroniczne do urzędu, także przez ePUAP.

Proces rejestracji kończy wpisanie wygenerowanego tekstu przez system:

^{ePUAP – Rejestracja}

Po wybraniu opcji “Zarejestruj się” system przenosi zalogowanego użytkownika na formatkę potwierdzenia numeru telefonu. Wszystkie kody autoryzacyjne będą przychodziły jako wiadomość tekstowa (sms) na podany numer telefonu.

Na podany adres e-mail zostaje wysłane powiadomienie informujące o tym, że użytkownik zarejestrował konto na platformie ePUAP.

Utworzenie konta ePUAP dla podmiotu

Proces zakładania konta podmiotu zawsze rozpoczyna się od założenia konta użytkownika. Pod pojęciem podmiotu kryje się:

osoba prawna,
jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
podmiot publiczny.

Utworzenie konta dla podmiotu jest dokonywane przez użytkownika zarejestrowanego działającego w imieniu podmiotu i wymaga podania:

nazwy podmiotu,
identyfikatora podmiotu,
numeru REGON, jeżeli został nadany temu podmiotowi.

Użytkownik zarejestrowany, zakładając konto dla podmiotu, staje się administratorem podmiotu. Konto podmiotu może usunąć administrator tego podmiotu albo Minister Cyfryzacji na wniosek podmiotu.

Ścieżka zakładania konta organizacji została przedstawiona na stronie epuap.gov.pl:

^{Zakładanie konta organizacji – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

W następnym kroku należy uzupełnić o szczegółowe informacje na temat prowadzonej działalności gospodarczej, takie jak np.: NIP, REGON, nr KRS:

^{Zakładanie konta organizacji – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Użytkownik może mieć dostęp do kont kilku podmiotów, dlatego po zalogowania na ePUAP powinien wybrać odpowiednie z nich. Na stronie epuap.gov.pl zostało to zobrazowane, jak to zrobić:

^{Zakładanie konta organizacji – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Bez konieczności wylogowania można dokonywać wyboru innego konta podmiotu.

ePUAP logowanie

Po założeniu konta ePUAP przedsiębiorca może już, załatwiać sprawy logując się do aplikacji:

^{ePUAP – Logowanie}

Sprawę, jaką chcemy załatwić, można znaleźć na kilka sposobów, jednym z nich jest wykorzystanie wyszukiwarki pełnotekstowej poprzez wpisanie odpowiedniej frazy:

^{ePUAP – wyszukiwanie}

Po wpisaniu frazy “pismo ogólne” pojawią się wyniki wyszukiwania:

^{ePUAP – wyszukiwanie}

Jeśli nie skorzystamy z wyszukiwarki, pojawi się katalog wszystkich spraw, które można załatwić przez ePUAP. Z prawego górnego rogu można wybrać sprawy dla:

Obywateli.
Dla przedsiębiorców.

Poniżej znajduje się katalog spraw, które mogą załatwić przedsiębiorcy przez ePUAP:

^{ePUAP – Katalog spraw}

W jaki sposób wyszukać usługę dobrze zostało zobrazowane na prezentacji ze strony internetowej epuap.gov.pl:

^{Jak założyć konto i wyszukać usługę? – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Do czego jest potrzebny profil zaufany?

Jeśli posiadamy profil zaufany to możemy bezpłatnie potwierdzać swoją tożsamość w różnych systemach podmiotów publicznych. Profil zaufany jest jest tak samo skuteczny jak podpis własnoręczny. Dzięki temu można załatwiać wiele spraw bez wychodzenia z domu i dogodnym momencie. Jest to duża oszczędność czasu i pieniędzy, dlatego jeśli ktoś jeszcze nie założył profilu zaufanego powinien to zrobić. Dzięki profilowi można załatwić szereg spraw nie tylko w urzędzie skarbowym i ZUS, można również złożyć wniosek m.in.:

o wydanie dowodu osobistego,
o świadczenie 800+,
o rejestrację działalności gospodarczej.

Dzięki profilowi zaufanemu można:

wysyłać dowolne formularze elektroniczne,
złożyć dowolne pismo do urzędu,
jeśli nie ma elektronicznego wzoru pisma można zawsze wysłać pismo ogólne wraz z załącznikiem.

Ważne!
Profil zaufany jest przydatny przy załatwianiu spraw przez ePUAP. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą autoryzować wysyłaną korespondencję bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego

Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne a wyrobienie podpisu kwalifikowanego wymaga odpłatności

Przedsiębiorca będzie w pełni korzystał z platformy ePUAP jeśli posiada:

konto na ePUAP,
profil zaufany.

Profil zaufany można założyć na kilka sposobów:

w serwisie bankowym,
podczas rozmowy video z urzędnikiem,
wypełniając wniosek online i potwierdzić w placówce,
za pomocą dowodu osobistego z tzw. warstwą elektroniczną.

Profil zaufany jest ważny 3 lata, ale można przedłużać jego ważność na kolejne okresy.

Szczegółowe informacje na temat jak założyć profil zaufany dostępne są w podlinkowanej publikacji.

Katalog urzędów i usług dostępnych przez ePUAP

Swoje usługi na platformie ePUAP oferuje coraz więcej urzędów, a katalog załatwianych spraw jest coraz szerszy. Przez ePUAP można załatwić sprawę między innymi w:

urzędzie skarbowym,
urzędzie gminy,
urzędzie stanu cywilnego,
Narodowym Funduszu Zdrowia (NFZ),
Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),
Krajowym Rejestrze Karnym (KRK),
powiatowym urzędzie pracy (PUP),
Rejestrze PESEL i Rejestrze Dowodów Osobistych.

Dla przykładu podamy katalog spraw związanych z zakładaniem i prowadzeniem firmy, widoczny jest poniżej:

^{ePUAP – Katalog urzędów i usług}

Nie sposób wymienić wszystkich usług, które są dostępne przez ePUAP. Poniżej opiszemy wybrane sprawy i sposób ich załatwienia.

Jak wysłać pismo przez ePUAP?

Wyszukiwania spraw w ePUAP można dokonywać na kilka sposobów. Katalog spraw można wyświetlić również alfabetycznie, klikając “Inne podziały spraw”:

^{ePUAP – Inne podziały spraw}

Pojawi się alfabetyczna lista spraw:

^{ePUAP – Katalog spraw}

Wybierając pismo ogólne do urzędu, należy wpisać miasto, lub kod pocztowy wyświetlają się urzędy, lub instytucje, spośród których należy wybrać tę, którą jesteśmy zainteresowani:

^{ePUAP – Pismo ogólne}

Pismo ogólne wysyła się wówczas, gdy w systemie nie ma określonego wzoru do załatwienia konkretnej sprawy.

Po znalezieniu urzędu można przygotować i wysłać pismo ogólne:

^{ePUAP – Pismo ogólne}

Z rozwijanej listy dokonujemy wyboru rodzaju pisma:

^{ePUAP – Rodzaj pisma}

Na prezentacji ze strony epuap.gov.pl, o której już była mowa, opisane są szczegółowo poszczególne pola pisma, które należy wypełnić, a także sposób autoryzacji i wysyłki pisma:

^{Jak założyć konto i wyszukać usługę? – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Pozostaje już tylko podpisanie i wysyłka dokumentów do urzędu:

^{Jak założyć konto i wyszukać usługę? – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Pismo można autoryzować certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym:

^{Jak założyć konto i wyszukać usługę? – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Na podany numer telefonu lub adres email zostanie wysłany kod autoryzacyjny, który należy wpisać, zatwierdzić i wysłać dokument:

^{Jak założyć konto i wyszukać usługę? – zrzut ze strony epuap.gov.pl}

Wysłane pismo pojawi się po zalogowaniu na ePUAP i wejściu w “Moją skrzynkę”:

^{Zrzut ze strony epuap.gov.pl – wysłane}

Wniosek o interpretację podatkową przez ePUAP

Przez ePUAP przedsiębiorca może również złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Po zalogowaniu z katalogu spraw należy wybrać “Podatki, opłaty i cła”:

^{ePUAP – Wniosek o interpretację podatkową}

Po wejściu we wniosek ORD-IN pojawią się wszystkie informacje na temat składanego wniosku. Kluczowe będzie dokonanie opłaty skarbowej w wysokości 40 zł, którą pobiera się odrębnie dla każdego stanu faktycznego poruszonego we wniosku. Potwierdzenie dokonania zapłaty opłaty skarbowej musi dotrzeć wraz z wnioskiem do urzędu skarbowego. W celu rozpoczęcia wypełniania wniosku należy kliknąć “Załatw sprawę”.

^{ePUAP – Wniosek o interpretację podatkową}

Należy przystąpić do wypełnienia wniosku:

^{ePUAP – Wniosek o interpretację podatkową}

Przed wysłaniem można jeszcze zobaczyć wypełniony wniosek w podglądzie. Następnie pozostaje już tylko podpis i wysyłka dokumentu:

^{ePUAP – Wniosek o interpretację podatkową}

Po wysłaniu wniosek pojawi się w dokumentach wysłanych i można pobrać UPO, które potwierdza otrzymanie przez Krajową Informację Skarbową.

Jak ustanowić pełnomocnika przez ePUAP?

Przez ePUAP można również złożyć wniosek o ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1). Ponownie wchodzimy w katalog spraw i wybieramy “Podatki, opłaty, cła”. W “Najczęściej załatwianych sprawach” znajdziemy druk pełnomocnictwa UPL-1:

^{ePUAP – Wniosek o ustanowienie pełnomocnictwa UPL-1}

Przy ustanowieniu nie jest pełnomocnictwa pobierana opłata skarbowa. Pozostaje już tylko kliknąć “Załatw sprawę”, wypełnić wniosek, podpisać i wysłać.

^{ePUAP – Wniosek o ustanowienie pełnomocnictwa UPL-1}

Informacje na temat jak wypełnić deklaracje UPL i OPL znajdują się w podlinkowanej publikacji.

Inne sprawy, które przedsiębiorca załatwi przez ePUAP

Przez ePUAP można wysłać bardzo dużo różnego rodzaju wniosków i dokumentów. Mogą to być między innymi:

wniosek o rozłożenie na raty, odroczenie, umorzenie zaległości podatkowych,
odwołania i zażalenia w trybie postępowania podatkowego,
prośba o zaliczenie nadpłaty na poczet zobowiązań podatkowych,
zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach,
zaświadczenie stwierdzające stan zaległości.

Możliwości wyszukiwania usług w katalogu spraw jest wiele.

1. Wyszukiwanie spraw po wpisaniu miasta lub kodu pocztowego:

^{ePUAP – Katalog spraw}

2. Alfabetyczne wyszukiwanie spraw poprzez wejście w “Inne podziały spraw”:

^{ePUAP – Katalog spraw}

3. Wyszukiwanie spraw według klasyfikacji terytorialnej:

^{ePUAP – Katalog spraw}

4. Wyszukiwanie spraw w klasyfikacji dodatkowej:

^{ePUAP – Katalog spraw}

Jak złożyć wniosek o niezaleganiu w podatkach?

Przedsiębiorcy często ubiegają się o wydanie zaświadczenia ZAS-W o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Taki dokument jest wymagany szczególnie przy ubieganiu się o kredyt czy przy przetargach. Zobaczmy więc, jak złożyć taki wniosek przez ePUAP.

Jednym ze sposobów jest wybranie po zalogowaniu się na konto z katalogu spraw “Podatki, opłaty i cła” druku zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami:

^{ePUAP – Wniosek o niezaleganiu w podatkach}

Zaświadczenie podlega opłacie skarbowej w wysokości 21 zł w sprawach podatkowych, 17 zł w sprawach opłat, mandatów. Jeśli przedsiębiorca działa przez pełnomocnika, to należy się dodatkowa opłata skarbowa w wysokości 17 zł.

^{ePUAP – Wniosek o niezaleganiu w podatkach}

Po wypełnieniu wniosku należy go podpisać profilem zaufanym i wysłać do urzędu. Przedsiębiorca powinien otrzymać zaświadczenie w terminie 7 dni od dnia złożenia pisma.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat ePUAP, do czego służy i jakie sprawy może załatwić przedsiębiorca przez ePUAP.

ePUAP jest to system informatyczny, dzięki któremu obywatele i przedsiębiorcy mają możliwość załatwiania spraw urzędowych za pośrednictwem Internetu, bez wychodzenia z domu i w dowolnym czasie. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze.

Przede wszystkim, żeby korzystać z ePUAP przedsiębiorca musi mieć założone konto użytkownika. Nie jest to skomplikowany proces, wystarczy dostęp do internetu i komputer. Na etapie zakładania konta system wymusi zgodę na utworzenie profilu zaufanego, który będzie wykorzystywany na etapie logowania do ePUAP, a także przy wysyłaniu wniosków, pism.

Założenie konta dla organizacji jest możliwe przez konto użytkownika, które musi zostać założone odpowiednio wcześniej. Jeden użytkownik może mieć kilka kont podmiotów, jeśli posiada odpowiednie upoważnienia.

Przedsiębiorcy mogą przez ePUAP złożyć m.in.:

wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej,
upoważnienie UPL-1,
wniosek ratalny, odroczeniowy,
ubiegać się o zaświadczenie o niezaleganiu lub stanie zaległości,
złożyć odwołanie w trybie postępowania podatkowego.

Przez ePUAP można załatwiać sprawy nie tylko w urzędzie skarbowym, ale również w urzędzie gminy, urzędzie stanu cywilnego, PZU, NFZ, KRS i innych instytucjach publicznych.

Wszystkie usługi, jakie są udostępnione przez urzędy i jakie można załatwić przez ePUAP znajdują się w Katalogu Spraw, który widnieje na stronie głównej. Dostępne są różne formy wyszukiwania spraw.

Stan prawny na dzień: 24.03.2025 r.