Wydatki na wdrożenie KSeF a koszt podatkowy

Koszty uzyskania przychodów: definicja

Aby ustalić, czy wydatki na wdrożenie KSeF, a także wydatki na podnoszenie lub zdobywanie wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur można zaliczyć do kosztów firmowych, należy ustalić, czy spełniają one ustawową definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ustawy o PIT. Zgodnie z tym artykułem, kosztami uzyskania przychodów są “wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Jak widzimy, ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodów jest dość ogólna, a szczegółowe regulacje są rozbudowane i złożone, dlatego każdy wydatek należy oceniać indywidualnie. Koszt musi mieć realny związek z działalnością gospodarczą, służyć osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodów, być racjonalny i ekonomicznie uzasadniony oraz nie mieć charakteru osobistego.

Przy ocenie, czy wydatek można zaliczyć do kosztów firmowych należy zbadać, czy:

• służy osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodów
• jest uzasadniony ekonomicznie dla danej działalności
• nie ma charakteru prywatnego

Spełnienie tych warunków pozwala z dużym prawdopodobieństwem zaliczyć wydatek do kosztów, przy czym obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczę spoczywa na przedsiębiorcy w razie ewentualnej kontroli podatkowej.

Wydatki na wdrożenie KSeF jako koszt podatkowy

W zasadzie wydatki na wdrożenie KSeF w firmie spełniają ustawowe kryteria kosztów uzyskania przychodów, a zatem można je zaliczyć do kosztów firmowych.

Choć wydatki te nie wpływają bezpośrednio na osiągnięcie konkretnego przychodu, są one niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w obowiązującym otoczeniu prawnym.

Z tego względu, co do zasady, mogą zostać zakwalifikowane jako pośrednie koszty uzyskania przychodów, analogicznie do takich wydatków jak obsługa księgowa czy wynajem lokalu.

Stanowisko to potwierdzają m.in. interpretacje indywidualne:

• z 8 czerwca 2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.227.2022.1.MKU)
• z 29 maja 2023 r. (0111-KDIB1-2.4010.151.2023.1.MC)
• z 3 lipca 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.314.2024.1.MR1)

Organy podatkowe w powyższych interpretacjach potwierdzają, że wydatki poniesione przez spółkę na dostosowanie używanego systemu informatycznego (np. SAP) do nowych obowiązków – takich jak generowanie JPK oraz późniejsze wdrożenie rozwiązań związanych z KSeF – są kosztami uzyskania przychodów jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) i mogą być ujmowane w okresie, w którym zostały poniesione. Wydatki te nie stanowią wartości niematerialnej i prawnej ani nakładów na nowe samodzielne oprogramowanie.

Wdrożenie KSeF a odliczenie VAT

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje, gdy istnieje związek pomiędzy nabywanymi towarami lub usługami a prowadzoną działalnością gospodarczą. Związek ten może mieć charakter:

• bezpośredni – gdy zakupy służą wprost sprzedaży lub wytworzeniu towarów i usług
• pośredni – gdy wydatki dotyczą całokształtu funkcjonowania przedsiębiorstwa

W przypadku wdrożenia KSeF mamy do czynienia z pośrednim związkiem z działalnością gospodarczą, ponieważ system ten jest elementem obowiązkowego obiegu dokumentów.

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że podatnicy VAT czynni mogą odliczyć VAT od wydatków poniesionych na wdrożenie KSeF, o ile są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ulga podatkowa na KSeF?

W pierwotnych założeniach legislacyjnych (tzw. KSeF 1.0, który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024) planowano wprowadzenie odrębnej ulgi podatkowej na wydatki związane z wdrożeniem KSeF. Ostatecznie Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu i w obecnym modelu KSeF 2.0 nie funkcjonuje dedykowana ulga podatkowa na KSeF.

Wobec braku takiej ulgi część przedsiębiorców zaczęła rozważać możliwość rozliczania wydatków na wdrożenie KSeF w ramach obecnie istniejącej ulgi badawczo-rozwojowej.

KSeF a ulga B+R

Ulga B+R pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania koszty działalności badawczo-rozwojowej, co w praktyce oznacza, że te same wydatki można rozliczyć podwójnie – w pierwszej kolejności jako koszty na zasadach ogólnych, a następnie odliczenie od podstawy opodatkowania.

Przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy wydatki na wdrożenie KSeF mogą być objęte ulgą B+R. Kluczowe wątpliwości dotyczą tego, czy takie działania spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej, czyli mają twórczy i systematyczny charakter oraz prowadzą do tworzenia nowych rozwiązań. Zdaniem ekspertów, niektóre prace związane z KSeF – np. samodzielne opracowanie lub rozwój oprogramowania i jego integracja z systemem – mogą zostać uznane za B+R. Warunkiem jest jednak aktywny udział firmy i jej pracowników w pracach twórczych, ponieważ sam zakup gotowego oprogramowania nie daje prawa do ulgi.

W przykładkowych interpretacjach:

• z 28 listopada 2023 r. (0114-KDIP2-1.4010.532.2023.2.AZ)
• z 15 stycznia 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.621.2023.2.AZ)

dyrektor KIS uznał, że wydatki na wdrożenie KSeF mogą stanowić koszty działalności B+R, o ile wdrożenie ma charakter twórczy i jest „szyte na miarę”, a nie polega wyłącznie na zakupie gotowego oprogramowania.

Jednocześnie eksperci wskazują na orzecznictwo sądowe (np. wyrok NSA z 25 sierpnia 2021 r., II FSK 139/19), gdzie organy często odmawiały uznania kosztów systemów IT wykorzystywanych wyłącznie wewnętrznie za koszty kwalifikowane B+R.

Dlatego też, mimo czasem pojawiających się korzystnych interpretacji, zalecane jest ostrożne podejście i wystąpienie o własną interpretację indywidualną przed zastosowaniem ulgi B+R do wydatków na wdrożenie KSeF.

Wydatki na szkolenia z KSeF w JDG a koszty firmowe

KSeF dotyczy zarówno spółek, które muszą dostosować swoje systemy informatyczne, jak i przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze korzystających z usług Biura Rachunkowego zintegrowanego z KSeF. Przedsiębiorcy JDG mogą chcieć we własnym zakresie podnieść wiedzę na temat funckjonowania KSeF. Czy wydatki na własne szkolenia z KSeF mogą zaliczyć w koszty firmowe w ramach JDG?

Krajowa Informacja Skarbowa, odpowiadając na powyższe pytanie, nie udziela jednoznacznej odpowiedzi, ograniczając się jedynie do przytoczenia definicji ustawowej.

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności gospodarczej każdorazowo spoczywa na podatniku.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu.

Kwalifikacji danego wydatku do kosztów podatkowych dokonuje podatnik, a ewentualna ocena prawidłowości tej kwalifikacji pozostaje w kompetencji organu podatkowego.

W przypadku dalszych wątpliwości podatnik ma możliwość wystąpienia z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego.”

Cykl szkoleń w Urzędach Skarbowych i on-line

Przedsiębiorcy chcący podnieść swoją wiedzę mogą, oprócz komercyjnym kursów, skorzystać z darmowych materiałów edukacyjnych pochodzących ze źródeł rządowych.

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa prowadzą bezpłatne działania edukacyjne dla przedsiębiorców, w tym m.in.:

• „Środy z KSeF” (on-line)
• dni otwarte KSeF w urzędach skarbowych
• cykliczne szkolenia tematyczne („KSeF w pigułce”)