Co zrobić, by spełnić oczekiwania wobec projektu?

×

Zarządzanie oczekiwaniami to proces, który pomaga uniknąć nieporozumień, minimalizować ryzyko i zwiększać szanse na sukces projektu. Jednak, oprócz rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych, wymaga on także strategicznego podejścia do planowania, monitorowania postępów i elastycznego reagowania na zmiany.

Czym jest zarządzanie oczekiwaniami wobec projektu?

Zarządzanie oczekiwaniami to proces aktywnego ustalania, monitorowania i dostosowywania wymagań interesariuszy w taki sposób, aby projekt został ukończony z sukcesem. Podejmowane w tym obszarze działania mają na celu osiągnięcie balansu między wymaganiami interesariuszy a rzeczywistymi możliwościami realizacji projektu.

Chociaż szczegóły każdego projektu są inne, można wyróżnić kilka najważniejszych aspektów zarządzania oczekiwaniami:

• Identyfikacja kluczowych interesariuszy projektu i ich oczekiwań;
• Transparentna komunikacja w celu uniknięcia błędnych interpretacji;
• Monitorowanie zmian w wymaganiach i reagowanie na nie;
• Ustalanie realistycznych celów i unikanie „scope creep” (niekontrolowanego rozszerzania zakresu projektu).

Dodatkowo w zarządzaniu oczekiwaniami warto uwzględnić różne perspektywy interesariuszy, ponieważ każda z nich może mieć inne cele i wymagania. Przyjmując perspektywę klienta, istotna jest wysoka jakość końcowego produktu lub usługi, realizacja w ramach ustalonego budżetu i harmonogramu, a także możliwość modyfikacji zakresu projektu w trakcie realizacji.

Dla zespołu projektowego najważniejsze okazują się jasno określone cele i zakres projektu, realistyczne terminy i budżet oraz sprawna komunikacja z klientem i kierownikiem projektu. Równolegle oczekiwania kierownika zespołu będą skupione na dobrych relacjach z klientami i zespołem, dostępie do narzędzi i procesów umożliwiających skuteczne zarządzanie zmianami czy sprawnym raportowaniu postępów i ryzyk.

Wpływ zarządzania oczekiwaniami na sukces projektu

Współczesne projekty charakteryzuje coraz większa złożoność, co wymaga od firm wdrożenia odpowiednich procesów zapewniających skuteczniejszą koordynację wielu interesariuszy.

Badanie PMI (Project Management Institute, 2023) pokazuje, że :

• 30% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu niejasnych wymagań i błędnej komunikacji z interesariuszami;
• Projekty, które stosują skuteczne strategie zarządzania oczekiwaniami, mają o 60% większą szansę na ukończenie w terminie i budżecie;
• 68% klientów twierdzi, że niejasna komunikacja jest główną przyczyną frustracji podczas realizacji projektów.

Właściwe zarządzanie oczekiwaniami pozwala więc na uniknięcie nieporozumień, nadmiernego rozszerzania zakresu projektu (tzw. „scope creep”) oraz zapewnienie zadowolenia klientów i zespołów projektowych.

Natomiast w sytuacji gdy oczekiwania klientów, sponsorów i zespołu projektowego są niejasne lub niezarządzane, mogą pojawić się poważne problemy, jak:

• Niedopasowanie wizji – klient może oczekiwać innego produktu niż ten, który tworzy zespół.
• Brak kontroli nad zakresem projektu – nowe wymagania są dodawane bez analizy wpływu na budżet i terminy.
• Niezadowolenie interesariuszy – jeśli projekt nie spełnia oczekiwań, klienci mogą czuć się oszukani.
• Problemy z harmonogramem i budżetem – nieoczekiwane zmiany często prowadzą do opóźnień i zwiększenia kosztów.

5 elementów zarządzania oczekiwaniami

Zarządzanie oczekiwaniami można podzielić na 5 podstawowych elementów, które odgrywają kluczową rolę w skutecznym prowadzeniu projektów i budowaniu relacji.

1. Planowanie projektu
   • Określenie celów, zakresu, harmonogramu i zasobów projektu.
   • Jasne zdefiniowanie, co jest możliwe do osiągnięcia w określonym czasie i budżecie.
   • Uzgodnienie oczekiwań wszystkich zainteresowanych stron.
2. Realizacja projektu
   • Wykonywanie zaplanowanych działań zgodnie z ustalonym harmonogramem.
   • Monitorowanie postępów, zarządzanie ryzykiem i dostosowywanie działań do zmieniających się warunków.
   • Zapewnienie, że realizacja jest zgodna z początkowymi założeniami.
3. Komunikacja
   • Regularne informowanie wszystkich interesariuszy o postępie projektu.
   • Wyjaśnianie ewentualnych zmian i ich wpływu na finalny efekt.
   • Utrzymywanie otwartego dialogu, który pomaga uniknąć nieporozumień i rozczarowań.
4. Under-promise i Over-deliver
   • Strategia polegająca na obiecywaniu mniej, niż jest się w stanie dostarczyć, a następnie przekraczaniu tych oczekiwań.
   • Budowanie zaufania poprzez dostarczanie wyników lepszych niż zakładano.
   • Zwiększanie satysfakcji klienta i wzmacnianie pozycji marki.
5. Osobiste oczekiwania
   • Zarządzanie własnymi oczekiwaniami, aby nie prowadzić do frustracji i wypalenia zawodowego.
   • Ustalanie realistycznych celów zarówno dla siebie, jak i dla zespołu.
   • Dbanie o równowagę między ambicjami a możliwościami realizacyjnymi.

Wyzwania w zarządzaniu oczekiwaniami

Świat projektów dynamicznie się zmienia, a zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy wymaga wdrażania dobrze przemyślanych działań na wielu płaszczyznach. Firmy muszą dostosowywać swoje podejście do nowych realiów – praca zdalna, rosnąca rola danych, szybkie tempo zmian rynkowych i wykorzystanie AI w zarządzaniu projektami.

Z jakimi wyzwaniami najczęściej mierzą się dzisiaj liderzy projektów?

Wraz z popularyzacją pracy zdalnej i hybrydowej zespoły projektowe stają się coraz bardziej rozproszone, a interesariusze mogą znajdować się w różnych strefach czasowych. Brak bezpośredniego kontaktu utrudnia budowanie relacji, prowadząc w wielu przypadkach do niedoprecyzowania wymagań. Dodatkowo komunikacja asynchroniczna sprawia, że informacje mogą być interpretowane inaczej przez różne osoby.

Aby temu zapobiec, warto wykorzystać narzędzia do transparentnej komunikacji, jak Slack, Microsoft Teams, Zoom, Asana czy Jira, które umożliwią organizowanie regularnych spotkań statusowych. Nawet krótkie daily stand-upy pomagają utrzymać spójność wizji projektu.

https://www.zoom.com/pl/products/virtual-meetings/?cms_guid=false&lang=null

https://www.atlassian.com/pl/software/jira

Dodatkowo wszystkie wymagania powinny być jasno zapisane i dostępne dla każdego członka zespołu, tworząc przejrzystą dokumentację. Taki system pomoże lepiej sprostać wciąż wzrastającym wymaganiom klientów, którzy oczekują szybszego dostarczania projektów oraz indywidualnego podejścia.

Podstawą staje się tu elastyczność i gotowość na zmiany w trakcie realizacji projektu, nadając szczególne znaczenie zastosowaniu podejścia Agile – krótkie iteracje pozwalają dostosować projekt do zmieniających się wymagań.

Metodyka Agile pomaga skutecznie zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, klientów i zespołu projektowego, minimalizując ryzyko rozbieżności między oczekiwaniami a końcowym efektem. Dodatkowo Agile umożliwia ciągłe dostosowywanie planu do nowych wymagań biznesowych, co świetnie sprawdza się przy szybkim tempie przemian i niestabilności gospodarczej.

Na uwagę zasługuję także sztuczna inteligencja, która coraz mocniej przekształca cały proces zarządzania projektami. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi AI, jak Monday.com AI, Asana AI czy Jira AI, pozwala zautomatyzować część realizowanych zadań, zwiększając efektywność pracowników i samej firmy.