Małgorzata Jagusiak 
Zatrudnianie pracowników wiąże się również w sposób naturalny z ich zwalnianiem. W zależności od rodzaju zawartej umowy pracownicy są wykazywani w zgłoszeniach rejestracyjnych do ZUS z różnymi kodami. To samo dzieje się w momencie zakończenia współpracy, przepisy przewidują stosowanie odpowiednich oznaczeń kodowych. W dzisiejszej publikacji odpowiemy sobie na pytanie, kiedy pracownik jest wykazywany w deklaracji ZUS z kodem 30 00.
Rozwiązanie umowy z pracownikiem w trakcie miesiąca
Do rozwiązania umowy z pracownikiem może dojść w różnym czasie. Wynika to przede wszystkim z charakteru umowy i obowiązujących przepisów w tym zakresie. Jeżeli to się stanie w trakcie miesiąca, to na pewno pracodawca ma obowiązek dokonać m.in. wypłaty wszystkich składników wynagrodzenia za przepracowany okres, które są należne. Co do terminu wypłaty wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia, to tak naprawdę przepisy nie odnoszą się do tej kwestii wprost. W praktyce można się spotkać z dwojakim podejściem:
- Wypłata może być dokonana w ustalonym przez pracodawcę terminie wypłaty wynagrodzeń.
- Wynagrodzenie powinno być wypłacone w ostatnim dniu zatrudnienia.
Jednak nie ta kwestia jest tematem naszych rozważań. Nas będzie interesowało, z jakim kodem wykazać pracownika na deklaracji ZUS po ustaniu zatrudnienia, tym bardziej że nie zawsze chodzi tylko o wynagrodzenie, ale również inne jego składniki, które są wypłacane w późniejszych terminach. Sposób postępowania opisany w artykule dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, które podlegają oskładkowaniu.
Kiedy wykazać pracownika na deklaracji ZUS z kodem 30 00?
Często pracodawcy po ustaniu zatrudnienia już w trakcie miesiąca, w którym to miało miejsce na składanych dokumentach rozliczeniowych do ZUS w raporcie RCA wykazują pracownika z kodem 30 00. Jednak jak się okazuje ten kod powinien być stosowany tylko wtedy, kiedy wypłata wynagrodzenia nastąpi nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu zatrudnienia.
Przykład 1
Pani Krystyna rozwiązała umowę o pracę z pracownikiem w dniu 15 lipca 2022 r. Wypłata wynagrodzenia za ten miesiąc jest dokonywana do 10 sierpnia 2022 r. W takim przypadku jeżeli wypłata będzie dokonywana w sierpniu, to dokumenty rozliczeniowe do ZUS dla tego pracownika powinny być przekazane już z kodem 30 00.
Przykład 2
Pani Gabriela zakończyła współpracę z pracownikiem 25 lipca 2022 r. i wypłata jego wynagrodzenia będzie dokonana 29 lipca 2022 r., tak jak pozostałych pracowników. W takim przypadku w raporcie ZUS RCA zwolniony pracownik powinien być wykazany z dotychczasowym kodem, ponieważ była to umowa o pracę będzie to kod 01 10.
Podsumowanie
Rozwiązanie umowy z pracownikiem w trakcie miesiąca rodzi po stronie pracodawcy pewne obowiązki, jednym z nich jest wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego po ustaniu zatrudnienia. Za przepracowaną część miesiąca pracownik musi otrzymać należną wypłatę. Jeżeli pieniądze z tytułu wynagrodzenia zostaną przekazane do dyspozycji pracownika do końca miesiąca, w którym ustało zatrudnienie pracodawca w raporcie ZUS RCA powinien go wykazać z dotychczasowym kodem, pod którym był zgłoszony do ubezpieczeń. Natomiast jeżeli termin wypłaty będzie już w następnym miesiącu po ustaniu zatrudnienia, to wówczas wykazujemy pracownika z kodem 30 00.
Dorota Łesak
Izabela Pięta
