Praca zdalna oraz kontrola trzeźwości pracowników – zmiany w Kodeksie pracy od 2023 roku

Zmiany w Kodeksie pracy w obrębie kontroli trzeźwości mają wejść w życie, po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Natomiast uregulowania obejmujące pracę zdalną zaczną obowiązywać po upływie 2 miesięcy od dnia ich ogłoszenia czyli prawdopodobnie w I kwartale roku 2023. Obecnie ustawa oczekuje podpisu prezydenta. Na inne reformy dotyczące tzw. zasady “work balance” pozostaje jeszcze trochę poczekać.

1. Badanie trzeźwości pracowników

Głównym celem zmian w przepisach kodeksu pracy jest utworzenie dla pracodawców jasnych wytycznych dotyczących kontroli pracowników na obecność w ich organizmie alkoholu lub innych środków podobnie działających jak alkohol (np. narkotyki, dopalacze). Warto podkreślić tutaj, że zmiany nie będą dotyczyły jedynie osób pozostających w stosunku pracy, ale również zleceniobiorców oraz osób prowadzących działalność gospodarczą na rzecz pracodawcy (B2B).

1.1. Jak przygotować się do zmian w Kodeksie pracy?

W pierwszej kolejności przedsiębiorcy powinni zadać sobie pytanie, czy w ich zakładzie pracy, wprowadzenie kontroli trzeźwości jest konieczne. Może się natomiast okazać, że nie wszystkie grupy zawodowe muszą zostać objęte tym obowiązkiem. Najbardziej zasadne w tym rozumowaniu jest kontrola tych pracowników, którzy wykonują prace szczególnie niebezpieczne, gdzie trzeźwość w pracy jest priorytetowa np. kierowcy lub pracownicy obsługujący maszyny mechaniczne.

Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o wprowadzeniu procedur kontroli trzeźwości wśród pracowników, powinien zadbać o prawidłowy przekaz informacji w tym zakresie. W sytuacji kiedy przedsiębiorca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja taka powinna zostać zawarta w obwieszczeniu, z którym każdy pracownik ma obowiązek się zapoznać. Warto, również zadbać o potwierdzenie, że wszyscy pracownicy zapoznali się z decyzją firmy. Informacja taka powinna zawierać, przede wszystkim:

• informację o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
• sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
• czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Kolejnym krokiem jest zaopatrzenie się w odpowiedni sprzęt, który umożliwi przeprowadzenie takiej kontroli. Przepisy jasno określają, że ma być to narzędzie do wykonania badania nie laboratoryjnego, posiadające dokumenty potwierdzające jego kalibrację.

1.2. Kiedy można skontrolować pracownika?

Istnieją dwie przesłanki, które umożliwiają weryfikację czy pracownik znajduje się pod wpływem środków odurzających. Przede wszystkim należy tutaj brać pod uwagę stan zdrowia innych współpracowników. To, na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zabezpieczenia, zapobiegania wszelkim działaniom i zdarzeniom jakie mogą zagrozić jego pracownikom. To on musi kontrolować i weryfikować czy pracownicy odpowiedzialnie wykonują powierzone im zadania.

Dodatkowo istotną regułą jest również ochrona mienia, czyli prawidłowe użytkowanie przedmiotów otrzymanych przez zakład pracy. W sytuacji kiedy przedsiębiorca ma obawy, że może dojść do uszkodzenia mienia, ma prawo skontrolować pracownika.

1.3. Procedury obowiązujące w trakcie kontroli

Najważniejszą kwestią, którą wskazuje Kodeks Pracy podczas kontroli pracownika jest, zapewnienie pracownikowi ochrony godności oraz innych dóbr materialnych, które mogą zostać narażone podczas badania. Pracodawca powinien zadbać o komfort i bezpieczeństwo badanego pracownika.

Wszelkie czynności, które będą wykonywane podczas takiego badania, powinny zostać opisane w regulaminie zakładu pracy lub w obwieszczeniu, z którym każdy pracownik będzie się musiał zapoznać, minimum 14 dni przed wprowadzeniem procedur w zakładzie.

 

W sytuacji kiedy podczas badania kontrola wykaże, że pracownik jest pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, pracodawca ma prawo nie dopuścić go do pracy o czym musi niezwłocznie poinformować pracownika na piśmie.

Pracodawca ma również możliwość, zlecić wykonanie kontroli przez inne organy do tego uprawnione np. policji, w przypadku kiedy:

• nie posiada odpowiedniego sprzętu do wykonania badania metodą nie laboratoryjną,
• stan pracownika uniemożliwia wykonanie badania,
• pracownik odmawia wykonania badania przez pracodawcę,
• pracownik nie wyraża zgody na wykonanie badania metodą nie laboratoryjną.

Należy pamiętać, że wszystkie badania przeprowadzone metodą nie laboratoryjną w zakładzie pracy muszą być wykonane przez osobę, posiadającą do tej czynności odpowiednie kwalifikacje np. odbyte szkolenie w tym zakresie.

Jeżeli badanie wykaże obecność substancji niedozwolonych, absencję pracownika traktuje się jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną.

Warto również wspomnieć, że ustawodawca wprowadził możliwość nałożenia kary pieniężnej lub nagany w przypadku stawienia się do pracy w stanie spożycia alkoholowego lub innych substancji odurzających. Jest to o tyle istotne, że w poprzednim zapisie Kodeksu Pracy, była jedynie mowa o spożywaniu alkoholu. Ustawodawca, uwzględnił w nowelizacji inne środki, które działają podobnie jak alkohol takie jak narkotyki czy dopalacze.

1.4. Kontrola trzeźwości – podsumowanie

Jak zostało to opisane w artykule, w pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien zastanowić się czy w jego zakładzie pracy wprowadzenie kontroli trzeźwości jest konieczne.

Jeżeli pracodawca zrezygnuje z tego przywileju ma również obowiązek poinformowania o tym fakcie pracowników, w sposób dla nich dostępny np. w postaci obwieszczenia lub wprowadzenia zapisu w regulaminie zakładu pracy – jeżeli taki posiada.

Wszelkie działania związane z przeprowadzeniem kontroli jak i wprowadzeniem ich do zakładu są jasno określone w Ustawie. W przypadku wątpliwości warto zapoznać się z ustawą.

Pracodawca musi również pamiętać, czy w przypadku tak delikatnych i wrażliwych działań jakie są wykonywane podczas badania trzeźwości, musi wykonać w sposób nie uwłaczający dla osoby badanej.

2. Praca zdalna

Wygląda na to, że na wejście w życie przepisów wprowadzających pojęcie pracy zdalnej trzeba będzie poczekać do końca marca 2023, gdyż ustawa wciąż oczekuje na podpis prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw.

Pojęcie pracy zdalnej zastąpi używaną do tej pory telepracę, która opisywana była w KP w rozdziale IIb. W związku ze zmianami zostanie on całkowicie wykreślony z kodeksu, a zastąpi go rozdział IIc.

Na podstawie artykułu Art. 6718:

Praca zdalna jest to praca, która wykonywana jest poza miejscem jego stałego wykonywania, najczęściej określona przez pracownika. Powinna zostać ona każdorazowo skonsultowana z pracodawcą, aby miał on wiedzę co do pobytu pracownika. Praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Pracę zdalną będzie można uzgodnić z pracownikiem przed rozpoczęciem zatrudnienia lub w jego trakcie. Wszelkie informacje dotyczące rozpoczęcia pracy w trybie zdalnym, powinny zostać zawierane w formie pisemnej lub elektronicznie. Istotne jest w takim przypadku, aby wszystkie ustalenia znajdowały zapisy w określonym przez obie strony dokumencie.

Ustawa zmieniająca przewiduje możliwość delegowania pracownika przez pracodawcę do pracy zdalnej podczas trwania stanu zagrożenia epidemiologicznego oraz 3 miesiące po jego zakończeniu.

2.1. Kiedy pracownik może zawnioskować o pracę zdalną?

Ustawodawca przewidział możliwość, zawnioskowania o możliwość pracy zdalnej przez pracownika. Istnieją takie przypadki, gdzie pracodawca będzie musiał uwzględnić taki wniosek. Do takich osób należą:

• kobiety w ciąży,
• pracownicy, wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy dziecka posiadającego zaświadczenie „Za życiem”,
• pracownicy dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracodawca w odniesieniu do osób wskazanych powyżej, ma możliwość odmowy uwzględnienia wniosku, w przypadku kiedy wykonywanie pracy zdalnej, będzie niemożliwe ze względu na specyfikację lub organizację wykonywanej pracy.

Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca ma 7 dni na wydanie decyzji odmownej pracownikowi, zawierającej pisemne uzasadnienie, czemu wniosek nie został zatwierdzony mimo przysługującego uprawnienia.

W sytuacji kiedy jedna ze stron, chciałaby zaprzestać wykonywania pracy zdalnej, musi złożyć wniosek w tej sprawie w formie elektronicznej lub papierowo.

Kolejno w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku, należy ustalić termin oraz warunki przywrócenia do pracy.

Pracodawca nie ma możliwości złożyć wniosku o przywrócenie do pracy stacjonarnej, w przypadku ściśle określonej grupy, która ma prawo do skorzystania z możliwości pracy zdalnej. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy warunki pracy lub organizacja zmieniły się i uniemożliwiają dalsze wykonywanie pracy zdalnej.

2.2. Zobowiązania wynikające z pracy zdalnej

W ustawie zmieniającej zostały zawarte szczegółowe uregulowania pracodawcy względem pracownika wykonującego pracę zdalną. W przypadku kiedy przedsiębiorca deleguje pracownika do pracy zdalnej, powinien spełnić szereg norm prawnych zawartych w przepisach.

Do głównych z nich należą:

• zapewnienie pracownikowi materiałów oraz narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej np. laptop, telefon,
• zapewnienie pracownikowi serwisu, konserwacji oraz instalacji narzędzi technicznych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej. Dopuszczalna jest możliwość pokrycie kosztów związanych z instalacją, eksploatacją i serwisem narzędzi technicznych poniesionych przez pracownika,
• zapewnienie pracownikowi niezbędnego przygotowania technicznego umożliwiającego pracę zdalną np. szkolenia z zakresu obsługi komputera,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Istnieje możliwość rozliczenia w formie ryczałtu lub ekwiwalentu,
• ustalenie wysokości ekwiwalentu w sytuacjach kiedy pracownik korzysta z narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę (na przykład prywatny telefon pracownika),
• umożliwienie pracownikowi pracującemu zdalnie, przebywanie na terenie zakładu pracy, komunikację z innymi pracownikami i korzystanie z ogólnej przestrzeni firmowej dostępnej dla innych współpracowników (np. przydzielenie karty dostępu).

W przypadku ustalania wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, który ma pokrywać bieżące wydatki pracownika związane z pracą zdalną, ustawodawca wskazał, że pracodawca musi uwzględnić:

• koszty usług telekomunikacyjnych,
• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej.

UWAGA!
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W ustawie pojawiła się jeszcze jedna ważna zmiana dotycząca składania wniosków przez pracowników pracujących zdalnie. Otóż, wnioski które były do tej pory składane w wersji papierowej będą mogły być składane również w formie elektronicznej. Oznacza to, że wszelkie dokumenty kadrowe mogą być przesyłane np. drogą mailową lub za pomocą innych programów elektronicznych.

2.3. Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z ustawą zmieniającą, pracodawca będzie miał prawo skontrolować pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej. W sytuacji kiedy pracodawca będzie chciał z tego prawa skorzystać będzie uprawniony do:

• oceny bezpieczeństwa i higieny pracy,
• weryfikacji wykonywanych obowiązków podczas pracy zdalnej,
• kontroli przestrzeganych wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola taka musi być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach jego pracy, w sposób nienaruszający prywatności pracownika i innych osób tam zamieszkujących.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przestrzeganiu wymogów BHP lub bezpieczeństwa i ochrony informacji, pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia tych błędów albo cofnąć zgodę na wykonywanie przez niego pracy zdalnej.

2.4. Rodzaje prac wykluczonych z pracy zdalnej i BHP

W ustawie znalazła się również lista prac, które zostały niedopuszczone do pracy zdalnej. Należą do nich przede wszystkim:

• prace szczególnie niebezpiecznych np. prace budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prace w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych, prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych,
• prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych np. hałas, drgania, promieniowanie,
• pracę z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• prace powodujące intensywne brudzenie.

Ustawodawca wskazuje, że przy tworzeniu oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną należy uwzględnić przede wszystkim jej wpływ na:

• wzrok,
• układ mięśniowo-szkieletowy,
• uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca powinien przygotować informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Kolejno przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej należy potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się przez pracownika z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego. Pracownik ma obowiązek ich przestrzegania oraz stosowania w określonych sytuacjach. Jest to warunek konieczny przed przystąpieniem do pracy zdalnej.

2.5. Okazjonalna praca zdalna

W ustawie zmieniającej wprowadzone zostało również nowe pojęcie tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Jest to praca poza siedzibą firmy, jednak nie podlega ona tak restrykcyjnym zasadom jak standardowa praca zdalna. Umożliwia ona osobom pracującym na co dzień stacjonarnie do pracy z domu w okresie nie dłuższym niż 24 dni w roku kalendarzowym.

Aby pracownik mógł skorzystać z takiej możliwości, powinien złożyć wniosek w formie elektronicznej lub papierowej wskazując w nim termin oddelegowania do pracy w domu.

Warto w tym miejscu podkreślić, że korzystając z okazjonalnej pracy zdalnej nie będą miały zastosowania nowe zasady. Obowiązuje to w kwestii wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu na pokrycie kosztów pracy w tej formie, natomiast kontrola będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem.

2.6. Telepraca a praca zdalna

W przypadku, jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników w trybie telepracy, konieczne będzie rozwiązanie umów o telepracę i zawarcie nowej na warunkach pracy zdalnej. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji, jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. W takiej sytuacji należy pamiętać, że wszelkie wnioski i oświadczenia powinny zostać zaktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami pracy zdalnej. Oznacza to, że poprzednia dokumentacja traci ważność, a pracownik powinien zaznajomić się z nowymi informacjami. W kodeksie pracy, pojęcie telepracy zostaje zatem zastąpione pracą zdalną.

2.7. Jak przygotować się do zmian?

1. W pierwszej kolejności, pracodawca powinien zweryfikować, ilu pracowników chce skorzystać ze swojego prawa dotyczącego pracy zdalnej. Powinien pamiętać o uwzględnieniu w planach pracowników, którzy są uprzywilejowani gdzie w ich przypadku, wnioski muszą zostać uwzględnione. Warto, uzyskać informację czy inne grupy zawodowe chciałby takie wnioski złożyć.
2. Jeżeli przedsiębiorca określił grupę pracowniczą, której dotyczą zmiany, kolejnym krokiem jest ustalenie zasad ekwiwalentu i ryczałtu, które mają sfinansować koszty pracy z domu. Ma on pokryć: instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Warto pamiętać, aby koszty poniesione przez przedsiębiorcę zostały umiejętnie zaplanowane w budżecie firmowym.
3. Następnie przedsiębiorca powinien przygotować dokumenty, które w jasny sposób będą opisywały zasady świadczenia pracy zdalnej przez pracownika. W takim dokumencie powinny znaleźć się wszelkie informacje ustalone pomiędzy pracownikiem i przedsiębiorcą. Taka informacja powinna zawierać przede wszystkim:
   • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy – ekwiwalent lub ryczałt,
   • zasady komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem wykonującego pracę zdalną;,
   • sposób kontroli wykonywania pracy przez pracownika,
   • zasady kontroli w zakresie BHP,
   • zasady kontroli ochrony danych osobowych,
   • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu otrzymanego sprzętu.
4. Kolejnym krokiem, o którym pracodawca powinien pamiętać, jest utworzenie oceny ryzyka zawodowego dla pracowników wykonujących pracę zdalną. Ocena ryzyka musi dotyczyć określonej grupy zawodowej. Na podstawie tej oceny, należy utworzyć informację dla pracowników zawierającą zasady BHP. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
5. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej, pracodawca powinien przygotować wzory oświadczeń, z którymi pracownik powinien się zapoznać i je podpisać (w formie papierowej lub elektronicznej):
   • ocena ryzyka zawodowego,
   • informacja o zasadach BHP i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
   • zapewnienie na stanowisku pracy zdalnej bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

   Dodatkowo należy przygotować wnioski kadrowe, które ułatwią późniejsze wprowadzenie zmian w przedsiębiorstwie:

   • polecenie wykonywania pracy w trybie zdalnym,
   • wzór wniosku pracownika o pracę w trybie zdalnym,
   • wzór wniosku pracownika o pracę w trybie okazjonalnej pracy zdalnej (maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym),
   • oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w trybie zdalnym,
   • oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych,
   • oświadczenie pracodawcy o zaprzestaniu pracy w trybie zdalnym.

2.8. Praca zdalna – podsumowanie

Na podstawie ustawy, wprowadzającej pojęcie pracy zdalnej pracodawca ma możliwość, zastosowania zmian w swojej firmie. Ma to jednak pewne konsekwencje, zarówno ekonomiczne jak i prawne. Przedsiębiorca w momencie wprowadzenia do swojej firmy możliwości pracy zdalnej musi pamiętać, aby dostosować panujące zasady do obowiązujących norm. Powinien zadbać o prawidłowy przebieg dokumentacji oraz informacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Warto pamiętać, aby wszystkie dokumenty zostały przygotowane w formie elektronicznej dla pracowników delegowanych do pracy zdalnej. Zasady BHP oraz ocena ryzyka zawodowego musi zostać odpowiednio dostosowana do pracy poza siedzibą firmy. Prócz tego przedsiębiorca musi pamiętać, że wprowadzenie zmian w zakładzie będzie niosło również konsekwencje w budżecie firmy, w której to musi uwzględnić ekwiwalenty i ryczałty przysługujące pracownikowi na pracy zdalnej. Na zmiany przedsiębiorca ma czas, dlatego już teraz warto rozpocząć proces dostosowania firmy do panujących przepisów.