Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Autoryzacja użytkownika w KSeF wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Jakie są sposoby uwierzytelnienia w KSeF?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą uwierzytelnienia:

1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
2. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (odpowiednik pieczątki firmowej),
3. podpisem zaufanym,
4. wygenerowanym przez System, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów – tokenem (ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych) przypisanym do danej osoby.

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Po poświadczeniu w systemie, można używać KSeF m.in. w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza danym przedsiębiorcą, w Systemie może działać podmiot przez niego uprawniony, np. biuro rachunkowe.

Poświadczenia osób fizycznych

W przypadku osób fizycznych, np. jednoosobowej działalności gospodarczej, autoryzacja może być dokonana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowano wcześniej tokenu.

Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera NIP oraz PESEL, uwierzytelnienie (oraz weryfikacja posiadanych uprawnień) jest możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis (tzw. odcisk palca) w zawiadomieniu ZAW-FA , które należy wysłać do urzędu skarbowego.

Uwierzytelnienie podmiotów niebędących osobami fizycznymi

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub składając w urzędzie zawiadomienie ZAW-FA, w którym powinien wyznaczyć określoną osobę fizyczną (w ramach swojej struktury) do korzystania z KSeF, np. do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur.

Sposoby uwierzytelnienia w KSEF

	Osoba fizyczna (dotyczy także osób w ramach podmiotu, np. pracownik w spółce, prezes itp.)	Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka)
Kwalifikowany podpis elektroniczny	TAK	NIE DOTYCZY
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna	NIE DOTYCZY	TAK
Podpis Zaufany (integralna część Profilu Zaufanego)	TAK	NIE DOTYCZY
Token wygenerowany przez KSeF przypisany do konkretnej osoby	TAK — po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów	NIE DOTYCZY
Złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym	TAK	TAK

Ministerstwo Finansów wydało instrukcję uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF.

Anonimowy dostęp do faktury – bez uwierzytelniania

Krajowy System e-Faktur przewiduje również opcję anonimowego dostępu do pojedynczej e-faktury (bez uprzedniego uwierzytelniania się w systemie). W tym celu na dedykowanej stronie należy podać następujące dane:

1. numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
2. numer faktury,
3. numer NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku
4. imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informacji o braku tych danych;
5. kwotę należności ogółem.