O czym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca?

Obowiązki ewidencyjne

  • Ewidencja przychodów i kosztów
  • Przede wszystkim obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów w formie PKPiR lub ewidencji przychodów w formie ryczałtu. Ewidencję przychodów i kosztów przedsiębiorcy prowadzą na podstawie dokumentów księgowych takich jak różnego rodzaju faktury oraz rachunki.

    Ostatnie zmiany dotyczące tej ewidencji:
    Faktura do paragonu

     
  • Ewidencja sprzedaży VAT
  • Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest również prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT. Jest to rejestr sprzedaży, prowadzony w celu poprawnego wyliczania kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym.

    Ponadto jak możemy przeczytać w § 7 Rozporządzenia MF z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

    „Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży z zastrzeżeniem ust. 3, a w razie wykonywania działalności kantorowej – także ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.”

  • Ewidencja wyposażenia i środków trwałych
  • Wyposażenie są to te składniki majątku, które nie są środkami trwałymi. Muszą mieć one związek z wykonywaną działalnością. W 2020 roku obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie będzie dotyczył już żadnych przedsiębiorców. Kwestia jej prowadzenia pozostaje dobrowolna.

    Więcej informacji:
    PKPiR i ewidencja sprzedaży w 2020

     

    Środki trwałe to składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

    Muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania o przewidywanym okresie użytkowania powyżej roku. Ewidencja środków trwałych i jej prowadzenie jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty.

    Przedsiębiorcy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł działalności. W takim przypadku mogą od razu zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu.

    Zobacz również
    Czym jest środek trwały w budowie?

     
  • Lista płac
  • „Lista płac to rodzaj dokumentu księgowego stosowany w rachunkowości potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika.”

    Nie jest nigdzie w przepisach doprecyzowane, że należy sporządzać listę płac. Ale w praktyce jest ona sporządzana przez wszystkie firmy, co najmniej raz w miesiącu. Na jej podstawie wypłacane jest pracownikowi wynagrodzenie, naliczane składki ZUS i podatek. Taka lista płac sporządzana jest dla wszystkich pracowników na podstawie dokumentów kadrowych i płacowych takich jak: umowa o pracę, zwolnienia lekarskie, godziny nadliczbowe czy dodatkowe składniki takie jak premia.

    Na liście płac wynagrodzenia powinny być podzielone na składniki, od których opłacane są składki i od których nie ma składek. Ważne jest w przypadku gdy wynagrodzenie wypłacane jest gotówką, aby na liście płac znalazła się rubryka „data i podpis pracownika”.

    I tak sporządzoną listę płac za dane miesiące pracodawca przechowuje w dokumentacji firmy.

    Więcej informacji:
    Wypłacanie wynagrodzeń

     
  • Ewidencja czasu pracy
  • Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w której ujmuje m.in.: godziny pracy, dyżury, urlopy czy zwolnienia i nieobecności. Pracodawca do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Obowiązki wobec US

  • Podatek dochodowy
  • Jeśli chodzi o podatek dochodowy, przedsiębiorcy mają obowiązek cyklicznie do 20 dnia następnego miesiąca/kwartału dokonać płatności zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc poprzedni (w przypadku rozliczenia miesięcznego) oraz za poprzedni kwartał (gdy rozliczają się kwartalne).

  • Podatek VAT
  • 25 dzień miesiąca (lub kwartału) to data nierozerwalnie związana z podatkiem VAT.

    Do 25 dnia każdego miesiąca obowiązkowa jest zapłata podatku VAT oraz ostateczny termin złożenia deklaracji VAT-7 (co miesiąc). W przypadku kwartalnego rozliczenia VAT deklaracji – VAT-7K (co kwartał). Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT, jest również złożenie comiesięcznej informacji o ewidencji VAT w formie JPK (JPK_VAT).

    Obowiązkiem przedsiębiorcy w zakresie podatku VAT jest także pilnowanie limitów kwotowych, które uprawniają do kwartalnego rozliczenia tego podatku. W przypadku sprzedaży towarów lub świadczenie usług z załącznika nr 15, gdy nastąpi przekroczenie limitów obowiązkowe jest przejście z kwartalnego rozliczenia na miesięczne.

    Niebawem, wejdą w życie zmiany:
    Czym jest JPK_VDEK?

     

Ponadto każdy 25 dzień miesiąca to także termin, do którego należy:

  • opłacić podatek VAT oraz złożyć deklaracje VAT-8 lub VAT-9M (dotyczą one podatników zwolnionych w przypadku transakcji unijnych),
  • termin złożenia deklaracji podsumowującej VAT-UE.
  • MOSS
  • Obowiązkiem kwartalnym przedsiębiorców jest do 20 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale złożenie drogą elektroniczną deklaracji kwartalnej MOSS oraz zapłaty podatku wynikającego z tej deklaracji. Deklaracja i płatność ma trafić do urzędu między 1-20 dniem miesiąca stycznia, kwietnia, lipca bądź października 2020 roku.

    Uwaga!

    Termin ten nie ulega przesunięciu, gdy dzień ten przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Obowiązki wobec ZUS

  • ZUS-DRA
  • Jeżeli przedsiębiorca wybrał składki wyższe niż minimalne dla danego planu, wówczas – poza koniecznością ich regularnego opłacania na specjalne konto ZUS – ma on również comiesięczny obowiązek składania ZUS DRA do 10 dnia następnego miesiąca.

    Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają w swojej firmie pracowników i opłacają składki według minimalnych stawek (zarówno tzw. mały ZUS, jak i standardowy oraz przy uldze na start), nie posiadają obowiązku składania co miesiąc ZUS DRA. Wyjątek stanowi pierwsza deklaracja oraz deklaracje za niepełne miesiące, w przypadku opłacania składki społecznej (czyli wszystkie poza ulgą na start).

  • Płatności do ZUS

  • Do 10 dnia następnego miesiąca 2020 r. – termin płatności składek ZUS za miesiąc poprzedni – przedsiębiorcy nieopłacający składek za pracowników.
  • Do 15 dnia następnego miesiąca 2020 r. – termin płatności składek ZUS za miesiąc poprzedni – przedsiębiorcy zatrudniający pracowników i opłacający za nich składki.

Aktualne składki ZUS:
Składki ZUS 2020

 

Obowiązki wobec pracowników i BHP

Obowiązki przedsiębiorców zatrudniających pracowników, opisane są szczegółowo w dziale 4 Kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany między innymi do:

  • zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków,
  • organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy,
  • przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu,
  • zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
  • terminowego wypłacania wynagrodzenia,
  • ułatwiania pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

Szczegółowe obowiązki pracodawcy w:
kodeksie pracy

 

Obowiązki związane z odpadami

  • BDO
  • W związku ze zmianami jakie miały miejsce na przełomie 2019 i 2020 roku obowiązki przedsiębiorców dotyczące ewidencji odpadów również nieco się zmieniły.

    Od 1 stycznia 2020 r. ewidencję odpadów prowadzi się za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO – Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Okres przejściowy w ewidencji odpadów umożliwia także prowadzenie ewidencji odpadów w formie papierowej do jednak jedynie do 30 czerwca 2020 roku.

    Zobacz:
    BDO – obowiązki ewidencyjne

     

Dokumenty i ich przechowywanie

  • Dokumentacja pracownicza

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.

Dowiedz się więcej:
ZUS RIA

 
Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców Obowiązki przedsiębiorców

Zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego?

 

Warto porównać oferty konkurencji, przeanalizować dotychczasową współpracę z obecnym biurem i wybrać rozwiązanie, które jest najkorzystniejsze.

 

ZAREJESTRUJ SIĘ
kanał na youtube
  obowiązki przedsiębiorcy video

Obowiązki przedsiębiorcy również w formie video!

Zobacz na naszym kanale

Zmiany w 2020 i nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Wraz z początkiem roku weszły w życie nowe przepisy, dotyczące zarówno rozliczeń podatkowych, jak również składek ZUS i nie tylko.

Poniżej wybrane artykuły z naszego bloga, dotyczące wprowadzanych od 2020 roku zmian: