KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy

Każda zmiana w przepisach wiąże się z koniecznością dostosowania do nowych zasad i procedur. Nie inaczej jest w przypadku KSeF, bowiem w praktyce każde niedopatrzenie, czy to przekroczenie terminu, brak integracji systemu, czy nawet drobny błąd w danych faktury, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Dlatego już teraz warto dobrze poznać zasady działania KSeF i odpowiednio przygotować firmę na nadchodzące zmiany, zanim staną się one źródłem kosztownych pomyłek.

Etapy wdrożenia KSeF – kto i od kiedy musi korzystać z systemu?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy etapami, co oznacza, że najpierw KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych firm, potem dla pozostałych przedsiębiorców. Z kolei od 2027 roku za błędy lub brak zgodności z systemem będą już grozić realne kary finansowe.

DATA WEJŚCIA W ŻYCIE	KOGO DOTYCZY	UWAGI
1 lutego 2026 r.	duże przedsiębiorstwa (obrót > 200 mln zł w 2024 r.)	obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF
1 kwietnia 2026 r.	pozostali przedsiębiorcy (bez względu na obrót)	włączenie sektora MŚP i podatników zwolnionych z VAT
1 stycznia 2027 r.	najmniejsze firmy (sprzedaż ≤ 10 tys. zł/miesięcznie)	pełne wdrożenie systemu

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jakie obowiązki mają przedsiębiorcy w związku z KSeF, to przeczytaj ten artykuł.

Kary za błędy i nieprzestrzeganie zasad KSeF od 2027 r.

RODZAJ NARUSZENIA	OPIS NARUSZENIA	WYSOKOŚĆ KARY	TERMINY
BRAK WYSTAWIENIA FAKTURY W KSEF	wystawienie faktury poza systemem lub brak jej wystawienia w ogóle	do 100% kwoty VAT lub do 18,7% wartości brutto (gdy brak VAT); min. 1 000 zł	od 1 stycznia 2027 r.
BŁĘDY W FAKTURACH KSEF	nieprawidłowe dane (np. NIP, daty, wartości), błędny format XML, brak zgodności ze wzorem MF	do 100% VAT lub 18,7% wartości brutto, min. 500 zł	od 1 stycznia 2027 r.
NARUSZENIA W CZASIE AWARII SYSTEMU	wystawienie faktury niezgodnie ze wzorem XML lub brak przesłania po ustaniu awarii	min. 500 zł do 100% VAT	od 1 stycznia 2027 r.
BRAK INTEGRACJI SYSTEMU KSIĘGOWEGO Z KSEF	firma nie posiada technicznej możliwości wystawienia e-faktur w systemie	do 100% VAT lub 18,7% wartości brutto	od 1 stycznia 2027 r.
PRZEKROCZENIE TERMINU WYSTAWIENIA FAKTURY	wystawienie faktury po ustawowym terminie (np. po 15 dniach od zdarzenia)	ustalana indywidualnie przez urząd, zależna od wagi i częstotliwości naruszeń	od 1 stycznia 2027 r.

Odpowiedzialność karno-skarbowa a KSeF

Choć kary pieniężne za nieprzestrzeganie przepisów o KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r., już wcześniej przedsiębiorcy mogą ponosić odpowiedzialność karno-skarbową, o której mowa w przepisie art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, który przewiduje sankcje za niewystawienie, błędne lub nierzetelne fakturowanie:

Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych [por. § 1].
Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie [por. § 2].
Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie [por. § 2a].
Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów [por. § 3].
Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży [por. § 4].
W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe [por. § 5].

Z powyższego przepisu wynika, że jeżeli przedsiębiorca nie wystawia faktury, odmawia jej wydania lub robi to w sposób wadliwy, grozi mu kara grzywny do 180 stawek dziennych. W przypadku gdy faktura zostaje wystawiona nierzetelnie (czyli niezgodnie z rzeczywistością) lub przedsiębiorca posługuje się takim dokumentem, sankcje są dużo surowsze: nawet kara pozbawienia wolności nie krótsza niż rok lub kara łączna grzywna i więzienie. Dodatkowo brak przechowywania faktur lub sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej również może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową. W lżejszych przypadkach (np. gdy uchybienie ma „mniejszą wagę”) czyn taki traktowany jest jako wykroczenie skarbowe, a kara ogranicza się do grzywny.

Tym samym odpowiedzialność wynikająca z przepisu art. 62 KKS może być stosowane już w 2026 roku, czyli w okresie przejściowym obowiązkowego KSeF, a dokładniej:

Od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. – obowiązuje tzw. okres przejściowy i w tym czasie nie są jeszcze nakładane kary pieniężne z tytułu przepisów o KSeF (por. art. 106ni ustawy o VAT), ale jednocześnie przepisy KKS mogą być stosowane, np. za nierzetelne fakturowanie, odmowę wydania faktury czy inne uchybienia wynikające z procedur rachunkowych.
Od 1 stycznia 2027 r. – wchodzą w życie pełne sankcje administracyjne za nieprzestrzeganie KSeF, czyli kary pieniężne według art. 106ni.
WAŻNE – od 2026 roku w okresie przejściowym możliwa jest odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprawidłowości w fakturach KSeF. Z kolei Od 2027 roku za ten sam czyn nie nakłada się dwóch kar, tj. obowiązuje albo kara administracyjna, albo kara karnoskarbowa.

Co zrobić po wykryciu błędu lub awarii w KSeF?

Jeżeli popełnisz błąd w KSeF, kluczowe jest jak najszybsze jego naprawienie. Poniżej przedstawiamy działania krok po kroku, co robić po wykryciu błędu lub awarii w KSeF.

IDENTYFIKACJA PROBLEMU

Sprawdź, czy faktura nie została wystawiona w KSeF w terminie.
Zweryfikuj, czy faktura zawiera błędy (NIP, kwoty, daty) lub jest w złym formacie XML.
Ustal, czy faktura została wystawiona podczas awarii lub trybu offline, czy system działał prawidłowo.

NIEZWŁOCZNA NAPRAWA BŁĘDÓW

Popraw wszystkich nieprawidłowe dane w fakturze.
Zadbaj o zgodność faktury z wymogami XML udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.
W przypadku błędu powstałego przy działającym systemie prześlij poprawioną fakturę do KSeF, bowiem brak awarii nie usprawiedliwia opóźnienia.

PRZESŁANIE FAKTURY DO KSEF

W przypadku faktury wystawionej poza systemem z powodu awarii: prześlij do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
W przypadku faktury wystawionej z powodu chwilowej niedostępności technicznej: prześlij do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od wystawienia.
W przypadku błędu przy działającym systemie: prześlij poprawionej faktury niezwłocznie.

ZAPŁATA KARY

Ureguluj ewentualne kary w wyznaczonym przez organ terminie.

DOKUMENTOWANIE I PROCEDURY AWARYJNE

Zachowaj potwierdzenie przesłania faktur do KSeF.
Odnotuj przyczyny błędów i działań naprawczych.
Wdroż procedury kontrolne i testuj integracje systemu księgowego z KSeF, aby minimalizować ryzyko powtarzających się błędów.

Podsumowanie

Kary za błędy w fakturach KSeF będą obowiązywać od 2027 roku i mogą być naprawdę dotkliwe – mogą sięgać nawet 100% wartości VAT z faktury. Moment nadania numeru KSeF jest jednocześnie momentem wystawienia i doręczenia faktury, więc nie ma możliwości „nadrobienia” jej później. Najważniejsze zasady, które warto mieć na uwadze:

Kara finansowa nie zwalnia z obowiązku przesłania faktury.
Każda faktura musi otrzymać numer KSeF, aby była prawidłowa.
Systemowe błędy czy awarie nie zwalniają z odpowiedzialności, ale szybka i prawidłowa reakcja może ograniczyć skutki finansowe.