Anulowanie faktury w KSeF - czy będzie możliwe?

Anulowanie faktury w KSeF - omówione zagadnienia:

KSeF zbliża się wielkimi krokami a im bliżej godziny zero, tym więcej nasuwa się pytań. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na pewne zmiany, którym trzeba będzie sprostać. Nie wszystko, co ma związek z wystawianiem i otrzymywaniem faktur, będzie wyglądało tak jak dotychczas. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem anulowania faktury w KSeF, poszukamy odpowiedzi na pytanie, czy będzie możliwe.

Anulowanie faktury

Ustawodawca nie odnosi się do kwestii anulowania faktury ani w ustawie o podatku VAT, ani w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Na przestrzeni lat wypracowana została linia interpretacyjna, która pozwala na ocenę, w jakich sytuacjach może dojść do anulowania faktury.

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KB3-1.4012.598.2024.4.KO z dnia 6 grudnia 2024 r. poruszony został temat anulowania faktury. W uzasadnieniu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) podkreślił, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. W przypadku anulowania wystawca faktury powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę. Ma to uniemożliwić powtórne wydanie i wykorzystanie faktury. Do anulowania faktury może dojść tylko w przypadku, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. W ocenie Dyrektora KIS do anulowania faktury może dojść, o ile zostaną spełnione łącznie dwa warunki:

Jesteś gotowy na KSeF?!

Kogo będzie dotyczył KSeF i kiedy wejdzie w życie? O co chodzi z KSeF? Sprawdź wideo o zmianach w fakturowaniu:

Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Faktura dokumentuje czynność niedokonaną.

Anulowania faktury jest dopuszczalne przykładowo, gdy przedsiębiorca:

wystawił fakturę, ale przed przekazaniem zorientował się, że zawiera błędne dane nabywcy,
wystawił fakturę, ale kontrahent zrezygnował z zakupu i faktura nie została wysłana. Odmiennie będzie to wyglądało przy sprzedaży wysyłkowej. W takim przypadku jeśli doszło do odstąpienia od umowy, a klient zwraca towar, to powinna być wystawiona faktura korygująca,
wysłał zamówiony towar wraz z fakturą, ale przesyłka nie została odebrana i wróciła do firmy z fakturą,
wysłał towar i fakturę do kontrahenta, ale w transporcie przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona. W takim przypadku przesyłka nie dotrze do adresata, ale nie wróci również do przedsiębiorcy.

Taka przypadki są opisywane w wydawanych interpretacjach podatkowych i wyrokach sądowych.

Faktura korygująca

W przypadku faktur korygujących mamy już bardziej transparentną sytuację. W tym przypadku ustawodawca wprowadził przepis, z którego jasno wynika kiedy dokonuje się korekty wystawionej faktury. Mówi o tym art. 106j ustawy o VAT.

Fakturę korygującą wystawia się jeżeli po jej wystawieniu:

podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
dokonano zwrotu towarów i opakowań,
dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

oznaczenie: “faktura korygująca” lub “korekta”,
kolejny numer i datę wystawienia,
dane, których dotyczy faktura korygująca,
jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
jeżeli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Przed wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF błędy formalne na fakturze można poprawić poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę.

Notą korygującą można przykładowo poprawić błędy:

brak oznaczenia “mechanizm podzielonej płatności”,
datę wystawienia,
dane nabywcy,
nazwę towaru/usługi,
data dokonania/zakończenia dostawy,
data wykonania usługi.

Uwaga!
Po wejściu w życie przepisów dotyczących obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF w obiegu będą tylko faktury korygujące. Nie będzie możliwości wystawiania not korygujących.

Faktura korygująca a anulowanie

Na podstawie przeprowadzonej analizy w sprawie anulowania faktury i wystawienia faktury korygującej można wyciągnąć następujące wnioski.

Anulowanie faktury	Faktura korygująca
Brak przepisów regulujących zasady anulowania faktur.	Z ustawy o podatku VAT (art. 106j) wynika wprost kiedy dokonuje się korekty faktury.
Anulowania dokonuje się jeżeli są spełnione dwa warunki łącznie: faktura dokumentuje czynność niedokonaną, faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.	Fakturę korygującą wystawia się, gdy: dojdzie do zwrotu towarów/opakowań, zmianie uległa podstaw opodatkowania i kwota VAT, dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, nastąpiła pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Nie wystawia się żadnego dokumentu. Przedsiębiorca powinien posiadać oryginał i kopię faktury.	Przedsiębiorca wystawia fakturę z oznaczeniem, że jest to korekta. Jeden egzemplarz trafia do nabywcy, a drugi pozostaje u sprzedawcy. W niektórych przypadkach nabywca może wystawić notę korygującą.

Czy można anulować fakturę w KSeF?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy najprawdopodobniej nie będą już mogli skorzystać z opcji anulowania faktury. W ocenie Ministerstwa Finansów anulowanie faktury ma charakter incydentalny, dlatego takiego rozwiązania nie przewiduje KSeF.

Jak można przeczytać w podręczniku KSeF 2.0. wydanym we wrześniu 2025 r., według stanu prawnego na 1 lutego 2026 r., nie przewidziano możliwości anulowania lub usunięcia faktury wystawionej w KSeF. Wyraźnie zostało podkreślone, że jeśli plik XML został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. Oznacza to, że w przypadku stwierdzenia błędów sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Ta sama zasada dotyczy faktur wystawionych na błędne dane nabywcy. Takie podejście potwierdza również Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) w odpowiedzi na skierowane zapytanie.

Uwaga!
Faktura wystawiona w KSeF nie może być usunięta przez wystawcę, bez względu na to czy została wystawiona prawidłowo, czy nieprawidłowo.

Przykładowo podanie błędnego numeru NIP rodzi obowiązek wystawienia faktury korygującej w KSeF.

Po nadaniu numeru KSeF na fakturze nie jest możliwe edytowanie faktury. Jedyną formą poprawienia danych jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Na stronie pytań i odpowiedzi dotyczących KSeF na pytanie: Co z fakturami wystawionymi błędnie na danego nabywcę, który ich nie akceptuje, czytamy w odpowiedzi:
W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje). Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Anulowanie faktury – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat anulowania faktury w KSeF. Szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, czy po wprowadzeniu KSeF przedsiębiorcy będą mogli dokonać takiego anulowania.

Przepisy nie wypowiadają się na temat anulowania faktur. Na przestrzeni lat ukształtowała się linia interpretacyjna i orzecznicza, z której wynika, że przedsiębiorca może anulować fakturę pod warunkiem, że nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Przykłady takich sytuacji omawiane są w interpretacjach i wyrokach sądowych. Podkreśla się, że anulowanie faktury możliwe jedynie sporadycznie i w wyjątkowych sytuacjach. Najczęściej zmiana danych na wystawionej fakturze odbywa się poprzez wystawienie faktury korygującej.

Ministerstwo Finansów nie przewiduje możliwości anulowania faktury wystawionej w KSeF. Każda zmiana danych na fakturze będzie więc musiała być prostowana na fakturze korygującej. KSeF nie przewiduje rozwiązania systemowego, które umożliwiłoby wycofanie lub usunięcie faktury wystawionej w KSeF.

Stan prawny na dzień: 13.10.2025 r.