KSeF zbliża się wielkimi krokami a im bliżej godziny zero, tym więcej nasuwa się pytań. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na pewne zmiany, którym trzeba będzie sprostać. Nie wszystko, co ma związek z wystawianiem i otrzymywaniem faktur, będzie wyglądało tak jak dotychczas. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem anulowania faktury w KSeF, poszukamy odpowiedzi na pytanie, czy będzie możliwe.
Anulowanie faktury
Ustawodawca nie odnosi się do kwestii anulowania faktury ani w ustawie o podatku VAT, ani w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Na przestrzeni lat wypracowana została linia interpretacyjna, która pozwala na ocenę, w jakich sytuacjach może dojść do anulowania faktury.
W jednej z interpretacji podatkowych nr 0111-KB3-1.4012.598.2024.4.KO z dnia 6 grudnia 2024 r. poruszony został temat anulowania faktury. W uzasadnieniu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) podkreślił, że anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. W przypadku anulowania wystawca faktury powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę. Ma to uniemożliwić powtórne wydanie i wykorzystanie faktury. Do anulowania faktury może dojść tylko w przypadku, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. W ocenie Dyrektora KIS do anulowania faktury może dojść, o ile zostaną spełnione łącznie dwa warunki:
Jesteś gotowy na KSeF?!
Kogo będzie dotyczył KSeF i kiedy wejdzie w życie? O co chodzi z KSeF? Sprawdź wideo o zmianach w fakturowaniu:
Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Faktura dokumentuje czynność niedokonaną.
Anulowania faktury jest dopuszczalne przykładowo, gdy przedsiębiorca:
wystawił fakturę, ale przed przekazaniem zorientował się, że zawiera błędne dane nabywcy,
wystawił fakturę, ale kontrahent zrezygnował z zakupu i faktura nie została wysłana. Odmiennie będzie to wyglądało przy sprzedaży wysyłkowej. W takim przypadku jeśli doszło do odstąpienia od umowy, a klient zwraca towar, to powinna być wystawiona faktura korygująca,
wysłał zamówiony towar wraz z fakturą, ale przesyłka nie została odebrana i wróciła do firmy z fakturą,
wysłał towar i fakturę do kontrahenta, ale w transporcie przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona. W takim przypadku przesyłka nie dotrze do adresata, ale nie wróci również do przedsiębiorcy.
Taka przypadki są opisywane w wydawanych interpretacjach podatkowych i wyrokach sądowych.
Faktura korygująca
W przypadku faktur korygujących mamy już bardziej transparentną sytuację. W tym przypadku ustawodawca wprowadził przepis, z którego jasno wynika kiedy dokonuje się korekty wystawionej faktury. Mówi o tym art. 106j ustawy o VAT.
Fakturę korygującą wystawia się jeżeli po jej wystawieniu:
podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
dokonano zwrotu towarów i opakowań,
dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Faktura korygująca powinna zawierać:
oznaczenie: “faktura korygująca” lub “korekta”,
kolejny numer i datę wystawienia,
dane, których dotyczy faktura korygująca,
jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
jeżeli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Przed wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF błędy formalne na fakturze można poprawić poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę.
Notą korygującą można przykładowo poprawić błędy:
brak oznaczenia “mechanizm podzielonej płatności”,
datę wystawienia,
dane nabywcy,
nazwę towaru/usługi,
data dokonania/zakończenia dostawy,
data wykonania usługi.
Uwaga! Po wejściu w życie przepisów dotyczących obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF w obiegu będą tylko faktury korygujące. Nie będzie możliwości wystawiania not korygujących.
Faktura korygująca a anulowanie
Na podstawie przeprowadzonej analizy w sprawie anulowania faktury i wystawienia faktury korygującej można wyciągnąć następujące wnioski.
Anulowanie faktury
Faktura korygująca
Brak przepisów regulujących zasady anulowania faktur.
Z ustawy o podatku VAT (art. 106j) wynika wprost kiedy dokonuje się korekty faktury.
Anulowania dokonuje się jeżeli są spełnione dwa warunki łącznie:
faktura dokumentuje czynność niedokonaną,
faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Fakturę korygującą wystawia się, gdy:
dojdzie do zwrotu towarów/opakowań,
zmianie uległa podstaw opodatkowania i kwota VAT,
dokonano zwrotu całości lub części zapłaty,
nastąpiła pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Nie wystawia się żadnego dokumentu. Przedsiębiorca powinien posiadać oryginał i kopię faktury.
Przedsiębiorca wystawia fakturę z oznaczeniem, że jest to korekta. Jeden egzemplarz trafia do nabywcy, a drugi pozostaje u sprzedawcy.
W niektórych przypadkach nabywca może wystawić notę korygującą.
Czy można anulować fakturę w KSeF?
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy najprawdopodobniej nie będą już mogli skorzystać z opcji anulowania faktury. W ocenie Ministerstwa Finansów anulowanie faktury ma charakter incydentalny, dlatego takiego rozwiązania nie przewiduje KSeF.
Jak można przeczytać w podręczniku KSeF 2.0. wydanym we wrześniu 2025 r., według stanu prawnego na 1 lutego 2026 r., nie przewidziano możliwości anulowania lub usunięcia faktury wystawionej w KSeF. Wyraźnie zostało podkreślone, że jeśli plik XML został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. Oznacza to, że w przypadku stwierdzenia błędów sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Ta sama zasada dotyczy faktur wystawionych na błędne dane nabywcy. Takie podejście potwierdza również Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) w odpowiedzi na skierowane zapytanie.
Uwaga!
Faktura wystawiona w KSeF nie może być usunięta przez wystawcę, bez względu na to czy została wystawiona prawidłowo, czy nieprawidłowo.
Po nadaniu numeru KSeF na fakturze nie jest możliwe edytowanie faktury. Jedyną formą poprawienia danych jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Na stronie pytań i odpowiedzi dotyczących KSeF na pytanie: Co z fakturami wystawionymi błędnie na danego nabywcę, który ich nie akceptuje, czytamy w odpowiedzi:
W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje). Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.
Anulowanie faktury – podsumowanie
W dzisiejszej publikacji omówiony został temat anulowania faktury w KSeF. Szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, czy po wprowadzeniu KSeF przedsiębiorcy będą mogli dokonać takiego anulowania.
Przepisy nie wypowiadają się na temat anulowania faktur. Na przestrzeni lat ukształtowała się linia interpretacyjna i orzecznicza, z której wynika, że przedsiębiorca może anulować fakturę pod warunkiem, że nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Przykłady takich sytuacji omawiane są w interpretacjach i wyrokach sądowych. Podkreśla się, że anulowanie faktury możliwe jedynie sporadycznie i w wyjątkowych sytuacjach. Najczęściej zmiana danych na wystawionej fakturze odbywa się poprzez wystawienie faktury korygującej.
Ministerstwo Finansów nie przewiduje możliwości anulowania faktury wystawionej w KSeF. Każda zmiana danych na fakturze będzie więc musiała być prostowana na fakturze korygującej. KSeF nie przewiduje rozwiązania systemowego, które umożliwiłoby wycofanie lub usunięcie faktury wystawionej w KSeF.
Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.
Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.
Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga.
O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Każda firma zarejestrowana w CEIDG będzie miała obowiązek korzystania ze specjalnej skrzynki e-Doręczeń w sprawach związanych ze swoją działalnością. Sprawdź, od kiedy adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców i jak go założyć.
Niekiedy zdarza się sytuacja, że pracownik musi odbyć podróż taksówką na zlecenie pracodawcy. Czy zwrot kosztów przejazdu taksówką stanowi wtedy przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Podmioty nieposiadające możliwości uwierzytelnienia się elektronicznie, mogą nadać lub odebrać uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą zawiadomienia ZAW-FA.
Klauzula informacyjna –
kontakt
telefoniczny marketing
Jeżeli wyrazisz zgodę, zadzwonimy do Ciebie, aby przybliżyć Ci naszą
ofertę. Wyrażoną zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, wysyłając
wiadomość e-mail na adres iod@ifirma.pl. Administratorem Twoich
danych
osobowych będzie IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu przy ul.
Grabiszyńskiej 241G, 53-234 Wrocław. Więcej o tym, jak chronimy
Twoje
dane dowiesz się na stronie: https://www.ifirma.pl/rodo
Małgorzata Jagusiak 
e-Doręczenia dla przedsiębiorców
Dorota Łesak
Faktura z Allegro w czeskich koronach – jak ją zaksięgować?
Służbowe przejazdy taksówką a PIT
Adrianna Glapiak
Jak Wypełnić ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF
