Bilety za przejazd za granicą koleją, autobusem lub metrem – jak rozliczyć PIT i VAT?

Zagraniczne podróże służbowe wpisały się już na stałe do naszej rzeczywistości. Wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą najczęściej mogą się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów a czynny podatnik VAT odliczy od nich podatek VAT. Co jednak jeśli przedsiębiorca otrzyma za granicą bilety za przejazd koleją, autobusem lub metrem, jak w takiej sytuacji rozliczyć PIT i VAT? Na to pytanie będziemy poszukiwali odpowiedzi w naszej dzisiejszej publikacji.

Zagraniczna podróż przedsiębiorcy

Pobyt przedsiębiorcy w podróży zagranicznej generuje wiele wydatków, które każdy kto prowadzi działalność gospodarczą chce ująć w kosztach. Co do odliczenia podatku VAT od takich transakcji, to temat jest nieco bardziej złożony. Na pewno nie odliczymy wprost tego podatku z otrzymanych dokumentów, tak jak to ma miejsce w przypadku transakcji krajowych. Jest pewna kategoria kosztów, które szczególnie przysparzają problemów z właściwym rozliczeniem. Mowa tutaj o biletach za przejazd koleją, autobusem lub metrem, poza granicami naszego kraju, czym zajmiemy się w dalszej części artykułu.

Bilet za przejazd koleją, autobusem lub metrem

Zanim przejdziemy do rozliczania wydatków poniesionych za granicą zobaczmy co na temat rozliczania biletów za przejazd mówią polskie przepisy. W tym celu zajrzymy sobie do Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, w którym można przeczytać, że przejazd na dowolną odległość m.in. koleją może być udokumentowany biletem, który jest traktowany jak faktura pod warunkiem, że zawiera następujące dane:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podmiotu, który go wystawił,
• numer NIP wystawcy,
• informację o rodzaju usługi,
• kwotę podatku VAT,
• kwotę należności ogółem.

Oznacza to, że na gruncie podatku VAT, jeżeli bilet został wystawiony w Polsce można odliczyć podatek VAT naliczony. W przeciwnym wypadku, jeżeli bilet nie zawierałby tych wszystkich informacji, to należałoby sprawdzić, czy może stanowić chociaż koszt w PKPiR. W tym celu zajrzymy do Rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, w którym przeczytamy, że dowodem księgowym może być również dokument, który zawiera:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron transakcji,
• datę wystawienia dowodu,
• przedmiot operacji gospodarczej,
• numer lub inny identyfikator umożliwiają przyporządkowanie dowodu do zapisu księgowego.

Jeżeli bilet będzie obejmował koszty podróży służbowej, to może może być zaksięgowany w PKPiR na podstawie dowodu wewnętrznego, jeżeli nie spełnia wymogów, o których napisaliśmy powyżej. Wiemy już jak rozliczać bilety w Polsce, zobaczmy więc, jak to będzie wyglądało, jeżeli otrzymamy dokument za granicą.

Bilety otrzymane za granicą za przejazd koleją, autobusem lub metrem – jak rozliczyć PIT i VAT?

Rozliczanie usług nabytych poza granicami kraju należy w pierwszej kolejności przeanalizować z punktu widzenia podatku VAT. Mianowicie w grę wchodzi ustalenie, czy przypadkiem nie mamy do czynienia z importem usług. Niestety polska ustawa zawiera szereg wyjątków, które powinno się znać i pamiętać.

Jeżeli chodzi o transport pasażerski, a tym będzie przejazd koleją, autobusem czy metrem, to zgodnie z ustawą o VAT miejscem świadczenia usług jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości. W naszym przypadku zakładamy, że transport w całości odbywa się na terenie jednego kraju poza Polską. W tej sytuacji podatek VAT będzie rozliczony w tym innym kraju. W takim razie, czy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od takiej transakcji? Otóż podatek VAT naliczony w innym kraju UE nie będzie mógł być odliczony w Polsce. Również kwota tego podatku nie będzie uwzględniona w kosztach uzyskania przychodów zgodnie z bieżącą linią interpretacyjną. Przykładowo w interpretacji nr 0114-KDIP2-1.4010.5.2021.2.OK z dnia 24.03.2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) napisał m.in., że dla celów podatku dochodowego, w sytuacji nabycia towarów kosztem uzyskania przychodów będzie koszt ich nabycia w kwocie netto, gdyż ustawa o PIT wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku VAT oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich UE. Takie podejście oznacza, że przedsiębiorca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kwotę netto z biletów za przejazdy zagraniczne na terenie UE. W takich przypadkach polski przedsiębiorca może się ubiegać o zwrot podatku VAT w procedurze VAT-REFUND.

Natomiast co do podatku VAT zawartego na dokumentach zagranicznych spoza UE, to będzie on stanowił koszty uzyskania przychodów. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. W interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.152.2022.2.PB z dnia 13 czerwca 2022 r. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że VAT naliczony w kraju poza UE może się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów.

Podsumowanie

Przedsiębiorca, który przebywa w zagranicznej podróży służbowej może ponosić różnego rodzaju koszty, które będzie chciał rozliczyć w prowadzonej działalności gospodarczej. Znajdą się tutaj również wydatki na zakup biletów za przejazd koleją, autobusem czy metrem. Przepisy tego nie zabraniają, jednak mogą powstać wątpliwości, w jaki sposób takie transakcje powinny być księgowane w VAT i PIT. W dzisiejszej publikacji wyjaśniliśmy, że jeżeli są to wydatki ponoszone na terenie UE, to VAT nie może się znaleźć w kosztach, ale w przypadku tych spoza UE już będzie kosztem. W konsekwencji w PIT księguje się odpowiednio kwotę netto i brutto. Potwierdzają to organy podatkowe w aktualnie wydawanych interpretacjach podatkowych, chociaż jeszcze do niedawna fiskus stał na stanowisku, że VAT naliczony w UE również może być kosztem. Pamiętajmy więc, że linia interpretacyjna jest zmienna a przepisy nie są w tym temacie zbyt transparentne.