Faktury VAT RR w KSeF - nowe zasady wystawiania i korekty faktur

Faktury VAT RR w KSeF - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Czym jest faktura VAT RR?

Faktura VAT RR to szczególny dokument wystawiany przez podatnika VAT czynnego, który nabywa produkty rolne lub usługi rolnicze od rolnika ryczałtowego. W przeciwieństwie do standardowych transakcji fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca.

Dokument ten stanowi podstawę do zastosowania zryczałtowanego zwrotu podatku VAT i musi zawierać ustawowo określone elementy, w tym oświadczenie sprzedawcy, że jest rolnikiem ryczałtowym.

Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, natomiast nabywca wypłaca mu należność powiększoną o zryczałtowany zwrot podatku, który obecnie wynosi 7%.

Warunkiem odliczenia VAT przez nabywcę jest dokonanie zapłaty na rachunek bankowy rolnika w ustawowo określonym terminie.

Zasady wystawiania faktur VAT RR

Wystawiając fakturę VAT RR, nabywca produktów rolnych zobowiązany jest do zachowania szczególnych wymogów formalnych. Faktura VAT RR powinna zawierać m.in.:

imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i rolnika ryczałtowego,
numer NIP lub PESEL rolnika ryczałtowego,
datę dokonania lub zakończenia dostawy,
nazwę nabytych produktów rolnych, ich ilość i cenę,
wartość zryczałtowanego zwrotu podatku VAT,
oświadczenie rolnika o jego statusie zwolnionego z VAT rolnika ryczałtowego,
czytelne podpisy obu stron (w przypadku formy papierowej).

Faktura wystawiana jest w dwóch egzemplarzach:

oryginał otrzymuje rolnik ryczałtowy,
drugi egzemplarz pozostaje u nabywcy.

Faktura VAT RR może być, za zgodą dostawcy, wystawiana, podpisywana i przesyłana w formie elektronicznej. W tym przypadku zamiast czytelnymi podpisami faktura powinna być opatrzona, odpowiednio przez dostawcę i nabywcę, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przez przekazanie dostawcy oryginału faktury VAT RR rozumie się jej przesłanie w formie elektronicznej.

Szczegółowo tę tematykę opisaliśmy w artykule: Faktura RR – kto i kiedy może ją wystawić? Najważniejsze informacje

Korekty faktur VAT RR

W przypadku stwierdzenia błędów w danych zawartych na fakturze VAT RR, konieczne jest wystawienie faktury korygującej VAT RR. Korekty mogą dotyczyć m.in.:

ilości lub rodzaju produktów rolnych,
ceny jednostkowej,
wartości transakcji,
kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku.

Fakturę korygującą VAT RR wystawia nabywca (analogicznie jak pierwotną fakturę VAT RR). Korekta faktury VAt RR musi zawierać dane faktury pierwotnej oraz wskazanie przyczyny korekty.

Faktura VAT RR a Krajowy System e-Faktur

Od 1 kwietnia 2026 roku możliwe będzie wystawianie w KSeF faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Korzystanie z KSeF w tym zakresie nie będzie obowiązkowe.

Decyzję o wystawianiu faktur VAT RR w KSeF podejmuje rolnik ryczałtowy. Jeżeli wskaże on w systemie nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA, nabywca będzie zobowiązany wystawiać je w KSeF do momentu odwołania tej zgody przez rolnika.

Faktury VAT RR będą mogły być nadal wystawiane poza KSeF, np. w formie papierowej lub jako zwykłe e-faktury, na dotychczasowych zasadach.

Przykład 1.

Pan Marek regularnie kupuje warzywa od pana Jana, który jest rolnikiem ryczałtowym. Do tej pory transakcje były dokumentowane papierowymi fakturami VAT RR, faktury wystawiał pan Marek, podpisywał je pan Jan, dokumenty trafiały do segregatora księgowego.

W 2026 roku pan Marek dowiaduje się, że od kwietnia tego roku faktury VAT RR można wystawiać przez KSeF. Informuje o tym pana Jana i pyta, czy chciałby przejść na taką formę. Decyzja należy do rolnika.

Jeśli pan Jan wyrazi zgodę, aby faktury VAT RR przechodziły przez KSeF, to pan Marek już wystawia tam fakturę za zakup płodów rolnych od p. Jana. Faktura nie musi być drukowana ani ręcznie podpisywana. Pan Jan otrzymuje zapłatę tak jak dotychczas i nie musi przechowywać kopii faktur.

Jeżeli rolnik nie udzieli takiego uprawnienia, nabywca nie będzie mógł wystawiać faktur VAT RR w KSeF.

Oświadczenie rolnika w KSeF

W tradycyjnej fakturze VAT RR oświadczenie rolnika o statusie rolnika ryczałtowego stanowi obowiązkowy element treści faktury. W KSeF oświadczenie to jest integralną częścią danych przekazywanych do systemu – nadanie uprawnienia w KSeF przez rolnika ryczałtowego jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia o statusie rolnika ryczałtowego zwolnionego z VAT.

Jak wystawia się faktury VAT RR w KSeF?

Faktury VAT RR w KSeF można wystawiać na dwa sposoby. Pierwszy to tryb online – faktura trafia bezpośrednio do systemu i w momencie wysyłki uznawana jest za wystawioną. Drugi to tryb offline, w którym dokument jest przygotowywany elektronicznie poza systemem, a następnie – najpóźniej w kolejnym dniu roboczym – przekazywany do KSeF w celu nadania numeru KSeF.

Faktury VAT RR wystawione w KSeF nie wymagają podpisów stron. Dokument powstaje w systemie i jest wystawiany przez uprawnionego użytkownika, podpisy stron nie są wymagane.

Dodatkowo faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Rolnik ryczałtowy nie jest obowiązany przechowywać we własnym zakresie oryginałów faktur VAT RR ani kopii oświadczeń (potwierdzających status rolnika ryczałtowego).

Faktura VAT RR lub VAT RR KOREKTA może być wystawiona w trybie online albo offline24. W trybie online faktura jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, jeśli data wskazana w polu P_4B jest zgodna z datą wysyłki. Jeżeli natomiast data w polu P_4B jest wcześniejsza niż dzień przesłania do KSeF, faktura traktowana jest jak wystawiona w trybie offline24, a za datę wystawienia przyjmuje się datę z pola P_4B. Przykładowo, jeśli podatnik wskaże w P_4B datę 1 kwietnia 2026 r., a fakturę prześle do KSeF 2 kwietnia 2026 r., faktura będzie uznana za wystawioną w trybie offline24 w dniu 1 kwietnia 2026 r. Natomiast gdy faktura zostanie przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data w P_4B, traktuje się ją jako wystawioną w trybie online w dniu przesłania. W przypadku faktur wystawianych w trybie offline24, za datę wystawienia zawsze przyjmuje się datę wskazaną przez nabywcę w polu P_4B, niezależnie od dnia przesłania do KSeF.

Kto wystawia faktury VAT RR w KSeF?

Choć faktura VAT RR dotyczy sprzedaży rolnika, to w praktyce zawsze wystawia ją nabywca – czynny podatnik VAT. KSeF nie zmienia tej zasady.

Zmienia się natomiast sposób działania. Po uzyskaniu zgody od rolnika nabywca otrzymuje formalne uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA w KSeF. Jest to jedno, wspólne uprawnienie – nie da się rozdzielić faktur pierwotnych i korekt.

Rolnik nie zajmuje się wystawianiem dokumentów. Jego rola sprowadza się do jednorazowej decyzji i – w razie potrzeby – cofnięcia zgody.

Uprawnienia w KseF do wystawiania faktur VAT RR

Aby nabywca mógł wystawiać faktury VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi mu nadać odpowiednie uprawnienia w systemie, czyli musi zalogować się do KSeF.

Rolnik ryczałtowy, po uwierzytelnieniu się w KSeF (np. podpisem zaufanym), posiada pełne uprawnienia właścicielskie, w tym możliwość zarządzania uprawnieniami. W momencie nadania uprawnienia nabywcy składa on również oświadczenie o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego.

W przypadku rolnika ryczałtowego nie przewiduje się innych, odrębnych metod uwierzytelnienia w KSeF. Rolnik ryczałtowy będzie mógł wykorzystać np. podpis kwalifikowany lub Podpis Zaufany do zalogowania się w KSeF celem nadania uprawnień nabywcy produktów rolnych. Sprawdź Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF.

Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF posiada nabywca produktów rolnych (podatnik VAT czynny), który został wskazany przez rolnika ryczałtowego. Jest to jedno, niepodzielne uprawnienie – nie można nadać go wyłącznie dla faktur pierwotnych albo tylko dla korekt.

Nabywca, który uzyskał uprawnienie od rolnika, może przekazać wystawianie faktur dalej – swoim pracownikom, biuru rachunkowemu albo innym podmiotom obsługującym jego rozliczenia.

Nabywca może:

wystawiać faktury samodzielnie,
delegować uprawnienia swoim pracownikom,
przekazać je podmiotom zewnętrznym (np. biurom rachunkowym),
korzystać z modelu dalszego delegowania uprawnień (uprawnienia pośrednie).

Przykład 2. (podręcznik KSeF 2.0)

Jan Kowalski (NIP 9999999999) zamieszkały w Krakowie (55-555) przy ul. Szmaragdowej 16 i prowadzący „Gospodarstwo rolne XYZ” dokonuje dostawy żyta na rzecz podatnika VAT czynnego. Dostawca jest rolnikiem ryczałtowym, korzystającym ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy. Zatem w przedstawionej sytuacji to nabywca będzie wystawiał fakturę VAT RR. Rolnik ryczałtowy wskazał nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF. Faktura jest więc wystawiana w tym systemie.

Przykład 3.

Rolnik ryczałtowy loguje się do KSeF (np. profilem zaufanym) i nadaje nabywcy produktów rolnych uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR, dzięki czemu nabywca po zalogowaniu się do systemu może wystawiać faktury, w których on występuje jako nabywca, a rolnik jako dostawca. Nabywca może następnie przekazać to uprawnienie swojemu pracownikowi, który po uwierzytelnieniu się w systemie może wystawiać faktury VAT RR w imieniu nabywcy, a także inne faktury, w których nabywca pełni rolę sprzedawcy, co pokazuje mechanizm tzw. uprawnień pośrednich.

Szczegółowe informacje o uprawnieniach w KSeF znajdziesz w naszych artykułach:

Warunek kluczowy: NIP rolnika ryczałtowego

Bezwzględnym warunkiem korzystania z KSeF przez rolnika ryczałtowego jest posiadanie numeru NIP. Rolnik nie może uwierzytelnić się w KSeF ani nadać uprawnień nabywcy, jeżeli posługuje się wyłącznie numerem PESEL.

Brak wskazania NIP rolnika w danych faktury uniemożliwia:

wystawienie faktury VAT RR w KSeF przez nabywcę,
jej doręczenie rolnikowi za pośrednictwem systemu.

Czy faktury VAT RR w KSeF są obowiązkowe?

Faktury VAT RR w KSeF nie są obowiązkowe.

Rolnik ryczałtowy sam decyduje, czy faktury VAT RR dokumentujące sprzedaż jego produktów będą wystawiane w KSeF. Brak jakichkolwiek działań ze strony rolnika oznacza, że zasady pozostają bez zmian, a nabywca wystawia fakturę VAT RR poza systemem, tak jak dotychczas.

KSeF dla faktur VAT RR obowiązuje dopiero wtedy, gdy rolnik ryczałtowy wskaże nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR w KSeF. Od tego momentu faktury VAT RR oraz ich korekty muszą być wystawiane (przez nabywcę) za pośrednictwem KSeF.

Gdy rolnik ryczałtowy jest nabywcą

W sytuacji odwrotnej, gdy to rolnik ryczałtowy kupuje towary lub usługi, stosuje się ogólne zasady KSeF. Faktura powinna być wystawiona przez sprzedawcę w systemie. Jeżeli rolnik nie posiada numeru NIP i posługuje się wyłącznie numerem PESEL, faktura może zostać przekazana papierowo lub w formie pliku PDF, pod warunkiem że zawiera kod QR umożliwiający jej weryfikację w KSeF.

Korekta faktury VAT RR w KSeF – kiedy i jak?

Jeżeli po wystawieniu faktury VAT RR konieczna jest jej korekta, faktura VAT RR KOREKTA co do zasady również powinna zostać wystawiona w KSeF, niezależnie od tego, czy faktura pierwotna została wystawiona w trybie online czy offline24, o ile otrzymała numer KSeF. Fakturę korygującą wystawia się w trybie online albo offline24, a w jej treści należy wskazać numer KSeF faktury korygowanej.

Zasady korygowania faktur VAT RR w KSeF:

Dokument korygujący: Podobnie jak fakturę pierwotną, korektę (VAT RR-K) wystawia nabywca.
Referencja do oryginału: Korekta faktury VAT RR wystawionej w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy.
Brak not korygujących: W systemie KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez sprzedawcę. Każda zmiana danych musi nastąpić poprzez fakturę korygującą wystawioną przez nabywcę.

Obowiązek wystawienia faktury VAT RR KOREKTA w KSeF nie ma zastosowania w przypadku cofnięcia przez rolnika ryczałtowego uprawnienia dla nabywcy, rezygnacji lub utraty statusu rolnika ryczałtowego oraz w razie awarii lub niedostępności KSeF.