NDA, czyli umowa o zachowanie poufności. Wzór umowy do pobrania!

×

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa może zostać zawarta albo w postaci klauzuli o zachowaniu poufności, albo w osobnej umowie. Taką umową jest NDA (ang. non-disclosure agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności, która stanowi umowę szeroko regulującą pisemne ustalenia stron w przedmiocie zachowania informacji o charakterze poufnym.

O tym czym jest umowa NDA, jakie są jej najważniejsze elementy oraz jakie podmioty mogą ją zawrzeć przeczytacie w poniższym artykule.

Co to NDA i co ją odróżnia od klauzuli poufności?

Skrót NDA (ang. non-disclosure agreement) oznacza umowę, której celem jest ochrona i zobowiązanie do nieujawniania informacji poufnych, które są przekazywane między dwoma podmiotami w trakcie współpracy. Aby ta umowa mogła wypełnić swoje zadanie, musi zostać podpisana przez strony przed rozpoczęciem współpracy. Prościej mówiąc, NDA to umowa o zachowaniu poufności, która chroni informacje ujawniane podczas współpracy. Aby działała zgodnie z celem, powinna zostać zawarta jeszcze przed rozpoczęciem współpracy (zazwyczaj NDA podpisuje się przed umową docelową, np. umową o świadczenie usług).

Umowa NDA może zostać zawarta z każdym podmiotem – zarówno osobą prawną jak i osobą fizyczną, przykładowo z:

• pracownikiem, stażystą, praktykantem – aby zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa przed ich ujawnieniem w trakcie i po zakończeniu zatrudnienia;
• kontrahentem lub podwykonawcą – w celu ochrony informacji przekazywanych podczas współpracy (np. dotyczących technologii, strategii biznesowej);
• inwestorem – gdy firma prezentuje swoje pomysły i dane finansowe potencjalnym inwestorom;
• konsultantem lub doradcą – aby chronić wrażliwe dane przed osobami świadczącymi usługi doradcze;
• potencjalnym pracownikiem, kontrahentem, klientem – jeśli prowadzone są dopiero negocjacje ws. umowy docelowej.

Dodatkowo, zawierając NDA, należy pamiętać, kogo ona ma zobowiązywać do zachowania poufności. Taka umowa może być:

• jednostronnie zobowiązująca – tylko jedna strona zobowiązuje się do zachowania poufności;
• dwustronnie zobowiązująca – obie strony zobowiązują się do nieujawniania informacji;
• wielostronnie zobowiązująca – więcej niż dwa podmioty zawierają umowę, np. w przypadku negocjacji konsorcjów biznesowych.

Umowa o zachowanie poufności nie została uregulowana w polskim prawie, niemniej na podstawie zasady swobody umów wynikającej z przepisu art. 353(1) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym „Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego” – można ją skonstruować w dowolny (zgodny z wolą obu stron) sposób.

Więcej na temat zasady swobody umów znajdziesz tutaj.

NDA a klauzula poufności

Umowa NDA może (ale nie musi) zostać uzupełniona dodatkowo o klauzulę poufności, która zazwyczaj występuje jako osobne postanowienie w umowie docelowej bądź też całkowicie nią zastąpiona.

Z kolei celem klauzuli poufności jest w również zabezpieczenie danych i tajemnicy przedsiębiorstwa w trakcie obowiązywania umowy głównej. Niemniej klauzula poufności stanowi zazwyczaj element umowy cywilnoprawnej bądź załącznik do niej. W porównaniu do umowy NDA, klauzula poufności, stanowi zazwyczaj węższe postanowienie w przedmiocie ochrony wszelkich danych i informacji przedsiębiorstwa.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa to wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne, finansowe, biznesowe lub inne posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób zajmujących się tym rodzajem informacji. Warunkiem uznania informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa jest podjęcie działań w celu jej ochrony, przy zachowaniu należytej staranności przez osobę uprawnioną do korzystania z tych danych. Definicję tę można znaleźć w przepisie art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Warto zaznaczyć, że pojęcia takie jak tajemnica przedsiębiorstwa, informacje poufne oraz tajemnica przedsiębiorcy są często używane zamiennie i odnoszą się często do tych samych zagadnień, czyli ochrony wrażliwych informacji w kontekście działalności gospodarczej. Takie informacje mogą obejmować dane dotyczące finansów, technologii, strategii biznesowych czy organizacji firmy.

WAŻNE – tym samym tajemnica przedsiębiorcy (przedsiębiorstwa) obejmuje wszelkiego rodzaju informacje finansowe, biznesowe, ekonomiczne, dotyczące stosunków handlowych, a także wiadomości techniczne, technologiczne lub organizacyjne, związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Informacje te niewątpliwie stanowią tajemnicę podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, który nie chce ujawniać ich osobie trzeciej w obawie przed ich nieuczciwym wykorzystaniem.

Dodatkowo tylko wskazać należy, że zgodnie z przepisem art. 3 ust. 2 oraz art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem nieuczciwej konkurencji jest naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Natomiast w regulacji wynikającej z przepisu art. 11 ww. ustawy ustawodawca szerzej odnosi się do tajemnicy przedsiębiorstwa i jej naruszenia, bowiem jak wynika z ustępu 1 Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Mając na uwadze powyższe regulacje wskazać należy, że ustawodawca stawia duży nacisk na ochronę informacji, które mogą stanowić kluczową wartość gospodarczą przedsiębiorstwa. Działania naruszające tajemnicę przedsiębiorstwa, takie jak ujawnianie poufnych danych konkurencji lub wykorzystanie tych informacji do własnych celów, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, zarówno cywilnych, jak i karnych.

Tym samym, przepisy te mają na celu zapewnienie, że przedsiębiorcy nie będą narażeni na nieuczciwą konkurencję, polegającą na wykorzystywaniu ich poufnych informacji przez osoby trzecie. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, poszkodowana strona może domagać się ochrony swoich interesów, w tym żądać odszkodowania oraz wnieść pozew cywilny o naruszenie swoich praw.

NDA a poufność negocjacji

Powyższy przepis reguluje obowiązki stron negocjacji dotyczące ochrony poufnych informacji. Naruszenie tych obowiązków wiąże się z odpowiedzialnością cywilną, w tym możliwością dochodzenia odszkodowania lub zwrotu korzyści uzyskanych dzięki naruszeniu tajemnicy:

• obowiązek zachowania poufności:
  • druga strona negocjacji ma obowiązek nieujawniania ani nieprzekazywania tych informacji innym osobom;
  • informacje te nie mogą być również wykorzystywane dla własnych celów strony, która je otrzymała, chyba że strony negocjacji uzgodniły inaczej. oznacza to, że poufność informacji powinna być przestrzegana w pełni, chyba że obie strony zdecydują się na zmianę tych warunków;
• skutki niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków:
  • jeśli jedna ze stron nie wykona lub nienależycie wykona zobowiązania dotyczącego poufności (np. ujawni informacje osobom trzecim lub wykorzysta je niezgodnie z umową), druga strona może domagać się:
  • naprawienia szkody, którą poniosła wskutek niewłaściwego postępowania;
  • wydania uzyskanych korzyści, czyli np. zwrotu jakichkolwiek korzyści, które strona nieuczciwie uzyskała w wyniku wykorzystania poufnych informacji;
  • odpowiedzialność cywilna:
    • przepis ten wskazuje, że za niewykonanie obowiązków związanych z poufnością strona, która doświadczyła naruszenia, ma prawo dochodzić odszkodowania lub wydania korzyści. to oznacza, że w przypadku naruszenia warunków poufności, strona poszkodowana może domagać się rekompensaty finansowej lub innych działań naprawczych.

Dodatkowo przepis określa również obowiązek naprawienia szkody lub wydania uzyskanych korzyści w przypadku naruszenia przez stronę obowiązku zachowania w tajemnicy przekazanych danych.

Najważniejsze elementy umowy o zachowanie poufności

W celu zachowania całkowitej poufności umowa NDA powinna zawierać następujące elementy:

1. wskazanie stron umowy;
2. szczegółowe określenie przedmiotu umowy, w skład którego będą wchodzić:
   • cel umowy;
   • zdefiniowanie informacji poufnych,
   • zobowiązanie stron do zachowania w tajemnicy ujawnionych danych i informacji,
   • wykorzystywanie danych i informacji poufnych;
   • forma zabezpieczenia danych i informacji poufnych;
   • ewentualne wskazanie przypadków, kiedy dana informacja może stanowić wyjątek od objęcia jej ochroną;
3. określenie czasu trwania zobowiązania do zachowania poufności;
4. określenie sposobu zniszczenia lub zwrotu powziętych informacji poufnych po zakończeniu umowy, np. protokolarne zniszczenie dokumentów;
5. określenie skutków naruszenia postanowień umowy;
6. postanowienia dodatkowe, wśród których może się znaleźć zapis o karze umownej;
7. postanowienia końcowe (standardowe dla każdej umowy cywilnoprawnej).

Warto pamiętać, iż dla wartości dowodowej umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej, niemniej dopuszcza się również jej zawarcie w formie elektronicznej czy dokumentowej.

Umowa NDA – podsumowanie

Niewątpliwie umowa NDA, czyli o zachowaniu poufności jest bardzo istotną umową zawieraną pomiędzy stronami chcącymi podjąć współpracę, która może doprowadzić do ujawnienia informacji przedsiębiorstwa. Co do zasady, postanowienia umowne dotyczące poufności powinny się znaleźć w umowach zawieranych między podmiotami branżowymi. Brak zawarcia takiej umowy może doprowadzić do wykorzystania danych czy informacji przedsiębiorcy dla celów konkurencyjnych – co wówczas stanowiłoby czyn nieuczciwej konkurencji. Zawarcie stosownej umowy w znacznym stopniu chroni tajemnicę przedsiębiorstwa i ostatecznie (w przypadku naruszenia jej postanowień) ułatwiłoby dochodzenie roszczeń na drodze postępowania sądowego.

Źródła:

1. W. J. Katner, Odpowiedzialność cywilna, Warszawa 2018, s. 664.
2. P. Machnikowski (red.), Zobowiązania. Przepisy ogólne i powiązane przepisy Księgi I KC. Tom I. Komentarz, Warszawa 2022.