Jak sprawdzić zaliczki na podatek dochodowy? Czy można ograniczyć pobór zaliczek?

Ograniczenie poboru zaliczek przez urząd skarbowy

Ograniczenie poboru zaliczek to rozwiązanie, które wynika z Ordynacji podatkowej. W art. 22 § 2a czytamy, że „Organ podatkowy, na wniosek podatnika, ogranicza pobór zaliczek na podatek, jeżeli podatnik uprawdopodobni, że zaliczki obliczone według zasad określonych w ustawach podatkowych byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do podatku należnego od dochodu lub zysku przewidywanego na dany rok podatkowy”.

A zatem jeśli przedsiębiorca wykaże, że zaliczki, które płaci w trakcie roku, są niewspółmiernie wysokie w stosunku do przewidywanego podatku w wymiarze rocznym, może złożyć wniosek o ograniczenie poboru zaliczek na podatek.

Instytucja ograniczenia poboru zaliczek na podatek ma zastosowanie również do zaliczek uproszczonych, czyli takich, które naliczane są na podstawie dochodów z zeznania rocznego złożonego w poprzednich latach. Szczegółowo ten temat omówiliśmy w artykule: Uproszczone zaliczki, miesięczne i kwartalne w 2025 – jak wyliczyć i kiedy wpłacić?

Wniosek o ograniczenie poboru zaliczek na podatek

Aby móc skorzystać z niepłacenia zaliczek na podatek w trakcie roku lub płacić je w mniejszej wysokości (ograniczyć pobór zaliczek), należy przede wszystkim złożyć do swojego urzędu skarbowego wniosek o ograniczenie poboru zaliczek na podatek dochodowy. Nie ma urzędowego wzoru formularza, wysłanie wniosku jest bezpłatne.

We wniosku należy m.in.:

• określić zakres żądania, czyli wskazać, za jaki okres i z jakiego tytułu (PIT, czy CIT) ubiegamy się o ograniczenie poboru zaliczek na podatek,
• opisać swoją sytuację, czyli wykazać, dlaczego zaliczki obliczone według zasad określonych w ustawach podatkowych byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do podatku należnego od dochodu przewidywanego na dany rok podatkowy.

Do wniosku należy dołączyć wszelkie dokumenty potwierdzające argumenty wskazane w uzasadnieniu wniosku, mogą to być np.:

• ewidencje księgowe obrazujące spadek przychodów w analogicznych okresach,
• dokumenty potwierdzające ponoszone wydatki.

Nie ma tutaj zamkniętego katalogu dokumentów, ustawa również ich nie wymienia. Przydatne więc będą wszystkie dokumenty obrazujące sytuację finansową.

W przypadku braku dokumentów potwierdzających okoliczności wskazane we wniosku urząd rozpatrzy sprawę na podstawie materiału dowodowego zebranego we własnym zakresie.

Wniosek o ograniczenie poboru zaliczek na podatek dochodowy można złożyć przez serwis biznes.gov.pl lub e-urząd skarbowy w dowolnym momencie. Nie można składać wniosku w odniesieniu do zaliczek, których termin zapłaty już minął.

Kiedy zaliczki miesięczne mogą być za wysokie?

Przykładowe sytuacje, kiedy w trakcie roku przedsiębiorca może płacić wysokie zaliczki w stosunku do należnego podatku za cały dany rok to:

• uzyskiwanie dużych przychodów na początku roku oraz zamiar znacznych inwestycji w drugiej połowie roku,
• działalność sezonowa – uzyskiwanie przychodów tylko przez parę miesięcy w roku,
• korzystanie z ulgi IP Box.

Decyzja urzędu skarbowego

Decyzja o ograniczeniu poboru zaliczek na podatek jest uznaniowa – to urząd skarbowy decyduje o przyznaniu prawa do zmiany wysokości zaliczek. Jeśli jednak we wniosku przedsiębiorca udowodni (wykaże), że pobór zaliczek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do przewidywanego dochodu, organ podatkowy ma obowiązek rozpatrzenia sprawy pozytywnie.

Na rozpatrzenie sprawy urząd skarbowy ma jeden miesiąc, a jeśli sprawa jest trudniejsza – dwa miesiące. Termin ten może się wydłużyć, gdy trzeba będzie wykonać dodatkowe czynności dla wyjaśnienia sprawy.

Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, przedsiębiorca nie będzie musiał wpłacać zaliczek lub będzie mógł je wpłacać w mniejszej wysokości w okresie wskazanym decyzji.

Na decyzję odmawiającą ograniczenia poboru zaliczek można złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od jej otrzymania.

Brak obowiązku wpłaty zaliczki na podatek do kwoty 1000 zł

Omawiając temat zaliczek na podatek w ciągu roku, warto jeszcze przypomnieć, że przedsiębiorca może również skorzystać z rozwiązania, które pozwala na niewpłacanie zaliczek na podatek, dopóki nie przekroczą one 1000 zł licząc od początku roku. W tym przypadku zaliczki nie są pomniejszane, ale obowiązek ich zapłaty zostaje odsunięty w czasie.

Reguluje to art. 44 ust. 15 ustawy o PIT „Podatnicy, o których mowa w ust. 1 pkt 1, mogą nie wpłacać zaliczki obliczonej według zasad określonych w ust. 3 i ust. 3f-3h, jeżeli podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku nie przekracza 1.000 zł. Jeżeli podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku przekracza 1.000 zł, wpłacie podlega różnica pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek wpłaconych od początku roku”.

Co ważne, przedsiębiorca nie ma obowiązku informować organu podatkowego o podjętej decyzji.

Przykład 1.

Zaliczka za styczeń wyniosła 800 zł, a za luty 300 zł. Standardowa zasada, to że przedsiębiorca opłaca 800 zł za styczeń w terminie do 20 lutego oraz 300 zł za luty w terminie do 20 marca. Ma jednak prawo skorzystać z niepłacenia zaliczki, dopóki nie przekroczą one sumarycznie 1000 zł. Wtedy przedsiębiorca może:

1. Opłacić zaliczkę 800 zł za styczeń w lutym:
   • w tym przypadku nie ma obowiązku wpłacać zaliczki za luty w marcu, ponieważ podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku nie przekroczył 1000 zł (800+300-800 = 300 zł).
2. Nie wpłacać zaliczki za styczeń w lutym:
   • wtedy będzie mieć obowiązek wpłacić całą zaliczkę (za styczeń i luty) w kwocie 1100 zł, ponieważ podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku przekroczył 1000 zł (800+300-0=1100).

Brak obowiązku wpłaty zaliczki na podatek do kwoty 1000 zł dotyczy także zaliczek kwartalnych.

Przykład 2.

U przedsiębiorcy należna zaliczka wyniosła:

• za I kwartał – 700 zł,
• za II kwartał – 500 zł.

Jeśli zaliczka za I kwartał zostanie opłacona, przedsiębiorca nie będzie musiał płacić zaliczki za II kwartał, ponieważ całkowity podatek liczony od początku roku (po uwzględnieniu zapłaconych zaliczek) nie przekroczy 1000 zł (700 + 500 – 700 = 500 zł).

Jeśli natomiast przedsiębiorca nie opłaci zaliczki za I kwartał (ponieważ nie przekroczyła 1000 zł), to po wyliczeniu zaliczki za II kwartał będzie już musiał opłacić całą należność 1200 zł (podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku przekroczył 1000 zł: 700+500-0).

Sprawdź: Brak zaliczki na PIT poniżej 1 000 zł – wady i zalety

Podsumowując, przedsiębiorcy mogą skorzystać z niewpłacania zaliczki, jeśli jej kwota nie przekracza 1000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty należy wpłacić pełną zaliczkę. W przypadku kolejnych zaliczek na podatek także można ich nie wpłacać, dopóki podatek należny po odliczeniu wcześniejszych zapłaconych zaliczek nie przekroczy 1000 zł. Po przekroczeniu tego limitu również należy wpłacić pełną kwotę zaliczki.

Z tej formy opłacania zaliczek nie można skorzystać w przypadku opłacania zaliczek w formie uproszczonej lub prowadzania działalności opodatkowanej ryczałtem.

Jak sprawdzić zaliczki na podatek dochodowy?

Kwotę wpłaconych zaliczek na podatek PIT można sprawdzić na portalu Twój e-pit. W tym celu należy zalogować się na stronie rządowej /www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/ za pomocą profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, e-dowodu, mObywatela lub danych podatkowych (PESEL, NIP i kwota przychodu). Po zalogowaniu należy wybrać opcję „Twój e-PIT”, a następnie „Dane źródłowe”.

Dodatkowo w e-Urzędzie Skarbowym można złożyć wniosek i bezpłatnie otrzymać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (ZAS-W) lub stwierdzające stan zaległości. Warunkiem skorzystania z usługi jest udzielenie zgody na doręczenie elektroniczne. Zaświadczenie jest wystawiane jako dokument elektroniczny i doręczane na konto podatnika w e-US. W jaki sposób złożyć wniosek ZAS-W, opisaliśmy tutaj: Zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach (ZAS-W) automatycznie w e-US.