Jakie obowiązki dokumentacyjne w zakresie transakcji WSTO ma przedsiębiorca?

Zmiana ustawy o podatku VAT zwana podatkiem VAT e-commerce wprowadziła szereg nowych obowiązków dla przedsiębiorców. Pisaliśmy już o tym niejednokrotnie na łamach naszych publikacji, ale jeszcze jest sporo do nadrobienia. W dzisiejszym artykule opiszemy, jakie obowiązki dokumentacyjne w zakresie transakcji WSTO ma przedsiębiorca.

O jakie obowiązki dokumentacyjne chodzi?

Wprowadzone zmiany w ramach pakietu VAT e-commerce odnoszą się jedynie do transakcji z konsumentami i na etapie naszych rozważań nie należy o tym zapominać.

Ministerstwo Finansów, z uwagi na złożoność omawianej tematyki, przygotowało objaśnienia podatkowe, w których zostało opisane wiele problematycznych kwestii. Nas będą dzisiaj interesowały obowiązki dokumentacyjne w zakresie WSTO.

Dlaczego obowiązki dokumentacyjne są tak ważne przy WSTO?

Jeżeli chodzi o sprzedaż na rzecz konsumenta w innym kraju UE, to przedsiębiorca ma przede wszystkim obowiązek właściwego udokumentowania przeprowadzonej transakcji. Dlaczego to jest aż tak ważne? Otóż konstrukcja przepisów pozwala na to, że przez brak właściwej dokumentacji może dojść do kuriozalnej sytuacji, w której jedna dostawa może być opodatkowana zarówno w Polsce, jak i w kraju konsumenta. Według polskich przepisów warunkiem uznania dostawy towarów w ramach WSTO za dostawę dokonaną na terytorium innego niż Polska państwa UE jest posiadanie dokumentów potwierdzających odbiór towarów w kraju, w którym została zakończona wysyłka lub transport towarów. Warunek ten musi być spełniony w terminie do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Natomiast fakt rozliczania transakcji w kraju konsumenta wynika z kolei z przepisów, jakie obowiązują w tym innym państwie. Co to oznacza w praktyce? Że hipotetycznie podatek VAT może być płacony jednocześnie w dwóch krajach UE. W Polsce na podstawie polskich przepisów i w innym kraju UE w oparciu o tam obowiązujące regulacje.

Jakie obowiązki dokumentacyjne w zakresie transakcji WSTO ma przedsiębiorca?

Przedsiębiorca musi posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski i odbiór tych towarów na terytorium innego kraju UE. Jakie to muszą być dokumenty zostało to szczegółowo opisane w ustawie o VAT (art. 22a ust. 7-11). Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, to przedsiębiorca nie wykazuje takiej dostawy w ewidencjach VAT za dany okres rozliczeniowy, lecz w następnym okresie rozliczeniowym.

Dokumenty potwierdzające wywóz towarów z Polski

W katalogu dokumentów, opisanych w ustawie o VAT, których posiadanie jest niezbędne do uznania dostawy towarów w ramach WSTO znalazły się następujące dowody:

Dokumenty podstawowe	Dokumenty uzupełniające
1. Dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium Polski, jeżeli zlecił go dostawca. 2. Dowody potwierdzające odbiór towarów poza terytorium Polski – jeżeli obydwa te dokumenty potwierdzają dostarczenie towarów do konsumenta w innym kraju UE.	Mogą być potrzebne, jeżeli dokumenty podstawowe w sposób jednoznaczny nie potwierdzają dostarczenia towarów dla konsumenta w innym kraju UE, a będą to mogły być w szczególności: 1. Korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie. 2. Potwierdzenie zapłaty za towar.

Katalog dokumentów uzupełniających ma jedynie charakter przykładowy, a więc mogą się w nim znaleźć również inne dowody, na podstawie których przedsiębiorca będzie mógł potwierdzić dostarczenie towarów na terytorium innego kraju UE. Brak takich dokumentów rodzi określone konsekwencje. W jaki sposób powinien postąpić polski dostawca towarów, który nie posiada wymaganych ustawą dokumentów, zostało szczegółowo opisane w podlinkowanej publikacji.