Ministerstwo Finansów w ostatnim komunikacie poinformowało o przesunięciu wejścia w życie KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dla niektórych przedsiębiorców będzie on obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., a pozostali będą mieli czas na wdrożenie systemu do 1 stycznia 2025 r. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, od kiedy KSEf będzie obowiązkowy dla Twojej firmy oraz jakie jeszcze zmiany w kontekście KSeF podjęło ministerstwo.

Co to jest KSeF?

System KSeF to centralny zbiór wszystkich faktur wprowadzonych do obiegu. Jego głównym narzędziem jest platforma do wystawiania, przechowywania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Ten rodzaj faktur został wprowadzony Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076), zwaną potocznie pakietem SLIM VAT 2.

Faktury ustandaryzowane to faktury elektroniczne (e-faktury) w formacie XML, którym system nada numer identyfikacyjny. Będzie można je wystawić programie księgowo-finansowym używanym w firmie zintegrowanym z KSeF za pomocą API. Przedsiębiorcy, którzy nie korzystają z księgowości online, będą używać rządowej aplikacji e-Mikrofirma powiązanej z KSeF. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla firm?

Informacje, które można znaleźć w internecie o tym, że KSeF stanie się obligatoryjny od 1 stycznia 2024 r., są już nieaktualne. Tak pierwotnie miało być, ale resort finansów po konsultacjach z rynkiem zdecydował o przesunięciu daty wdrożenia KSeF. Nowe terminy zależą od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym, czy zwolnionym podatnikiem VAT.

Wszyscy chętni przedsiębiorcy mogą używać systemu KSeF już teraz. Od 1 stycznia 2022 r. funkcjonuje dobrowolna wersja produkcyjna pod tym linkiem. Korzystanie z niej wymaga uwierzytelnienia profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym. Uwaga – wystawiona faktura w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Dostępna jest też wersja testowa KSeF, za pomocą której można zapoznać się z techniczną stroną obsługi systemu.

Inne zmiany w projekcie KSeF

Poza przesunięciem terminu obowiązkowego wejścia w życie, resort zdecydował też, że:

• faktury uproszczone (paragony do 450 zł) i faktury fiskalne, będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
• faktury konsumenckie B2C nie zostaną objęte systemem KSeF,
• bilety spełniające warunki faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF).

Zalety i wady systemu KSeF

KSeF to jeden z elementów polityki uszczelniania VAT przyjętej przez państwo, ale rozwiązanie ma zalety także i dla przedsiębiorców. Dzięki optymalizacji procesów fakturowych:

• zniknie obowiązek przechowywania faktur (wszystkie będą w KSeF),
• zwroty VAT będą szybsze (z 60 do 40 dni) dzięki sprawnemu procesowaniu dokumentów,
• ewentualne kontrole prowadzone przez będą mniej angażowały kontrolowanych (nie będzie trzeba wystawiać na żądanie JPK_FA).

Jedyną zauważalną wadą KSeF jest fakt, że obejmie on wszystkich przedsiębiorców, także tych najdrobniejszych. Część z nich korzysta jeszcze z faktur papierowych, ponieważ nie są biegli w obsłudze programów komputerowych, zatem po wdrożeniu KSeF będą musieli się przeszkolić. Ostateczna wersja projektu ustawy ma zostać opublikowana do końca marca 2023 r., a ogłoszenie ustawy w dzienniku ustaw odbędzie się w lipcu 2023 r.