Najem krótkoterminowy – nowe obowiązki. Co zmieni się w 2026 roku?

Dlatego od 2026 roku ta sytuacja diametralnie się zmieni, a to za sprawą wejścia w życie Rozporządzenia UE 2024/1028 oraz planowanych przepisów krajowych. Nowe regulacje wprowadzą obowiązek rejestracji lokali, większą transparentność wobec gmin oraz znacznie bardziej sformalizowane zasady prowadzenia najmu.

O tym, co dokładnie się zmieni, jakie obowiązki będą dotyczyć właścicieli i jak przygotować się na nowe regulacje przeczytasz w poniższym artykule.

Rozporządzenie UE 2024/1028 – co zmienia w najmie krótkoterminowym w 2026 roku

Zmiany, które wejdą w życie w 2026 roku, wynikają bezpośrednio z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1028 z dnia 11 kwietnia 2024 r. w sprawie gromadzenia i udostępniania danych dotyczących usług krótkoterminowego najmu lokali mieszkalnych i zmieniające rozporządzenie (UE) 2018/1724. Akt ten wprowadza jednolite zasady rejestracji i raportowania najmu krótkoterminowego w całej Unii Europejskiej. Od 20 maja 2026 r. właściciele mieszkań na doby oraz platformy takie jak Airbnb czy Booking będą musieli działać według nowych, ściśle określonych reguł.

Z motywów do Rozporządzenia 2024/1028 wynika, że usługi krótkoterminowego najmu lokali mieszkalnych szybko zyskują na popularności w całej Unii Europejskiej dzięki rozwojowi platform cyfrowych, co stwarza zarówno nowe możliwości dla wynajmujących i turystów, jak i wyzwania dla społeczności lokalnych i organów publicznych, takie jak niedobór mieszkań na wynajem długoterminowy, wzrost czynszów i cen nieruchomości oraz brak wiarygodnych danych o tym, kto, gdzie i kiedy świadczy takie usługi. W odpowiedzi na te problemy rozporządzenie wprowadza jednolite, zharmonizowane przepisy dotyczące rejestracji i udostępniania danych o krótkoterminowym najmie mieszkań, które mają umożliwić organom publicznym skuteczne i proporcjonalne opracowanie polityki mieszkaniowej i turystycznej, jednocześnie zapewniając równowagę między interesami rynku, a interesem publicznym.

Regulacja harmonizuje wymogi przejrzystości, określa zasady funkcjonowania systemów rejestracji oraz zasady udostępniania danych przez platformy pośredniczące w najmie, przy czym państwa członkowskie nie mogą nakładać dodatkowych wymogów wychodzących poza ramy rozporządzenia, co gwarantuje spójność przepisów na rynku wewnętrznym. Rozporządzenie nie ingeruje w przepisy podatkowe ani karne, nie ogranicza wymogów zdrowotnych, bezpieczeństwa czy jakości, a wykorzystanie danych jest możliwe jedynie w sposób zgodny z prawem UE i krajowym, co ma zapewnić ochronę prywatności oraz proporcjonalne i uzasadnione podejmowanie działań przez państwa członkowskie.

Rozporządzenie 2024/1028 wprowadza jednolite zasady dla całej UE dotyczące zbierania i udostępniania danych o najmie krótkoterminowym, tj.:

• OBOWIĄZEK REJESTRACJI JEDNOSTEK NAJMU: każdy lokal musi zostać zarejestrowany, a numer rejestracyjny będzie obowiązkowy w ogłoszeniach i na platformach.
• REGULACJA OBEJMUJE GOSPODARZY I PLATFORMY: rozporządzenie dotyczy zarówno platform takich jak Airbnb czy Booking, jak i hostów, również tych wynajmujących bez działalności gospodarczej.
• ZBIERANIE I UDOSTĘPNIANIE DANYCH: platformy będą przekazywać szczegółowe informacje: liczba rezerwacji, nocy, gości, adresy i dane hostów.
• HARMONIZACJA SYSTEMÓW W UE: każdy kraj musi stworzyć jednolity system rejestracji i cyfrowy punkt dostępu do danych, zapewniający interoperacyjność i zgodność z zasadami ochrony prywatności.
• TERMIN STOSOWANIA: od 20 maja 2026 r.
• SANKCJE ZA BRAK ZGODNOŚCI: kary przewidziane są zarówno dla platform, jak i dla właścicieli, którzy nie dopełnią obowiązków.
• PRZEPISY KRAJOWE: państwa członkowskie mogą wprowadzać dodatkowe wymogi dotyczące bezpieczeństwa, jakości czy limitów ilościowych, o ile są proporcjonalne i zgodne z prawem Unii.

Rozporządzenie 2024/1028 a skutki dla właścicieli najmu krótkoterminowego w Polsce

Przepisy Rozporządzenia 2024/1028 wprowadzają następujące konsekwencje dla właścicieli najmu krótkoterminowego w Polsce, tj.:

• Obowiązek rejestracji lokalu i nadania numeru identyfikacyjnego
• Nowe obowiązki informacyjne wobec gmin i platform
• Dotyczy także najmu prywatnego i okazjonalnego
• Większa przejrzystość podatkowa (VAT) i wyższe ryzyko kontroli
• Konieczność prowadzenia bardziej sformalizowanej działalności

Najem krótkoterminowy 2026 – najważniejsze zmiany

Skoro już wiemy, jak teoretycznie wygląda treść Rozporządzenia UE 2024/1028 w sprawie najmu krótkoterminowego, czas przełożyć je na praktykę i sprawdzić, jakie obowiązki i procedury będą miały realny wpływ na wynajmujących, platformy i organy publiczne w 2026 roku.

OBOWIĄZKOWA REJESTRACJA LOKALI I NUMER IDENTYFIKACYJNY

Największa zmiana dotyczy obowiązku rejestracji każdego lokalu wykorzystywanego do najmu krótkoterminowego. Od 2026 roku każdy lokal będzie musiał zostać wpisany do odpowiedniego rejestru prowadzonego przez organy publiczne, a wynajmujący otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Numer ten będzie konieczny do legalnego oferowania mieszkania na wynajem krótkoterminowy zarówno przez platformy internetowe, jak i w bezpośrednich ofertach. Celem jest zapewnienie przejrzystości rynku, umożliwienie organom kontrolę dostępności mieszkań oraz ułatwienie egzekwowania przepisów w sposób proporcjonalny i zgodny z prawem UE.

Zatem każdy lokal wykorzystywany do najmu krótkoterminowego będzie musiał zostać zarejestrowany w krajowym systemie. Właściciel otrzyma unikalny numer rejestracyjny, który trzeba będzie podawać:

• w ogłoszeniu,
• na platformach (Airbnb, Booking),
• w komunikacji z gościem,
• często również w lokalu.

Platformy będą weryfikowały numer, bowiem bez niego oferta nie zostanie opublikowana. To koniec najmu krótkoterminowego bez formalności.

NOWE OBOWIĄZKI WŁAŚCICIELI – DOKUMENTACJA, INFORMACJE, REGULAMINY

Od 2026 roku właścicieli obejmą nowe obowiązki, takie jak:

• Posiadanie i udostępnianie regulaminu obiektu
• Wskazanie osoby odpowiedzialnej za kontakt w nagłych przypadkach
• Umieszczenie zasad ciszy nocnej
• Zgłaszanie informacji gminie
• Możliwe oznaczenie lokalu jako obiektu zakwaterowania

Wspólnoty mieszkaniowe i gminy mogą otrzymać większy wpływ na to, czy w budynku można prowadzić wynajem na doby.

RAPORTOWANIE DANYCH DO ORGANÓW PAŃSTWOWYCH

Platformy i właściciele będą przekazywać m.in.:

• Liczba wynajętych dób
• Obłożenie
• Adres i numer rejestracyjny lokalu
• Dane kontaktowe właściciela

Celem jest wyeliminowanie szarej strefy oraz umożliwienie gminom monitorowania rynku.

KARY ZA BRAK REJESTRACJI I NIELEGALNE OGŁOSZENIA

Brak zgłoszenia lokalu lub podanie błędnych danych będzie grozić znacznymi karami administracyjnymi. Platformy będą musiały usuwać oferty bez ważnego numeru.

Najem krótkoterminowy bez działalności, czy będzie możliwy?

Najem prywatny będzie możliwy wyłącznie wtedy, gdy:

• wynajem jest okazjonalny,
• nie ma charakteru zorganizowanego,
• nie ma charakteru ciągłego,
• nie ma charakteru zarobkowego.

Większość klasycznych najmów krótkoterminowych, czyli powtarzalnych, regularnych i zarobkowych będzie kwalifikowana jako działalność gospodarcza. To oznacza:

• Rejestracja działalności
• Prowadzenie ewidencji
• Zgłoszenia do gminy
• Obowiązek uzyskania numeru identyfikacyjnego

Najem krótkoterminowy a VAT

W 2026 roku znaczenie podatku VAT w najmie krótkoterminowym wzrośnie z uwagi na pełną formalizację rynku nieruchomości.

Do kluczowych zasad należą:

• Usługi zakwaterowania (PKWiU 55) są objęte 8% VAT.
• Regularny najem krótkoterminowy traktowany jest jako działalność gospodarcza, zatem właściciel staje się podatnikiem VAT.
• Zmiana przeznaczenia lokalu (np. z najmu krótkoterminowego na długoterminowy) może wymagać korekty VAT od zakupu nieruchomości.

Najem krótkoterminowy a KSeF

Od 2026 roku właściciele powinni przygotować się nie tylko na rejestr jednostek najmu, ale także na Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Czy najem krótkoterminowy będzie objęty KSeF? Odpowiedź brzmi tak!

Najem krótkoterminowy to przede wszystkim usługa zakwaterowania, która zwykle ma charakter zarobkowy. Po zmianach w przepisach coraz częściej będzie traktowana jako działalność gospodarcza, co wiąże się z nowymi obowiązkami dla wynajmujących. W praktyce oznacza to konieczność:

• Wystawianie faktur w systemie KSeF
• Udostępnianie faktur gościom
• Prowadzenie rozliczeń VAT w systemie

Podsumowanie

Zmiany w najmie krótkoterminowym od 2026 roku to dość spora rewolucja w historii tego rynku w Polsce. Rozporządzenie UE 2024/1028 wprowadza szereg nowych obowiązków, które mają zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo świadczenia usług krótkoterminowego najmu. Najważniejsze elementy zmian to:

• Obowiązkowa rejestracja lokali
• Numer identyfikacyjny
• Raportowanie danych
• Nowe obowiązki dokumentacyjne
• Większe ryzyko uznania najmu za działalność gospodarczą
• Obowiązki podatkowe, w tym rozliczanie VAT

W praktyce oznacza to, że najem krótkoterminowy stanie się bardziej sformalizowany, podobnie jak w przypadku wprowadzenia KSeF dla usług wynajmu, ale jednocześnie bardziej przejrzysty i bezpieczny, zarówno dla wynajmujących, jak i dla organów publicznych.