Obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o. – bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z działalności

×

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to podstawowy dokument obrazujący sytuację finansową, majątkową oraz wyniki działalności gospodarczej spółki za dany rok obrotowy, a jego celem jest:

• rzetelne przedstawienie sytuacji ekonomicznej spółki,
• ocena kondycji finansowej,
• analiza rentowności i płynności,
• dostarczenie informacji dla wspólników, banków, kontrahentów i instytucji publicznych.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych oraz zasady ich tworzenia reguluje ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., w szczególności art. 45 tej ustawy określa, jakie elementy powinno zawierać sprawozdanie, w jakim języku i walucie ma być sporządzone oraz w jakiej formie należy je przygotować – od kilku lat obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna.

• zestawienie zmian w kapitale własnym
• rachunek przepływów pieniężnych (dot. jednostek innych niż mikro i małe)

Co zatem należy zapamiętać w kontekście sprawozdania finansowego? Przede wszystkim:

• Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone po zamknięciu ksiąg rachunkowych.
• Obowiązkowa forma elektroniczna, podpisy elektroniczne członków zarządu.
• Struktura i format sprawozdania muszą być zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów.
• Elementy podstawowe to bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa.
• Sprawozdanie z działalności jest obowiązkowe w przypadku jednostek podlegających badaniu przez biegłego rewidenta.
• Sprawozdanie musi być sporządzone w języku polskim, a waluta to polski złoty.
• Szczególne zasady dotyczą emitentów papierów wartościowych i dużych grup kapitałowych.

Kto musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdania finansowe muszą sporządzać firmy, które prowadzą pełną księgowość (księgi rachunkowe) — tak nakazuje ustawa o rachunkowości. Dotyczy to zarówno spółek z o.o., spółek osobowych, jak i niektórych jednoosobowych działalności gospodarczych, jeśli wybrały (lub muszą) prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Sama forma prawna firmy nie ma znaczenia. Istotne jest czy firma prowadzi pełną księgowość, bo tylko wtedy obowiązuje ją obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. musi być sporządzone zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz z zachowaniem terminów określonych w Kodeksie spółek handlowych. Co ważniejsze, to zarząd spółki odpowiada za prawidłowe przygotowanie sprawozdania finansowego spółki z o.o., które powinno odzwierciedlać rzetelną sytuację majątkową i finansową firmy.

Należy również zapamiętać, że:

• Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. jest kluczowym dokumentem dla wspólników oraz potencjalnych inwestorów, umożliwiając ocenę kondycji firmy.
• Każde sprawozdanie finansowe spółki z o.o. powinno zawierać bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową wraz ze sprawozdaniem z działalności.
• Zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany przekazać sprawozdanie finansowe spółki z o.o. wraz z wymaganymi dokumentami do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
• Po zatwierdzeniu sprawozdanie finansowe spółki z o.o. musi być złożone do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości.
• Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), również mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego spółki z o.o. w formie elektronicznej.
• Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego spółki z o.o. w KRS może skutkować sankcjami oraz negatywnymi konsekwencjami prawnymi dla spółki i członków zarządu.
• Terminowe złożenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. do KRS pozwala na zachowanie przejrzystości finansowej oraz wypełnienie wymogów formalno-prawnych wobec organów państwowych.
• W przypadku spółek z o.o., które spełniają określone kryteria, sprawozdanie finansowe spółki z o.o. podlega badaniu przez biegłego rewidenta.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda zakończenie roku w spółce z o.o., to przejdź tutaj.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe

E-sprawozdanie finansowe spółki z o.o. to po prostu tradycyjne sprawozdanie finansowe, ale sporządzone i składane wyłącznie w formie elektronicznej. Od 1 października 2018 r. wszystkie spółki z o.o. muszą sporządzać i składać sprawozdania finansowe wyłącznie w formie elektronicznej.

Elektroniczne sprawozdania finansowe zostały uregulowane w przepisie art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości: „Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”.

Z powyższego przepisu wynika, że:

• FORMA ELEKTRONICZNA JEST OBOWIĄZKOWA – oznacza to, że nie można już sporządzać ani składać sprawozdania finansowego w formie papierowej
• KAŻDY DOKUMENT SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO MUSI BYĆ ZAPISANY W ODPOWIEDNIM PLIKU ELEKTRONICZNYM – zgodnym ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów (dla spółek z o.o. – w formacie XML według wzoru z BIP MF).
• DOKUMENT MUSI BYĆ PODPISANY ELEKTRONICZNIE – przez osoby wchodzące w skład zarządu (wszystkich członków zarządu, chyba że statut lub przepisy stanowią inaczej).
• DO WYBORU SĄ TRZY RODZAJE PODPISÓW:
  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • podpis zaufany (ePUAP),
  • podpis osobisty (z e-dowodu osobistego).
WAŻNE – zarząd spółki z o.o. musi posiadać dostęp do jednego z rodzajów podpisu elektronicznego, co oznacza, że spółka z o.o. musi przygotować sprawozdanie w odpowiednim formacie i strukturze (najczęściej XML). Nie ma zatem możliwości „ręcznego” podpisania wydruku i przesłania go pocztą lub złożenia osobiście, wszystko bowiem odbywa się cyfrowo.

Tym samym każda spółka z o.o. wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), niezależnie od wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności, ma obowiązek przygotowania i złożenia sprawozdania finansowego w formie e-sprawozdania. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim to, że:

• sprawozdanie finansowe spółki z o.o. musi być sporządzone w formie elektronicznej;
• musi posiadać odpowiednią strukturę logiczną i format określony przez Ministerstwo Finansów (najczęściej XML);
• musi być podpisane elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
• musi być złożone online, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości, do KRS – w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Zastanawiasz się, jak zarejestrować spółkę z o.o.? Przejdź tutaj, gdzie krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces rejestracji spółki z o.o.

Elementy rocznego sprawozdania finansowego spółki z o.o.

Zgodnie z art. 45 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe spółki z o.o. składa się z następujących elementów:

BILANS – prezentuje majątek spółki oraz źródła jego finansowania na dzień bilansowy (aktywa i pasywa), a w szczególności:

• zakres danych w bilansie:
  • w bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący rok obrotowy oraz na dzień kończący poprzedni rok obrotowy (czyli dane porównawcze);
  • jeżeli bilans sporządzany jest na inny dzień niż standardowy koniec roku obrotowego, należy wykazać dane na ten dzień oraz na koniec bezpośrednio poprzedniego roku obrotowego;
• wycena pozycji bilansowych:
  • wartość poszczególnych grup składników aktywów wykazuje się w bilansie w wysokości ich wartości księgowej, skorygowanej o:
    • odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe;
    • odpisy aktualizujące wartość składników aktywów trwałych (w tym z tytułu trwałej utraty wartości);
    • odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych;
    • odpisy aktualizujące wartość należności;
  • aktywa i zobowiązania finansowe można wykazywać w bilansie w kwocie netto po kompensacie, ale tylko gdy jednostka:
    • ma bezwarunkowe prawo do takiej kompensaty;
    • oraz zamierza rozliczyć te pozycje w kwocie netto albo jednocześnie wydać składnik aktywów i rozliczyć zobowiązanie;
  • prezentacja odpisów z wyniku finansowego:
    • jeżeli w ciągu roku dokonywane były odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku, należy je wykazać ze znakiem ujemnym w odrębnej pozycji pasywów: „Kapitał (fundusz) własny – Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)”;
• fundusze specjalne:
  • zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych przepisów, które nie są zaliczane do kapitałów własnych, ujmuje się w bilansie po stronie pasywów – w grupie zobowiązań, jako fundusze specjalne.

RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT – przedstawia przychody, koszty, zysk lub stratę netto za rok obrotowy, a w szczególności:

• zakres danych w rachunku zysków i strat:
  • w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty,
  • zyski, straty, obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego;
  • dane należy zaprezentować zarówno za bieżący, jak i za poprzedni rok obrotowy, aby umożliwić porównanie wyników;
  • jeżeli rachunek zysków i strat sporządzany jest za inny okres sprawozdawczy niż pełny rok obrotowy (np. za kwartał), dane należy wykazać dla tego okresu oraz dla analogicznego okresu roku poprzedniego;
• działalność kontynuowana i zaniechana:
  • jeżeli spółka przewiduje zaprzestanie określonego zakresu działalności, mającego wpływ na przychody i koszty przyszłych okresów, to przychody i koszty z tej działalności należy wykazać oddzielnie – przy zachowaniu zasady kontynuacji działalności;
• warianty rachunku zysków i strat:
  • rachunek zysków i strat spółki z o.o. może być sporządzany w jednej z dwóch form:
    • wariant kalkulacyjny – oparty na rodzaju kosztów (np. zużycie materiałów, usługi obce, wynagrodzenia);
    • wariant porównawczy – oparty na funkcjach kosztów (np. koszty działalności operacyjnej, koszty sprzedaży, koszty zarządu).

INFORMACJA DODATKOWA – zawiera wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, a w szczególności:

• Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj.:
• wprowadzenie do sprawozdania finansowego, zawierające opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, oraz przedstawienie przyczyn i skutków ich ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego;
• dodatkowe informacje i objaśnienia:
  • do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym;
  • proponowany podział zysku lub pokrycia straty;
  • podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki;
  • inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.

Dodatkowe dokumenty składane razem ze sprawozdaniem finansowym do KRS, to:

• uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (obowiązkowe dla jednostek podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta),
• opinia biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu).

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności dotyczy wszystkich spółek kapitałowych, czyli m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na ich wielkość, jeżeli spełniają któryś z poniższych warunków:

• są zobowiązane do badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta (czyli przekraczają progi określone w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości),
• należą do kategorii podmiotów wymienionych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości – czyli np. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe itp.

W praktyce dla spółki z o.o. oznacza to, że obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności powstaje wtedy, gdy podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.

OSprawozdanie z działalności spółki z o.o. powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

• zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
• przewidywanym rozwoju jednostki;
• ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
• udziałach własnych, w tym:
  • przyczynę nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym;
  • liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;
  • w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów;
  • liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;
• posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
• instrumentach finansowych w zakresie:
  • ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka;
  • przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Terminy obowiązujące spółkę z o.o.

Do najważniejszych terminów dotyczących sprawozdawczości spółki z o.o. należą

Odpowiedzialność zarządu spółki z o.o.

Za prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzenie oraz złożenie sprawozdania finansowego odpowiada zarząd spółki z o.o. Obowiązki sprawozdawcze spółki muszą być wykonane z należytą starannością.

Zakres odpowiedzialności obejmuje:

• sporządzenie sprawozdania,
• podpisanie (każdy członek zarządu),zwołanie zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia,
• terminowe złożenie dokumentów do KRS.

Konsekwencje nieterminowego sporządzenia lub niezłożenia sprawozdania finansowego

Jak wskazaliśmy we wcześniejszej części artykułu, zarząd spółki z o.o. ma obowiązek złożyć do właściwego rejestru sądowego (np. KRS) roczne sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami (sprawozdanie z badania, uchwały o zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności jeśli dotyczy) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 69 ustawy o rachunkowości)

Nieterminowe sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego pociąga za sobą następujące negatywne konsekwencje dla spółki z o.o., tj.:

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA ZA NARUSZENIA (ART. 77 USTAWY O RAHCUNKOWOŚCI)

• Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, kto dopuszcza się m.in.:
  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych;
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.
• Za powyższe przestępstwa grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.
• Przestępstwa te mogą popełnić osoby, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań, czyli przede wszystkim kierownicy jednostek (w przypadku spółki z o.o. – zarząd) .

SZCZEGÓŁOWE PRZESTĘPSTWA I SANKCJE (ART. 79 USTAWY O RACHUNKOWOŚCI)

• Przestępstwa dotyczą:
• niepoddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta [por. art. 79 pkt 1 ustawy o rachunkowości];
• naruszenia obowiązków związanych z czynnościami przeprowadzanymi przez biegłego rewidenta [por. art. 79 pkt 2 ustawy o rachunkowości];
• nieskładania sprawozdania finansowego do ogłoszenia [por. art. 79 pkt 3 ustawy o rachunkowości];
• nieskładania sprawozdań we właściwym rejestrze sądowym [por. art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości];
• niezamieszczania wymaganych dokumentów na stronie internetowej [por. art. 79 pkt 4a ustawy o rachunkowości];
• naruszenia obowiązku udostępniania sprawozdania finansowego i innych dokumentów [por. art. 79 pkt 5 ustawy o rachunkowości];
• nieuprawniona prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych [por. art. 79 pkt 6 ustawy o rachunkowości];
• naruszenia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia podczas prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych [por. art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości];
• naruszenia obowiązków związanych z rozwiązaniem umowy o badanie sprawozdania finansowego [por. art. 79 pkt 8 ustawy o rachunkowości];
• zawarcia z firmą audytorską umowy o badanie ustawowe na okres krótszy niż 2 lata [por. art. 79 pkt 9 ustawy o rachunkowości];
• stosowania niedozwolonych klauzul umownych [por. art. 79 pkt 10 ustawy o rachunkowości].

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNO-SKARBOWA (ART. 80B KODEKSU KARNEGO SKARBOWEGO)

• Nieprzekazanie sprawozdania finansowego we właściwym terminie organowi podatkowemu to wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny.

Co zatem należy zapamiętać?

• Spółka z o.o. musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia.
• Nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością karną osoby zarządzającej spółką.
• Odpowiedzialność ponosi przede wszystkim kierownik jednostki (np. zarząd), nie firma prowadząca księgowość.
• Termin i prawidłowość złożenia są kluczowe, a za naruszenia grożą sankcje karne i karno-skarbowe.
• Więcej na temat kar za niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego w spółce z o.o. przeczytaj tutaj.

Podsumowanie

bowiązki sprawozdawcze spółki z o.o. są fundamentem transparentności i prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Terminowe i rzetelne sporządzenie oraz złożenie sprawozdania finansowego zapewnia zgodność z przepisami prawa, buduje zaufanie wspólników i kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko sankcji prawnych i finansowych. Dlatego zarząd spółki musi traktować je z najwyższą starannością i odpowiedzialnością. Jeśli spółka z o.o. spóźni się ze złożeniem sprawozdania finansowego do KRS, mogą ją spotkać poważne konsekwencje, takie jak kary finansowe, odpowiedzialność karna, problemy z wiarygodnością czy też ryzyko wykreślenia spółki z rejestru.