5 wskazówek jak zmniejszyć koszty w działalności

Choć samo założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne, to przedsiębiorca już od początku zobligowany jest do opłacania składek ZUS, podatku PIT i VAT. Mały ZUS w 2018 r. wynosi 504,66 zł lub 520,10 zł, w zależności od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się na opłacanie dodatkowej (nieobowiązkowej) składki na ubezpieczenie chorobowe. Duży ZUS wynosi odpowiednio 1.166,85 zł lub 1.232,16 zł. Do tego dochodzą jeszcze ewentualne koszty związane z funkcjonowaniem biura/lokalu (ubezpieczenie, czynsz, opłaty za media, materiały i urządzenia biurowe), księgowością, zatrudnieniem pracowników i pozyskiwaniem klientów. Warto pamiętać, że prowadzenie biznesu to też np. koszty zwrotu towarów, reklamacji czy zniszczeń – i wiele innych. Sprawdź, jak zmniejszyć koszty w działalności, poniżej 5 praktycznych wskazówek:

1. Mniejszy ZUS, czyli Ulga na start

W styczniu Sejm uchwalił Konstytucję Biznesu, czyli pakiet 5 ustaw, które mają ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Wraz z nią wprowadzona została tzw. „Ulga na start”.

Przedsiębiorca, który spełni łącznie trzy warunki:

• jest osobą fizyczną,
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy lub ponownie po upływie 5 lat,
• nie będzie świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy, u którego w danym lub poprzednim roku podatkowym wykonywał czynności wchodzące w zakres podejmowanej działalności,

będzie mógł skorzystać z 6-miesięcznego zwolnienia z części składek ZUS i w ramach działalności opłacać jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne (która w 2018 r. wynosi 319,94 zł miesięcznie). Proponowane rozwiązanie ma wejść w życie w pierwszej połowie 2018 r., dokładny termin nie jest jednak jeszcze znany.

Przeczytaj więcej: Ulga na start

2. Firma na etacie

Inną możliwością obniżenia składek ZUS jest prowadzenie działalności i jednoczesne zatrudnienie w ramach umowy o pracę.

Osoby łączące etat z prowadzeniem działalności gospodarczej (pod warunkiem, że zarabiają na etacie co najmniej minimalne wynagrodzenie) zamiast standardowych składek ZUS w ramach działalności opłacają jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Decydując się na prowadzenie własnego biznesu przy zatrudnieniu na etacie warto jednak sprawdzić, czy umowa zawarta z pracodawcą nie zawiera zapisów o zakazie konkurencji. Prowadzenie działalności w takim samym lub podobnym zakresie może być uznane za działanie na szkodę pracodawcy. Grozi to zwolnieniem dyscyplinarnym, a także z koniecznością zapłaty odszkodowania.

Przeczytaj więcej: Prowadzenie firmy na etacie – o czym warto wiedzieć?

3. Księgowość internetowa

Aby ograniczyć koszty związane z zatrudnieniem księgowego i utworzeniem nowego stanowiska pracy przedsiębiorca może korzystać z usług biura rachunkowego. Można też prowadzić księgowość samodzielnie, na przykład przy pomocy specjalnego programu do księgowości.

To, które rozwiązanie wybrać, zależy od specyfiki danej firmy i preferencji jej właściciela. Biuro rachunkowe sprawdzi się najlepiej u przedsiębiorców, którym zależy na oszczędności czasu i którzy mają szeroki katalog klientów i świadczonych usług. Z kolei księgowość internetowa to dobry pomysł dla firm o mniejszej skali działalności i dla tych, którym bardziej zależy na oszczędności pieniędzy.

Przeczytaj więcej: Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

4. Optymalizacja podatkowa

Zakładając działalność gospodarczą przedsiębiorcy mają do wyboru kilka form opodatkowania:

• skalę podatkową (zasady ogólne),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• kartę podatkową,

a tym samym kolejną możliwość zmniejszenia obciążeń podatkowych, tj. wysokości podatku dochodowego do zapłaty. To, która forma opodatkowania będzie się najbardziej opłacać zależy od rodzaju prowadzonej działalności i indywidualnych preferencji przedsiębiorcy.

Przykładowo skala podatkowa może być dobrym rozwiązaniem dla tych, którzy ponoszą wiele firmowych wydatków i chcą rozliczać się w zeznaniu rocznym wspólnie z małżonkiem. Z kolei ryczałt ewidencjonowany może być bardziej opłacalny dla tych, którzy nie ponoszą wielu kosztów i którym zależy na prostocie prowadzenia ewidencji księgowej.

Przeczytaj więcej: Formy opodatkowania – jaką wybrać?

5. Koszty firmowe

Założenie i prowadzenie działalności gospodarczej niejednokrotnie wiąże się ze sporymi kosztami. Co prawda przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym mogą za sprawą kosztów obniżyć wysokość podatku dochodowego do zapłaty (wysokość podatku ustala się procentowo od osiągniętego dochodu, a dochód ustalany jest poprzez odjęcie od przychodu kosztów jego uzyskania), z drugiej strony jednak, jeśli przyjrzeć się uważniej, może się okazać, że tak naprawdę firma wiele pieniędzy wyrzuca w błoto.

Warto przeanalizować wszystkie wydatki i zastanowić się, gdzie można wprowadzić oszczędności. Przedsiębiorca może na przykład zainwestować w energooszczędne sprzęty. Zaopatrywać się w hurtowniach lub komisach zamiast w sklepach detalicznych. Zrezygnować z faktur papierowych na rzecz faktur elektronicznych. W zależności od potrzeb i możliwości – zakupić samochód poprzez kredyt lub leasing.

Przeczytaj więcej: Zakup samochodu – w kredyt czy w leasing?

Kolejnym sposobem na ograniczenie kosztów w działalności jest zatrudnienie pracownika z urzędu pracy. Organizacja stażu z PUP wbrew pozorom nie jest trudna i nie wymaga wielu formalności. Wybierając takie rozwiązanie firma nie ponosi kosztów zatrudnienia, pieniądze za staż wypłaca bowiem urząd.

Przypomnijmy, że całkowite koszty, jakie ponosi pracodawca przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem równym minimalnej – obecnie 2.100,00 zł brutto – wynosi 2.532,81 zł.

Przeczytaj więcej: Jak zorganizować staż w firmie?

Zaoszczędzone pieniądze przedsiębiorca może przeznaczyć na zakup dodatkowego, potrzebnego sprzętu, lub na tzw. poduszkę finansową. Zapewni mu ona bezpieczeństwo finansowe na wypadek nieprzyjemnych zdarzeń losowych – np. choroby, nagłej utraty przychodów i różnych nieprzewidzianych wydatków.