Chat with us, powered by LiveChat

Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym – zalety

przechowywanie dokumentacji - rodzaje dokumentów księgowych

Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.

Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji – zasady

Dokumentacja księgowa i kadrowa w firmie pełnie wiele funkcji – przede wszystkim, służy do wyliczania zobowiązań podatkowych i składkowych; poza tym jest niezwykle ważna w relacjach z kontrahentami i w ewentualnych sporach sądowych.

Przedsiębiorca, przechowując dokumentację swojej firmy, powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na:

  • Zabezpieczenie przed dostępem osób niepożądanych
  • Zabezpieczenie przed zniszczeniem i działaniem czynników szkodliwych
  • Swobodny dostęp do dokumentacji
  • Uporządkowanie – najlepiej chronologicznie, z podziałem na okresy rozliczeniowe
  • Wymagane terminy przechowywania poszczególnych dokumentów.

Wymogi wydają się być rozsądne; jeśli jednak wziąć pod uwagę okres ich przechowywania może się okazać, że w mieszkaniu bądź siedzibie firmy nie będzie właściwych warunków. W takiej sytuacji można skorzystać z usług biura rachunkowego.

Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym

Większość biur rachunkowych ma w swojej ofercie przechowywanie dokumentacji księgowej i kadrowej swoich klientów. Najczęściej dokumenty przetrzymywane są rok, a po zamknięciu okresu i złożeniu rozliczenia rocznego zwracane właścicielowi firmy. Można jednak znaleźć także biura posiadające archiwa, w których dokumenty są przechowywane do końca wymaganego przepisami okresu. Archiwa oferują też same usługi przechowywania – dostarczamy jedynie dokumenty odebrane od naszej księgowej, a przy tym nie musimy decydować się na korzystanie z nowego biura rachunkowego.

Do zalet przechowywania dokumentacji w biurze rachunkowym należy:

  • Wygoda i oszczędność miejsca
  • Oszczędność czasu – szczególnie, jeśli dokumenty dostarczamy drogą elektroniczną (skany) i/lub pocztą – konieczność dojazdów do biura zostaje zminimalizowana
  • Bezpieczeństwo – w biurach stosowane są profesjonalne, pancerne szafy, zapewniające ochronę przed osobami niepożądanymi i szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi
  • Swobodny dostęp – profesjonalne archiwa pozwalają na wygodny wgląd w dokumenty
  • Możliwość przeprowadzenia kontroli – kontrola z urzędu skarbowego może zostać przeprowadzona w biurze rachunkowym (po uprzednim ustaleniu tego faktu z inspektorami).
Uwaga!

Jeśli zdecydujemy się na zlecenie przechowywania dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu, konieczne będzie zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego, w terminie do 15 dni od daty wydania dokumentacji.

Za dużo dokumentów? Sprawdź księgowość online – oszczędność czasu i miejsca!
UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Odwiedź nasz
kanał na

I sprawdź:

  • podstawy prowadzenia firmy,
  • rady i opinie ekspertów,
  • bieżące terminy podatkowe.

SUBSKRYBUJ

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość