Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym – zalety

przechowywanie dokumentacji - rodzaje dokumentów księgowych

Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.

Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji – zasady

Dokumentacja księgowa i kadrowa w firmie pełnie wiele funkcji – przede wszystkim, służy do wyliczania zobowiązań podatkowych i składkowych; poza tym jest niezwykle ważna w relacjach z kontrahentami i w ewentualnych sporach sądowych.

Przedsiębiorca, przechowując dokumentację swojej firmy, powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na:

  • Zabezpieczenie przed dostępem osób niepożądanych
  • Zabezpieczenie przed zniszczeniem i działaniem czynników szkodliwych
  • Swobodny dostęp do dokumentacji
  • Uporządkowanie – najlepiej chronologicznie, z podziałem na okresy rozliczeniowe
  • Wymagane terminy przechowywania poszczególnych dokumentów.

Wymogi wydają się być rozsądne; jeśli jednak wziąć pod uwagę okres ich przechowywania może się okazać, że w mieszkaniu bądź siedzibie firmy nie będzie właściwych warunków. W takiej sytuacji można skorzystać z usług biura rachunkowego.

Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym

Większość biur rachunkowych ma w swojej ofercie przechowywanie dokumentacji księgowej i kadrowej swoich klientów. Najczęściej dokumenty przetrzymywane są rok, a po zamknięciu okresu i złożeniu rozliczenia rocznego zwracane właścicielowi firmy. Można jednak znaleźć także biura posiadające archiwa, w których dokumenty są przechowywane do końca wymaganego przepisami okresu. Archiwa oferują też same usługi przechowywania – dostarczamy jedynie dokumenty odebrane od naszej księgowej, a przy tym nie musimy decydować się na korzystanie z nowego biura rachunkowego.

Do zalet przechowywania dokumentacji w biurze rachunkowym należy:

  • Wygoda i oszczędność miejsca
  • Oszczędność czasu – szczególnie, jeśli dokumenty dostarczamy drogą elektroniczną (skany) i/lub pocztą – konieczność dojazdów do biura zostaje zminimalizowana
  • Bezpieczeństwo – w biurach stosowane są profesjonalne, pancerne szafy, zapewniające ochronę przed osobami niepożądanymi i szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi
  • Swobodny dostęp – profesjonalne archiwa pozwalają na wygodny wgląd w dokumenty
  • Możliwość przeprowadzenia kontroli – kontrola z urzędu skarbowego może zostać przeprowadzona w biurze rachunkowym (po uprzednim ustaleniu tego faktu z inspektorami).
Uwaga!

Jeśli zdecydujemy się na zlecenie przechowywania dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu, konieczne będzie zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego, w terminie do 15 dni od daty wydania dokumentacji.

Za dużo dokumentów? Sprawdź księgowość online – oszczędność czasu i miejsca!
UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disqus. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disqus zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disqus. O szczegółach przetwarzania danych przez Disqus dowiesz się ze strony.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość