Korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców wygoda – nie trzeba martwić się o rozliczenia, a podatki do zapłacenia otrzymuje się w gotowej kwocie. Podobnie może być z dokumentacją – większość biur rachunkowych ma w swojej usłudze również archiwizowanie dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji – zasady

Dokumentacja księgowa i kadrowa w firmie pełnie wiele funkcji – przede wszystkim, służy do wyliczania zobowiązań podatkowych i składkowych; poza tym jest niezwykle ważna w relacjach z kontrahentami i w ewentualnych sporach sądowych.

Przedsiębiorca, przechowując dokumentację swojej firmy, powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• Zabezpieczenie przed dostępem osób niepożądanych
• Zabezpieczenie przed zniszczeniem i działaniem czynników szkodliwych
• Swobodny dostęp do dokumentacji
• Uporządkowanie – najlepiej chronologicznie, z podziałem na okresy rozliczeniowe
• Wymagane terminy przechowywania poszczególnych dokumentów.

Wymogi wydają się być rozsądne; jeśli jednak wziąć pod uwagę okres ich przechowywania może się okazać, że w mieszkaniu bądź siedzibie firmy nie będzie właściwych warunków. W takiej sytuacji można skorzystać z usług biura rachunkowego.

Przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym

Większość biur rachunkowych ma w swojej ofercie przechowywanie dokumentacji księgowej i kadrowej swoich klientów. Najczęściej dokumenty przetrzymywane są rok, a po zamknięciu okresu i złożeniu rozliczenia rocznego zwracane właścicielowi firmy. Można jednak znaleźć także biura posiadające archiwa, w których dokumenty są przechowywane do końca wymaganego przepisami okresu. Archiwa oferują też same usługi przechowywania – dostarczamy jedynie dokumenty odebrane od naszej księgowej, a przy tym nie musimy decydować się na korzystanie z nowego biura rachunkowego.

Do zalet przechowywania dokumentacji w biurze rachunkowym należy:

• Wygoda i oszczędność miejsca
• Oszczędność czasu – szczególnie, jeśli dokumenty dostarczamy drogą elektroniczną (skany) i/lub pocztą – konieczność dojazdów do biura zostaje zminimalizowana
• Bezpieczeństwo – w biurach stosowane są profesjonalne, pancerne szafy, zapewniające ochronę przed osobami niepożądanymi i szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi
• Swobodny dostęp – profesjonalne archiwa pozwalają na wygodny wgląd w dokumenty
• Możliwość przeprowadzenia kontroli – kontrola z urzędu skarbowego może zostać przeprowadzona w biurze rachunkowym (po uprzednim ustaleniu tego faktu z inspektorami).

Uwaga!

Jeśli zdecydujemy się na zlecenie przechowywania dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu, konieczne będzie zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego, w terminie do 15 dni od daty wydania dokumentacji.