Refaktura według rodzaju kosztów w praktyce

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, w jaki sposób dokonać przeniesienia kosztów z dostawcy na faktycznego odbiorcę. Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy niejednokrotnie znajdują się w takich sytuacjach, o których nie ma mowy w przepisach. Jednak prawdą jest, że nie ma sytuacji bez wyjścia. Tak też się stało w przypadku refakturowania kosztów, gdzie sposób postępowania został ukształtowany przez praktykę, interpretacje podatkowe i wyroki sądowe. Sprawdźmy, jak to wygląda na konkretnych przykładach: refaktura za media, refaktura paliwa, usług noclegowych i nie tylko.

1. Refakturowanie opłat za media na najemcę

Najczęściej przy najmie umowy o dostarczanie mediów do wynajmowanej nieruchomości zawarte są z właścicielem obiektu. Z tego też powodu faktury za ich zużycie otrzymuje wynajmujący, a faktycznie media są zużywane przez najemcę. W takich właśnie sytuacjach dopuszczalne jest wystawienie refaktury.

W wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14 pojawia się wyjaśnienie, że jeżeli można potraktować najem i dostarczanie mediów jako dwie niezależne od siebie transakcje, wówczas można je potraktować jako odrębne świadczenia. W takim przypadku na media może być wystawiona refaktura. W przypadku mediów rozliczeń można dokonywać na podstawie wskazań liczników/podliczników lub z zastosowaniem miarodajnego klucza podziałowego.

Refaktura jest odzwierciedleniem faktury od wystawcy mediów, a więc znajdą się na niej kwoty i stawki podatku VAT, takie jak na fakturze. Opłata za użytkowanie wieczyste czy podatek od nieruchomości powinny się znaleźć na fakturze za najem, ponieważ najemca nie może decydować o wyborze podmiotu dokonującego dostawy świadczenia. Tak samo jest w przypadku opłaty za wywóz nieczystości.

2. Refaktura za paliwo

Dowolność umów handlowych pozwala na kreowanie różnych form nawiązywania współpracy. Może to być na przykład wynajem taboru samochodowego w ramach nawiązania współpracy. Jeżeli w takiej sytuacji dojdzie do obciążenia kosztami paliwa, będzie wystawiona refaktura ze stawką podatku VAT taką jak na fakturze od dostawcy. Jeżeli taka transakcja będzie potraktowana jako odsprzedaż paliwa, to jeszcze dodatkowo refaktura powinna zostać oznaczona kodem GTU_02 w JK_V7.

3. Refaktura za usługi noclegowe

Od nabycia usługi noclegowej przedsiębiorcy na ogół nie przysługuje odliczenie podatku VAT. W sytuacji, gdy zajdzie potrzeba dokonania refakturowania usług noclegowych, to wówczas należy ująć na refakturze takie same kwoty, jakie znajdują na fakturze. Jeżeli usługa noclegowa jest świadczeniem pomocniczym w stosunku do usługi głównej, wówczas koszt noclegu powinien się znaleźć w podstawie opodatkowania świadczenia głównego, ze stawką VAT dla tego świadczenia.

4. Refaktura za bilety lotnicze

Jeżeli znajdziemy się w sytuacji, gdy trzeba będzie dokonać refaktury za usługi lotnicze, to wystawienie refaktury będzie się odbywało na takich samych zasadach, jak w innych przypadkach. W zależności od tego, jaka stawka podatku VAT znajdzie się na fakturze od dostawcy, taka sama stawka powinna być stosowana na refakturze. Jeżeli to będzie transport na trasach międzynarodowych wtedy 0% stawka VAT, transport krajowy 8% stawka VAT.

5. Refaktura za rozmowy telefoniczne

Zdarza się, że pracodawcy obciążają swoich pracowników kosztami rozmów telefonicznych. Obciążenia dokonuje się na takich samych zasadach, tzn. na refakturze znajdzie się stawka VAT jak na fakturze od usługodawcy. Dodatkowo od 1 października 2020 r. w JPK_V7 należy stosować oznaczenie “EE”.

6. Refaktura za towar

Skoro nie ma przepisów o refakturze można ją wystawić również za towar. Przy refakturowaniu podkreśla się, że jest ona odzwierciedleniem faktury, a więc co do zasady nie powinno być na niej naliczonej marży. Odsprzedaż towaru po cenach zakupu nie jest zabroniona. W takich przypadku wystawienie refaktury za towar będzie objęte stawką podatku VAT, taką jak na fakturze.

Są to oczywiście przykładowe sytuacje, w których może dojść do refakturowania. Specyfika prowadzonej działalności gospodarczej będzie kształtowała katalog kosztów, które mogą być objęte refakturowaniem.