VAT- REF co to jest? Na czym to polega? Kto i jak może to rozliczyć?

VAT- REF w 2025 - omówione zagdnienia:

Pokaż więcej ↓

Wielu przedsiębiorców podróżuje po Unii Europejskiej i często w trakcie takich podróży dokonuje wydatków, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie wszyscy jednak wiedzą, że mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT zawartego w cenie poniesionych kosztów. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem VAT-REF, wyjaśnimy co to jest, na czym polega i kto może rozliczać VAT-REF.

VAT-REFUND – Co to jest VAT-REF?

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale tylko na terenie Polski. Pomimo tego, że mamy wspólny system podatku VAT w całej UE, to i tak nie można odliczyć podatku VAT od wydatków poniesionych w innym niż Polska kraju UE. Jednak nie oznacza to, że przedsiębiorca nie może ubiegać się o taki zwrot, jednak jak zawsze w takich przypadkach wymagane jest spełnienie określonych warunków.

O zwrot VAT w innym kraju Unii Europejskiej może ubiegać się przedsiębiorca, jeśli:

nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym został dokonany zakup,
jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce,
nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z podatku VAT i nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT.

Zwrot podatku VAT przysługuje jeżeli przedsiębiorca, który w szczególności:

nabywał paliwa,
wynajmował środki transportu,
dokonał innych wydatków związanych ze środkami transportu,
dokonał opłat drogowych,
poniósł koszty podróży, np. opłaty za taksówki, transport publiczny,
poniósł koszty zakwaterowania,
wydatkował środki na zakup żywności, napojów i usług restauracyjnych,
opłacał wstęp na targi i wystawy,
wydatkował środki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne,
poniósł inne wydatki w szczególności na zakup: narzędzi, części, artykułów biurowych czy usług.

Każdy zakup powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym. Niekiedy może być wymagane dołączenie dokumentu do wniosku VAT-REF.

VAT-REF procedura

Przedsiębiorca, który spełnia warunki do ubiegania się o zwrot podatku VAT zapłaconego na terenie innego kraju UE, może złożyć wniosek VAT-REF, który będzie wysłany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w Polsce. Za pośrednictwem polskiego organu podatkowego wniosek trafi do właściwego urzędu skarbowego w kraju, w którym przedsiębiorca ubiega się o zwrot podatku VAT.

Wniosek VAT-REF o zwrot podatku VAT należy złożyć odpowiednio do:

Naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania – osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby – osoby prawne (np. spółka z o.o., S.A.), jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. stowarzyszenia).
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście – podmioty, które nie mają stałego miejsca zamieszkania, siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (np. podmioty zagraniczne).

Wniosek należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy, termin jest nieprzekraczalny

Wniosek VAT-REF można złożyć pod warunkiem, że kwota wnioskowanego zwrotu podatku VAT nie jest niższa niż:

400 euro – wniosek dotyczy okresu nie krótszego niż 3 miesiące,
50 euro – wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub okresu krótszego niż ostatnie 3 miesiące tego roku.

Kopia faktury lub dokumentu celnego jest wymagana, gdy podstawa opodatkowania na fakturze wynosi:

powyżej 1.000 euro,
powyżej 250 euro – w przypadku nabycia paliwa.

Wszystkie kwoty wyrażone w euro powinny zostać przeliczone na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub dokumentu celnego

VAT-REF instrukcja

Informacje na temat zakresu informacji, które powinny się znaleźć na wniosku VAT-REF zawarte zostały w załączniku do Rozporządzenia w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej. Wniosek o zwrot podatku VAT składa się w języku polskim za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Formularz interaktywny dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów. Tam też dostępna jest instrukcja wypełniania wniosku.

A. Miejsce i cel składania wniosku.

W pierwszym kroku należy wybrać urząd skarbowy, do którego kierowany jest wniosek VAT-REF, zaznaczyć cel i rodzaj składanego wniosku:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

B. Dane wnioskodawcy

W drugim kroku podajemy dane wnioskodawcy/przedsiębiorcy ubiegającego się o zwrot, w tym jego numer NIP, imię, nazwisko, datę urodzenia w przypadku osób fizycznych, adres zamieszkania i adres e-mail. Pole z numerem telefonu jest opcjonalne, jednak w celu ułatwienia kontaktu z urzędem zaleca się podanie tego numeru:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

C. Dane osoby reprezentującej podatnika

Jeśli przedsiębiorca będzie chciał złożyć wniosek przez pełnomocnika, to musi złożyć pełnomocnictwo szczególne PPS-1 a w części C podać dane pełnomocnika:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

D. Dane wniosku o zwrot podatku VAT

W trzecim kroku wpisujemy państwo członkowskie UE, do którego kierowany jest wniosek i podajemy zakres dat, których wniosek dotyczy. W części dotyczącej rodzaju prowadzonej działalności należy wpisać kod lub kody, o których jest mowa w Rozporządzeniu nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE.

W części dotyczącej rachunku bankowego należy podać szczegóły rachunku, na który ma być dokonany zwrot podatku VAT:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

E. Informacje dotyczące importowanych towarów.

W czwartym kroku wymienia się dokumenty importowe, które są automatycznie kolejno numerowane. W poz. 52-54 podawane są dane jednoznacznie charakteryzujące poszczególne dokumenty importowe wymienione we wniosku. W części E.2, E.3 i E.4 wpisywany są szczegółowe informacje na temat zakupu towarów w ramach importu, od których będzie dokonywany zwrot podatku VAT:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Po rozwinięciu E.2 pojawią się dane dotyczące sprzedawcy towarów:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Po rozwinięciu E.2 pojawią się dane dotyczące sprzedawcy towarów:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

W części E.3 rodzaje towarów, podawane są kody i podkody towarów. Podstawowe kody to:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

F. Informacje dotyczące nabytych towarów.

W piątym kroku przedsiębiorca musi wpisać szczegółowe informacje na temat nabytych towarów i usług, co do których będzie się ubiegał o zwrot podatku VAT. Zakres podawanych informacji będzie zbliżony do tych, o których była mowa w części dotyczącej towarów importowanych:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

G. Podsumowanie.

W siódmym kroku pojawi się informacja na temat ogólnej kwoty zwrotu podatku VAT i waluta kraju, do którego kierowany jest wniosek:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

H. Informacja o załączonych kopiach dokumentów.

W siódmym kroku podawana jest informacja o załączonych kopiach dokumentów. Państwo członkowskie zwrotu, może, ale nie musi zażądać załączenia do wniosku kopii dokumentów:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

I. Zmiana proporcji, o której mowa w art. 89 ust. 1l ustawy VAT.

W przypadku gdy towary lub usługi, od których przedsiębiorca ubiega się o zwrot podatku VAT, były wykorzystywane tylko częściowo do wykonywania na terytorium Polski czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, przedsiębiorca ubiegający się o zwrot podatku jest obowiązany przy określaniu wnioskowanej kwoty zwrotu podatku uwzględnić odpowiednią proporcję lub udział procentowy, którym będzie rozliczany podatek VAT:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Jeśli chodzi o informację na temat wskaźnika VAT, to jest ona dostępna w aplikacji ifirma.pl, gdzie taki wskaźnik jest wyliczany automatycznie w oparciu o wprowadzone dane. Szczegółowe informacje na temat wyliczania wskaźnika VAT dostępne są w podlinkowanej publikacji. Natomiast informacja na temat, w jaki sposób księgować wydatki prowadząc sprzedaż mieszana, dostępna jest w innej publikacji, w której podana jest szczegółowa ścieżka działania.

J. Oświadczenie.

W ósmym kroku przedsiębiorca składa oświadczenie, z którego wynika, że spełnia warunki do ubiegania się o zwrot podatku VAT w procedurze VAT-REF:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

K. Pouczenie.

W dziewiątym kroku przedsiębiorca musi zaakceptować pouczenie, z którego wynika, że ponosi odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego za podanie nieprawdy lub jej zatajenie:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

W dziesiątym kroku można wygenerować pogląd przygotowanego wniosku VAT-REF. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy zostały wypełnione wszystkie wymagane pola i czy formularz nie zawiera błędów i ostrzeżeń. Jeśli wszystko jest w porządku, można zaakceptować i wysłać wniosek. Wysyłka jest możliwa dopiero wówczas, gdy VAT-REF został poprawnie wypełniony:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Jeśli VAT-REF jest wysyłany przez e-Deklaracje, to może być autoryzowany podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi

Potwierdzeniem przyjęcia dokumentu VAT-REF przez system e-Deklaracje jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru z komunikatem:
“200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie”

Wniosek zostanie przesłany z systemu e-Deklaracje do polskiego systemu VAT-REFUND a przedsiębiorca otrzyma automatyczną wiadomość na podany we wniosku adres poczty elektronicznej z informacją o nadaniu numeru referencyjnego wniosku w systemie VAT-REFUND

VAT-REF przez e-Urząd Skarbowy

Przedsiębiorca może wysłać wniosek VAT-REF przez aplikację e-Urząd Skarbowy. Jednak w pierwszej kolejności w takim przypadku musi wyrazić zgodę na otrzymywanie e-Korespondencji. Wysyłka VAT-REF jest możliwa poprzez złożenie pisma ogólnego przez e-US.

Po zalogowaniu na konto e-Urzędu Skarbowego należy wybrać z lewego paska menu “Dokumenty” – “Złóż dokumenty”. Z dostępnych rodzajów pism wybieramy “Pismo ogólne”. Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy zostaną automatycznie zaciągnięte z systemu:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

W części dotyczącej informacji o piśmie należy podać krótko, czego dotyczy pismo. W treści pisma podajemy, czego przedsiębiorca oczekuje od urzędu. Wypełniony prawidłowo wniosek VAT-REF załącza się do pisma ogólnego.

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

W kolejnym kroku pismo należy zaakceptować i wysłać:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

System jeszcze raz sprawdza, czy na pewno pismo jest do wysyłki, jeśli tak należy kliknąć: “Wyślij pismo”:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

System pokaże informację o przetwarzaniu dokumentu i potwierdzi przyjęcie pisma przez e-US:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

Status przetwarzania dokumentu można śledzić w “Dokumentach wysłanych”:

^{Zrzut ze strony podatki.gov.pl}

VAT-REF rozpatrzenie wniosku

Naczelnik urzędu skarbowego w Polsce przeprowadzi weryfikację wniosku i jeśli przebiegnie ona negatywnie, to wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego UE. Postanowienie przekaże pocztą na adres wskazany na wniosku oraz na adres e-mail przedsiębiorcy.

Jeśli weryfikacja wniosku przebiegnie pomyślnie, urząd skarbowy prześle wniosek do państwa członkowskiego UE, w terminie 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Państwo członkowskie zwrotu poinformuje przedsiębiorcę o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

4 miesięcy od otrzymania wniosku,
2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku,
8 miesięcy od otrzymania wniosku, jeśli państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji.

Uwaga!

Zwrot podatku VAT jest realizowany nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. W przypadku opóźnień przedsiębiorca otrzyma odsetki za zwłokę.

Jeśli państwo członkowskie odrzuci wniosek, to przedsiębiorca otrzyma decyzję, od której może złożyć odwołanie zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

VAT-REF – korekta wniosku

Przedsiębiorca składając wniosek może zamieścić w nim niepoprawne dane. W takim przypadku dopuszczalna jest korekta wniosku. Jeśliby się okazało, że państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to w takim przypadku zaleca się złożenie nowego wniosku z poprawnymi informacjami.

W przypadku wskazania błędnego adresu poczty elektronicznej również można to zmienić przez złożenie korekty. W przeciwnym wypadku korespondencja będzie trafiała do niewłaściwego odbiorcy.

Zwrot VAT-REF – jak księgować?

Przez wiele lat przedsiębiorcy mogli zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na terenie innych krajów UE w kwotach brutto. W momencie, w którym otrzymali zwrot podatku VAT, wykazywali go po stronie przychodów. To podejście zmieniło się w ostatnich latach. Obecnie obowiązuje taka wykładnia przepisów, że przedsiębiorca rozlicza poniesione wydatki w PKPiR w kwotach netto, ponieważ może ubiegać się o zwrot podatku VAT w procedurze VAT-REF.

Ważne!
Wydatki poniesione na terenie innego kraju UE polski przedsiębiorca rozlicza w kwotach netto w PKPiR, bez względu na to czy będzie korzystał z procedury VAT-REF czy też nie.

Jeśli chodzi o wydatki związane z samochodem osobowym wykorzystywanym w sposób mieszany w działalności, to przedsiębiorca odliczy 75% kwoty netto wydatku.

W przypadku samochody niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych będzie to 20% wydatku netto.

Przykład
Przedsiębiorca przebywający w podróży służbowej na terenie Niemiec kupił paliwo do samochodu osobowego wykorzystywanego w sposób mieszany. Faktura za paliwo jest na kwotę 50 euro netto i 9,5 euro podatek VAT (19% VAT). W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 37,5 euro (50 euro x 75%)

Procedura VAT-REF pozwala odzyskać zapłacony podatek VAT na terenie innych krajów UE

Zgodnie z ustawą PIT do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów

Ważne!
Skoro podatek VAT zapłacony w innym kraju UE nie znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów, to jego zwrot nie będzie stanowił przychodu w działalności gospodarczej

W jednej z interpretacji podatkowych sygn. 0112-KDIL2-2.4011.50.2024.2.MC z dnia 16.04.2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał, że przedsiębiorca nie ma prawa do zaliczenia zagranicznych wydatków, np. za paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkingi do kosztów uzyskania przychodów w kwotach brutto. Dla celów podatku dochodowego wydatki powinny być ujęte w kwotach netto, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyklucza możliwość zaliczania do kosztu uzyskania przychodów podatku od towarów i usług oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat procedury VAT-REF, na czym polega, kto i jak może z niej skorzystać.

Procedura VAT-REF dotyczy możliwości uzyskania zwrotu podatku VAT zapłaconego w cenie towarów i usług nabytych na terenie innego kraju UE. Jest to możliwe, o ile polski przedsiębiorca:

nie posiada siedziby działalności gospodarczej, miejsca zamieszkania, czy zwykłego miejsca pobytu na terenie kraju UE, gdzie dokonywał zakupów,
jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce,
nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego czy podmiotowego w VAT.

Kwota wnioskowanego zwrotu podatku VAT nie może być niższa niż 50 euro. Wnioski o zwrot składa się do naczelnika urzędu skarbowego w Polsce, który je przekazuje do organu podatkowego, w kraju ubiegania się o zwrot. Graniczny termin złożenia wniosku upływa 30 września po roku podatkowym, za który przedsiębiorca chce otrzymać zwrot VAT.

Wniosek VAT-REF można złożyć przez e-Deklaracje lub przez e-Urząd Skarbowy, więc tylko online.

Wydatki poniesione w innym kraju UE mogą znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów, o ile mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą w kwotach netto. Późniejszy zwrot VAT nie znajdzie się w przychodach do opodatkowania, ponieważ nie był wcześniej ujmowany w kosztach.

Stan prawny na dzień: 03.02.2025 r.