Samofakturowanie w Krajowym Systemie E-Faktur

×

Podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż, jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika. Jest to procedura tzw. samofakturowania, w której to nie sprzedawca, lecz podmiot będący nabywcą wystawia fakturę.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Kogo będzie dotyczył KSeF? Zalety nowego rozwiązania oraz ryzyka i zagrożenia związane z KSeF! Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

KSeF jako system służący do powszechnego efakturowania również umożliwia stosowanie tej procedury.

Samofakturowanie w KSeF

W ramach samofakturowania mogą występować dwa modele:

• nabywca wystawia faktury pierwotne, a sprzedawca – faktury korygujące,
• nabywca wystawia zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące.

Samo przyznanie uprawnienia w systemie KSeF do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w ten sposób wystawiane.

System KSeF nie pozwala też na przyznanie uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. tylko tylko do faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.

Kto może wskazać podmioty uprawnione do samofakturowania?

Sprzedawca może:

• bezpośrednio uprawnić nabywcę do wystawiania faktur KSeF w drodze samofakturowania,
• upoważnić do nadawania uprawnień w KSeF inne osoby, które będą uprawniać nabywców do wystawiania faktur w drodze samofakturowania.

Nabywcy, którzy dostali uprawnienia do samofakturowania w KsEF od sprzedawcy mogą uprawniać kolejne osoby do samofakturowania na rzecz sprzedawcy.

Przedsiębiorca – uprawnienia bezpośrednie

Przedsiębiorca–sprzedawca może nadać uprawnienie do samofakturowania wskazanemu nabywcy. Będzie on uprawniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.

Przykład 1

Pan Kamil świadczy usługi informatyczne dla pani Magdy. Przedsiębiorcy mają podpisaną umowę o samofakturowaniu. Pan Kamil może nadać w KSeF uprawnienie pani Magdzie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania (rolę samofakturującego).

Osoba fizyczna uprawniona przez sprzedawcę

Osoba fizyczna uprawniona przez sprzedawcę w zakresie nadawania uprawnień w KSeF, może wskazywać podmioty/osoby, które jako nabywcy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu sprzedawcy.

Przykład 2

Pan Kamil nadał uprawnienia do nadawania uprawnień w KSeF dla pani Izabeli. Pani Izabela może wskazać nabywcę, który będzie uprawniony do samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila.

Kto może wystawiać faktury w drodze samofakturowania w KSeF?

Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty/osoby uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Nabywca – uprawnienia bezpośrednie

Faktury w ramach samofakturowania może wystawić nabywca, uprawniony przez sprzedawcę (patrz. przykład 1.)

Osoba fizyczna uprawniona przez samofakturującego (nabywcę)

Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) do wystawiania faktur, automatycznie posiada uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu sprzedawcy – jeśli przedsiębiorca nadający uprawnienia (nabywca) ma z danym sprzedawcą umowę w sprawie samofakturowania.

Przykład 3

Pani Magda, która nabywa usługi od pana Kamila ma z nim zawartą umowę w sprawie samofakturowania. Pani Magda (która ma uprawnienia do samofakturowania w KSeF od pana Kamila) nadała uprawnienia do wystawiania faktury w KSeF dla pani Pauliny. Oznacza to, że pani Paulina może wystawiać faktury w drodze samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila (sprzedawcy) dla pani Magdy.

Podmiot (i osoby przez niego wskazane) uprawnione przez nabywcę

Podmiot uprawniony przez nabywcę do wystawiania faktur automatycznie uzyskuje także możliwość wystawiania faktur w procedurze samofakturowania – o ile nabywca posiada takie uprawnienie. Taki podmiot może następnie przekazać uprawnienia do wystawiania faktur konkretnym osobom fizycznym.

W przypadku przekazywania uprawnień osobom fizycznym, możliwe są dwa warianty:

• Uprawnienie do jednego partnera (nabywcy): Osoba może wystawiać faktury wyłącznie dla wskazanego partnera, również w ramach procedury samofakturowania.
• Uprawnienie do wszystkich partnerów (nabywców): Osoba może wystawiać faktury dla wszystkich partnerów, którzy wcześniej nadali takie uprawnienia, w tym także w ramach samofakturowania.

Przykład 4<

Pani Magda jest uprawniona do samofakturowania w imieniu i na rzecz pana Kamila, który świadczy dla niej usługi programistyczne. Pani Magda nadała uprawnienie do wystawiania faktur dla biura rachunkowego IFIRMA. Z kolei biuro rachunkowe przekazało to uprawnienie swojemu pracownikowi: pani Kasi. W efekcie pani Kasia może wystawiać faktury w imieniu pani Magdy – także w ramach samofakturowania – na rzecz pana Kamila.

• Jeśli pani Kasia otrzyma uprawnienie wyłącznie do wystawiania faktur dla pani Magdy, będzie mogła wystawiać faktury tylko dla niej – również w imieniu pani Magdy, w ramach samofakturowania.
• Jeśli natomiast otrzyma uprawnienie do wystawiania faktur dla wszystkich partnerów, którzy powierzyli takie uprawnienie IFIRMA, będzie mogła wystawiać faktury w imieniu wielu nabywców, w tym również w procedurze samofakturowania.
Do wystawienia faktury w trybie samofakturowania w KSeF konieczne są te same uprawnienia co w przypadku faktury standardowej oraz fakt nadania roli samofakturowania przez podmiot występujący w roli sprzedawcy.

Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania

Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są widoczne w KSeF zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy. Nabywca zobaczy tylko te faktury danego sprzedawcy, które sam wystawił na podstawie zawartej umowy o samofakturowanie, oraz faktury, które sprzedawca wystawił bezpośrednio dla niego.

Nabywca nie będzie miał dostępu do innych faktur wystawionych przez tego sprzedawcę dla innych kontrahentów, ani do faktur, które sprzedawca otrzymał od innych podmiotów. Nie ma też obowiązku przekazywania numeru KSeF wystawionej faktury sprzedawcy. Ponieważ sprzedawca jest stroną transakcji automatycznie uzyskuje dostęp do tych faktur w KSeF.

Samofakturowanie a wyłączenia z obowiązkowego KSeF

Brak NIP PL nabywcy na potrzeby danej czynności

Jeżeli nabywca towaru lub usługi nie posługuje się numerem NIP PL przy danej transakcji, a faktura jest wystawiana przez niego w ramach samofakturowania, wówczas nie ma możliwości wystawienia jej w KSeF. Jednak nadal istnieje obowiązek wystawienia faktury poza systemem KSeF.

W pozostałych przypadkach, jeżeli wystąpi obowiązek wystawienia polskiej faktury, ale nabywca nie posłuży się identyfikatorem podatkowym NIP PL, nie będzie technicznej możliwości nadania mu odpowiednich uprawnień w systemie. W tych przypadkach podmioty zobowiązane do wystawienia faktur będą dokumentować transakcje poza KSeF, na dotychczasowych zasadach tj.: fakturami wystawionymi w postaci papierowej lub fakturami elektronicznymi (tj. bez możliwości ich wystawiania w KSeF).

Wyłączenia w ramach procedury samofakturowania z KSeF będą miały zastosowanie w szczególności do:

• eksportu towarów,
• dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego;
• dostawy towarów lub świadczenia usług, na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, dla których miejscem opodatkowania jest Polska.

– jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego (NIP).

Przykład 5

Polska firma będąca podatnikiem VAT sprzedaje towar firmie ze Szwajcarii, która także jest podatnikiem, ale ma siedzibę poza Unią Europejską. Towar jest wysyłany z Polski do Szwajcarii. Szwajcarski nabywca nie ma polskiego numeru NIP i strony zawarły między sobą umowę o samofakturowanie.

W takiej sytuacji nie trzeba wystawiać faktury w KSeF, ponieważ nabywca nie posługuje się polskim NIP-em. Nie można też dobrowolnie wystawić takiej faktury w KSeF, bo system nie pozwala na nadanie uprawnień do samofakturowania dla podmiotów, które nie mają polskiego identyfikatora podatkowego.

Faktura powinna zostać wystawiona poza KSeF, w tradycyjny sposób.

Przykład 6

Polska firma, która jest podatnikiem VAT, wynajmuje nieruchomość firmie z Turcji. Nieruchomość również znajduje się w Turcji. Strony zawarły umowę o samofakturowanie, ale zagraniczna firma na potrzeby tej czynności nie posługuje się polskim numerem NIP.

Ponieważ usługa dotyczy nieruchomości położonej za granicą, podlega opodatkowaniu w Turcji, czyli w miejscu, gdzie znajduje się nieruchomość. Faktura co prawda musi być wystawiona zgodnie z polskimi przepisami, ale nie trzeba jej wystawiać w KSeF.

Co więcej, nie można jej wystawić w KSeF nawet dobrowolnie, ponieważ nabywca nie posługuje się dla tej czynności polskim NIP, a więc nie można mu nadać uprawnienia do samofakturowania w systemie.

W takiej sytuacji fakturę trzeba wystawić poza systemem KSeF.

Brak NIP PL sprzedawcy na potrzeby danej czynności

Nie ma możliwości wystawiać faktury w KSeF, jeśli jest ona wystawiana przez nabywcę (czyli w ramach samofakturowania), a sprzedawca na potrzeby tej czynności nie posługuje się polskim NIP.

Chodzi o sytuację, gdy fakturę wystawia polski podatnik (czyli nabywca) zamiast sprzedawcy, a nabywca ma NIP, ale sprzedawca – nie. W takim przypadku fakturę trzeba wystawić poza systemem KSeF, bo system nie obsługuje transakcji, w których sprzedawca nie ma NIP-u.

Przykład 7

Polska firma (podatnik VAT) kupuje usługę tłumaczeniową od firmy z Czech. Strony podpisały umowę o samofakturowaniu, ale czeska firma nie ma polskiego numeru NIP.

Transakcja podlega opodatkowaniu w kraju siedziby działalności gospodarczej usługobiorcy (import usług).

Faktura musi być wystawiona zgodnie z polskimi przepisami. Mimo to nie można wystawić takiej faktury w KSeF, bo czeski sprzedawca nie ma polskiego NIP-u, a bez tego system KSeF nie pozwala na wystawienie faktury.

Dlatego fakturę trzeba wystawić poza KSeF. Nie można jej wystawić w KSeF, nawet dobrowolnie.

Samofakturowanie z podmiotem unijnym (UE): WDT

Istnieją także przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku, ale może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, gdy nabywca z innego kraju UE posługuje się numerem VAT UE nadanym w innym niż Polska państwie. W takiej sytuacji polski sprzedawca może nadać temu zagranicznemu nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Dzięki temu nabywca może wystawiać faktury ustrukturyzowane w imieniu polskiego podatnika. Należy jednak podkreślić, że korzystanie z tej możliwości jest dobrowolne, a nie obowiązkowe.

W przypadku samofakturowania z podmiotem unijnym, w numerze KSeF faktury, w pierwszej jego części znajdować się będzie identyfikator podatkowy NIP polskiego podatnika (sprzedawcy).

W przypadku samofakturowania z podmiotem unijnym, w numerze KSeF faktury, w pierwszej jego części znajdować się będzie identyfikator podatkowy NIP polskiego podatnika (sprzedawcy).

Przykład 8

Polska firma, która jest podatnikiem VAT, sprzedaje towar firmie z Francji. Towar wyjeżdża z Polski i trafia do Francji – dla polskiego sprzedawcy to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, a dla francuskiego nabywcy – wewnątrzwspólnotowe nabycie. Francuski nabywca ma numer VAT UE zaczynający się od „FR”. Strony podpisały umowę o samofakturowanie.

W tej sytuacji nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ponieważ nabywca nie ma polskiego numeru NIP.

Jednak można dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF. Możliwe jest też nadanie francuskiemu podatnikowi uprawnienia do samofakturowania w systemie KSeF, mimo że nie ma on polskiego NIP-u.

Administrator UE

Uprawnienie do samofakturowania w KSeF z podmiotem z UE zawsze musi nadać polski podatnik (albo osoba działająca w jego imieniu, np. pełnomocnik).

Taki polski podatnik może dać unijnemu kontrahentowi (posiadającemu numer VAT UE) specjalne uprawnienie – tzw. administratora UE.

W skrócie: to polska strona musi uruchomić proces nadawania uprawnień, a firma z UE musi mieć kwalifikowany podpis lub pieczęć, by z nich skorzystać w KSeF.

Jeżeli certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikat kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wygasną, to uprawnienia administratora UE będą musiały zostać nadane ponownie.

Aby nadać uprawnienie administratorowi UE w KSeF, polski podatnik musi wskazać dane unijnego nabywcy (numer VAT UE, nazwę i adres), dla którego te uprawnienia będą obowiązywać. W zależności od sposobu uwierzytelniania — kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną — trzeba podać odpowiednie dane identyfikacyjne: dla podpisu będą to dane osobowe administratora, a dla pieczęci – dane podmiotu, do którego pieczęć należy, oraz unikalny identyfikator certyfikatu. Administrator UE z takim uprawnieniem może zarządzać dostępami w ramach swojej firmy, wystawiać faktury jako nabywca (gdy sprzedawcą jest polski podatnik), a także przeglądać te faktury w KSeF. Nie może natomiast wystawiać faktur, w których jego firma występuje jako sprzedawca.

Administrator UE z uwagi na zakres posiadanych przez siebie uprawnień, będzie mógł nadać uprawnienia innej osobie fizycznej/podmiotowi, w kontekście danego podmiotu unijnego i podmiotu polskiego, od którego administrator otrzymał uprawnienia. Uprawnienie to będzie dotyczyło nadal wyłącznie możliwości samofakturowania przez nabywcę z kraju UE.

Przykład 9

Polski podatnik – spółka X dokonuje sprzedaży towaru na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej z Niemiec – spółki Y. Transakcja stanowi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Strony transakcji posiadają zawartą umowę o samofakturowanie. Nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby czynności za pomocą numeru VAT UE. Faktura dokumentująca transakcję może być wystawiona dobrowolnie w KSeF.

• Spółka X loguje się do KSeF i w swoim imieniu nadaje unijnemu podatnikowi Y (posługującemu się numerem VAT UE) uprawnienie do samofakturowania. Podaje przy tym m.in. dane Y oraz informacje związane z jego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dzięki temu podatnik Y, po zalogowaniu się do KSeF w kontekście identyfikatora złożonego NIP-VAT UE, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a X jako sprzedawca, oraz ma dostęp do tych faktur.
• Następnie podatnik Y, działając w kontekście identyfikatora NIP-VAT UE, może wskazać swojego pracownika do wystawiania tych faktur. W tym celu podaje dane pracownika oraz jego kwalifikowany podpis elektroniczny, co pozwala mu wystawiać faktury w imieniu Y w procedurze samofakturowania.
Uwierzytelnienie administratora UE lub osoby fizycznej bądź podmiotu przez niego uprawnionego w celu wystawiania faktur w ramach samofakturowania oraz dostępu do tych faktur odbywa się w kontekście tzw. identyfikatora złożonego NIP-VAT UE. Taki identyfikator składa się z dwóch części:

• najpierw jest NIP polskiego podatnika (sprzedawcy),
• potem, po myślniku, numer VAT UE nabywcy z kraju Unii.

Przykład: 8981647572-DE271569167

Odebranie uprawnień do samofakturowania z podmiotem unijnym

Administrator UE może odebrać uprawnienia, które wcześniej nadał innym podmiotom w ramach danego logowania.

Polski podatnik może też odebrać administratorowi UE jego uprawnienia. W takiej sytuacji administrator nadal może przeglądać faktury i historię sesji, ale nie ma już pełnych uprawnień. Całkowicie odebrać mu dostęp może tylko inna osoba, która również ma prawo do zarządzania uprawnieniami w tym samym kontekście (czyli dla tego samego identyfikatora NIP-VAT UE).

Odebranie uprawnień działa prawie natychmiast – administrator UE traci możliwość logowania się w danym kontekście.