Zawieszenie działalności a koszty uzyskania przychodów

×

W okresie prowadzenia działalności gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, w których przedsiębiorca podejmuje decyzję o jej zawieszeniu. Przepisy nie wprowadzają tutaj żadnych ograniczeń, działalność może być zawieszana i to wiele razy bez podawania przyczyny. Jednak często przedsiębiorcy zadają sobie pytanie co z kosztami ponoszonymi w okresie zawieszenia? W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania kosztów uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności.

Co dla przedsiębiorcy oznacza zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej oznacza przejściową przerwę w jej prowadzeniu. W dalszym ciągu dana osoba fizyczna posiada status przedsiębiorcy, tylko w określonym przedziale czasowym jest on nieaktywny. W okresie zawieszenia co do zasady nie można uzyskiwać przychodów czy ponosić wydatków, jednak jest szereg odstępstw od tej generalnej zasady. W okresie zawieszenia można przykładowo sprzedać składnik majątkowy czy wykazać przychód w związku z dokonaną wpłatą, przykładowo w sytuacji, gdy przedsiębiorca skorzystał z prawa do ulgi na złe długi. Na łamach naszych publikacji opisane zostały różne sytuacje, które mają związek z zawieszeniem działalności gospodarczej. Mowa była m.in. o rozliczaniu przychodów w okresie zawieszenia czy odliczaniu podatku VAT. Zachęcamy do przeczytania podlinkowanych publikacji.

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie ma również obowiązku regulowania składek ZUS, które stanowią znaczne obciążenie finansowe dla każdej firmy. W takim przypadku warto pamiętać, że nie posiadamy ubezpieczenia zdrowotnego, które zapewnia prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej. Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie a co z kosztami, które dotyczą firmy i wynikają z wcześniej zaciągniętych umów? Dotyczy to w szczególności umów leasingowych, telekomunikacyjnych, wynajmu lokalu, kredytowych.

Zawieszenie działalności a koszty uzyskania przychodów

Jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodów, to ustawodawca pozwala na rozliczanie takich wydatków, które mają na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Każdy poniesiony wydatek, o ile nie jest wyłączony z kosztów, powinien być odpowiednio udokumentowany, a przedsiębiorca musi wykazać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie jest wystarczającą przesłanką wskazanie, że koszt nie został wymieniony w art. 23 ustawy PIT, w którym jest mowa o kosztach niestanowiących kosztów podatkowych.

Za koszty, które spełniają wymogi do rozliczania w okresie zawieszenia działalności, wydaje się, że można zaliczyć przykładowo:

• czynsz najmu lokalu,
• opłaty za media: np. energia elektryczna, woda, gaz,
• opłaty związane z ochroną obiektów,
• doraźnie naprawy w przypadku awarii, np. pęknięta rura, przeciekający dach,
• ubezpieczenie majątku firmowego,
• ubezpieczenie samochodów wykorzystywanych w działalności,
• raty leasingowe,
• odsetki od kredytu firmowego,
• opłaty za prowadzenie rachunku firmowego,
• hosting strony internetowej,
• program księgowy,
• podatek od nieruchomości.

Kluczowe będzie wykazanie, że zobowiązania z wymienionych powyżej tytułów powstały jeszcze przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że organy podatkowe będą skrupulatnie badały zasadność rozliczania kosztów w okresie zawieszenia i ten przywilej nie powinien być przez nich nadużywany.

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR z dnia 24 lutego 2022 r. przedsiębiorca zadał pytanie czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów nabywanie reklam w okresie zawieszenia działalności? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) nie zgodził się ze stanowiskiem, że tego typu wydatki będą kosztem w okresie zawieszenia, ponieważ ich poniesienie nie wiązało się ze zobowiązaniem zaciągniętym przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Natomiast Dyrektor KIS potwierdził, że wydatki poniesione na przedłużenie licencji platformy sklepu internetowego, usługę serwera wykorzystywanego do utrzymania poczty internetowej, nabycie certyfikatu bezpieczeństwa oraz odnowienie domeny internetowej, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ zostały one poniesione jako konsekwencja zaciągniętych przed zawieszeniem działalności gospodarczej zobowiązań. Przy czym obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą spoczywa na przedsiębiorcy.

W innej interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.560.2023.3.MG z dnia 30 sierpnia 2023 r. przedsiębiorca zadał pytanie czy ponoszenie wydatków na zakup paliwa, czy dokonywanie bieżących napraw i usuwanie powstałych usterek w wykorzystywanym w ramach działalności gospodarczej pojeździe, tak jak miało to miejsce przed datą zawieszenia działalności, wykonania obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej, przedłużenie abonamentu internetowego do kasy fiskalnej, przedłużenie abonamentu na usługi księgowe świadczone w ramach aplikacji, zakup biurowych materiałów eksploatacyjnych np. toner do drukarki, papier, jako czynności niezbędnych do zapewnienia możliwości wykonywania w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej usług, wynikających z umów zawartych z klientami jeszcze przed datą zawieszenia działalności gospodarczej, daje możliwość na podstawie zaliczenia tych wydatków po stronie kosztów uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej? Sprawa dotyczyła prawnika, który zawiesił działalność gospodarczą, ale w tym okresie były jeszcze procedowane sprawy wszczęte przed zawieszeniem. Dyrektor KIS zgodził się, że wymienione wydatki mogą być rozliczone w kosztach uzyskania przychodów. W uzasadnieniu napisał, że wydatki, o których była mowa powyżej, stanowią czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, bowiem wynikają z obowiązku realizacji zawartych z klientami umów na świadczenie usług, które podpisane zostały jeszcze przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Umowy były formułowane m.in. w sposób przewidujący uzyskanie przychodów po zakończeniu wszystkich czynności w ramach prowadzonej sprawy. Zatem jeśli część tych czynności była jeszcze przeprowadzana w okresie trwania zawieszenia działalności, to przedsiębiorca miał prawo do rozliczenia poniesionych kosztów.

Koszty związane z samochodem firmowym – w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

Najczęściej w działalności gospodarczej wykorzystywane są samochody osobowe, jednak wiele firm posiada również inne pojazdy, które w 100% są wykorzystywane w firmie. Co jeśli w okresie zawieszenia są ponoszone koszty związane z samochodem firmowym? W tym miejscu należałoby podkreślić, że najczęściej nie mogą to być koszty związane z bieżącą eksploatacją samochodu, takie jak m.in.: zakup paliwa, naprawa samochodu, myjnia. Jednak jeśli samochód jest w leasingu i przedsiębiorca płaci raty leasingowe, a umowa była zawarta przed zawieszeniem działalności, to ich spłata znajdzie się w kosztach podatkowych.

Skoro już ustaliliśmy, że zawieszenie działalności jest stanem tymczasowym i w każdej chwili działalność może zostać wznowiona, to nie ma podstaw, aby odmówić przedsiębiorcy prawa ujmowania w kosztach wydatków związanych z wcześniej zawartymi zobowiązaniami. Oznacza to, że cykliczna spłata rat leasingowych czy zapłata ubezpieczenia samochodu może stanowić koszty uzyskania przychodów również w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

W okresie zawieszenia nie ma obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, jednak to nie oznacza, że rozliczenia wydatków nie można dokonać w zeznaniu rocznym. Każdy przedsiębiorca, który zawiesi działalność gospodarczą, ma obowiązek po zakończonym roku podatkowym złożyć zeznanie i wykazać w nim przychody i koszty powstałe w okresie zawieszenia. Formularz, na którym będzie dokonywane rozliczenie, zależy od wybranej formy opodatkowania, w okresie przed zawieszeniem firmy.

Składka zdrowotna w okresie zawieszenia działalności gospodarczej

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej osiągane przez przedsiębiorcę przychody i koszty nie będą uwzględniane w rocznej podstawie wymiaru składki zdrowotnej, wynika to wprost z przepisów ustawy o świadczeniu opieki zdrowotnej finansowane ze środków publicznych.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że informacja na temat przychodów i kosztów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej będzie widoczna w załączniku PIT/B, dlatego należy je odpowiednio zaksięgować w programie księgowym, żeby się tam uwidoczniły:

Podobnie sprawa ma się z rozliczaniem składki zdrowotnej, program księgowy powinien umożliwić wprowadzenie przychodów i kosztów w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej w celu prawidłowego sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

ZUS będzie mógł sprawdzić prawidłowość rozliczenia kwoty dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej, w roku podatkowym dokonując porównania przekazanych danych z informacjami, jakie znajdą się w zeznaniu rocznym złożonym do urzędu skarbowego.

W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą PKPiR podstawą do rozliczenia składki zdrowotnej jest dochód osiągnięty w miesiącu poprzednim. Przykładowo składka zdrowotna za sierpień jest liczona na podstawie dochodu miesiąca lipca a nie sierpnia. Sprawy się nieco komplikują przy zawieszeniu i odwieszeniu działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca nie odwiesi działalności przed końcem okresu składkowego, to będzie musiał dopłacić składkę zdrowotną za ostatni miesiąc przed zawieszeniem w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej.

Przykład 1

Pan Piotr zawiesił działalność gospodarczą od sierpnia 2025 r. Składka zdrowotna za lipiec, ostatni okres przed zawieszeniem, była naliczona od dochodu miesiąca czerwca. Oznacza to, że od dochodu miesiąca lipca nie została uregulowana składka zdrowotna.

Sytuacja I

Pan Piotr odwiesi działalność w styczniu 2026 r. – za styczeń zapłaci składkę zdrowotną na podstawie dochodu miesiąca lipca 2025 r., ponieważ mieści się jeszcze w okresie składkowym, który trwa od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r.

Sytuacja II

Pan Piotr odwiesi działalność w lutym 2026 r. W takim przypadku składka zdrowotna od dochodu miesiąca lipca 2025 r. będzie wykazana w rocznym rozliczeniu i pan Piotr powinien ją uregulować w terminie do 20 maja 2026 r.

W dalszym ciągu mogą występować różnice pomiędzy kwotą dochodu wykazaną w zeznaniu rocznym PIT a dochodem wykazanym w rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na ewentualne wyjaśnienie istniejących rozbieżności.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat kosztów uzyskania przychodów ponoszonych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza utraty statusu przedsiębiorcy. Oznacza jedynie, że w okresie zawieszenia przedsiębiorca ma określone prawa i obowiązki. Jednym z obowiązków jest wywiązywanie się ze swoich zobowiązań wobec firm, z którym przedsiębiorca podpisał umowy przed zawieszeniem działalności. Najczęściej są to umowy najmu, z firmami leasingowymi, telekomunikacyjne, które dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej. Nieekonomiczne i bardzo uciążliwe byłoby rozwiązywanie takich umów, ponieważ najczęściej takie działanie obarczone jest karami.

Okres zawieszenia będzie inny w każdym przypadku, może to być miesiąc, a może być 2 lata. Dlatego przepisy dopuszczają możliwość rozliczania w kosztach tzw. wydatków stałych związanych z działalnością, które powstałe pod datą zawieszenia działalności. Jednak przedsiębiorcy powinni skrupulatnie przeanalizować, jakie to mogą być wydatki. Do takich typowych wydatków można zaliczyć: raty leasingowe, opłaty za najem, media, telefon, internet, utrzymanie strony internetowej.

Jeżeli chodzi o samochody firmowe, to nie budzi wątpliwości ujmowanie w kosztach uzyskania przychodów spłata rat leasingowych czy zapłata ubezpieczenia. Jednak opłaty eksploatacyjne czy odpisy amortyzacyjne nie powinny być rozliczane w kosztach. Jeśli przedsiębiorca znajduje się w jakiejś nietypowej sytuacji, to powinien zwrócić się z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Stan prawny na dzień: 13.08.2025 r.