Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Spis treści:

Pokaż więcej ↓

Wiele osób poszukuje źródła dodatkowych dochodów bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. Taka możliwość istnieje i wynika wprost z przepisów, a mowa jest o działalności nierejestrowanej. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem uwzględniania zwrotów w ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej.

Działalność nierejestrowana – informacje ogólne

W ustawie prawo przedsiębiorców wprowadzono przepisy, które umożliwiają prowadzenie działalności bez rejestracji, o ile w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej. Z tego tytułu można osiągać przychody, ale tylko w granicach ustalonych limitów.

Działalność nierejestrowana może być prowadzona wyłącznie przez osobę fizyczną.

Limit miesięcznych przychodów w działalności nierejestrowanej wynosi 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2025 roku jest to limit w kwocie 3.499,50 zł.

Uwaga!
Od 1 stycznia 2026 r. zmieniają się przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Przychód należny z działalności nierejestrowanej nie będzie mógł przekroczyć w żadnym kwartale 225 % kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Przez ostatnie 5 lat (60 miesięcy) nie można prowadzić działalności gospodarczej. Jeśli przez 60 miesięcy była zawieszona działalność gospodarcza, to jest to traktowane jako jej niewykonywanie.

W przychodach ujmowane są kwoty bez pomniejszenia o koszty uzyskania przychodów.

Nie trzeba płacić miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Wszystkie przychody i koszty rozliczane są po zakończeniu roku podatkowego w zeznaniu PIT-36.

Nie trzeba płacić składek ZUS z tytułu prowadzenia działalności nierejestrowanej.

Działalność wymagająca zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej nie może być przedmiotem działalności nierejestrowanej.
Do tej kategorii przykładowo zalicza się:

sprzedaż alkoholu,
ochrona osób i mienia,
usługi detektywistyczne,
usługi architekta, rzeczoznawcy majątkowego.

W ramach działalności nierejestrowanej nie można również wykonywać czynności zdefiniowanych w ustawie Prawo przedsiębiorców, jako działalność gospodarcza. Do tej kategorii zalicza się przykładowo: usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o ustawę o rachunkowości czy pośrednictwo ubezpieczeniowe.

Komplet informacji na temat reglamentacji działalności gospodarczej, udzielanie koncesji, licencji i zezwoleń, znajduje się w podlinkowanej publikacji.

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych działalność gospodarcza jest zaliczona do kategorii przychodów z innych źródeł. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców przychodami w działalności nierejestrowanej są przychody należne, choćby nie zostały otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

W jednej z interpretacji podatkowych sygn. akt 0111-KDIB1-2.4010.132.2023.1.EJ z dnia 17 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w uzasadnieniu napisał między innym, że: za przychód podatkowy w rozumieniu przepisów prawa podatkowego mogą zostać uznane tylko takie przysporzenia podatnika, które mają charakter definitywny, tj. w sposób bezzwrotny i trwały powiększają jego majątek. Przychody należne to bowiem wszelkiego rodzaju przychody, co do których przysługuje podatnikowi uprawnienie do ich dochodzenia. Na tej podstawie można wysnuć wniosek, że każda czynność, taka jak: zwrot towarów, udzielenie bonifikaty, skonta czy pomyłka w cenie pomniejszają przychód i dopiero po ich uwzględnieniu można mówić o przychodzie należnym.

W przypadku działalności nierejestrowanej kwota przychodów jest liczona inaczej dla ustalenia limitu sprzedaży w działalności nierejestrowanej i inaczej dla celów rozliczenia podatku dochodowego.

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej
Do limitu przychodów z działalności nierejestrowanej (w 2025 r. jest to kwota 3.499,50 zł) wlicza się kwoty należne, choćby nie zostały otrzymane. Oznacza to, że znajdą się tutaj przychody:

z wystawionych faktur/rachunków,
otrzymanych przedpłat,
dokonanych dostaw towarów,
wykonanych usług.

Podatkowe rozliczenie przychodów
Do przychodów wykazywanych w zeznaniu rocznym będą zaliczane przychody otrzymane lub postawione do dyspozycji, jak również wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że przychody powinny być oznaczane, jako uregulowane, co pozwoli na prawidłowe rozliczenie w zeznaniu rocznym PIT-36.

Przykład 1

Pani Ilona wykonuje działalność nierejestrowaną. 30 maja dokonała sprzedaży towaru za kwotę 200 zł, ale zapłata wpłynęła 1 czerwca, oznacza to, że zalicza 200 zł do limitu sprzedaży nierejestrowanej miesiąca maja.

Przykład 2

Pan Piotr sprzedał towar za kwotę 300 zł w dniu 31 grudnia 2024 r., zapłata za towar wpłynęła 2 stycznia 2025 r. Kwota 300 zł jest zaliczana do limitu działalności nierejestrowanej miesiąca grudnia 2024 r. a do rozliczenia przychodów podatkowych będzie uwzględniona dopiero w rozliczeniu za 2025 rok składanym w 2026 roku. ,/p>

Ewidencjonowanie sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Fakt zdefiniowania działalności gospodarczej w innej ustawie niż działalności gospodarczej rzutuje na odrębność stosowanych przepisów. Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie oznacza jednak, że taki podmiot nie podlega pod ustawę o podatku VAT. Na mocy przepisów tej ustawy działalność nierejestrowana będzie korzystała ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT, poza ustawowymi wyjątkami.

Temat rejestracji do podatku VAT w przypadku działalności nierejestrowanej został wyjaśniony w podlinkowanej publikacji.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie mają obowiązku wystawiania faktur, chyba że nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, otrzymano całość lub część zapłaty, to wówczas należy wystawić fakturę. Zamiast faktury może być wystawiony rachunek. Nie ma również przeszkód prawnych, żeby wystawiać faktury czy rachunki bez żądania nabywcy, przepisy tego nie zabraniają. Bez względu na to czy są wystawiane faktury lub rachunki, to i tak powinna być prowadzona uproszczona ewidencja sprzedaży.

Wykonywanie działalności nierejestrowanej wymaga prowadzenia ewidencji sprzedaży, w której powinny się znaleźć następujące elementy:

liczba porządkowa
data sprzedaży
wartość sprzedaży
wartość sprzedaży narastająco.

Ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie. Może to być arkusz kalkulacyjny w excelu, wpisy w zeszycie lub inne narzędzie informatyczne.

Wszystkie zapisy w ewidencji sprzedaży powinny być dokonywane w sposób chronologiczny. Taka sprzedaż powinna zostać zarejestrowana najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu kolejnym.

Zwroty w działalności nierejestrowanej

Bez względu na to czy jest prowadzona działalność gospodarcza, czy nierejestrowana to obowiązują pewne zasady, które są jednolite. Jedną z nich jest przestrzeganie praw konsumentów, które zostały zapisane w ustawie o prawach konsumentów. Mowa jest tam między innymi o zasadach i trybie zawierania z konsumentem umowy na odległość i prawie odstąpienia od takiej umowy.

Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny.

Jeśli sprzedawca nie poinformuje konsumenta o prawie odstąpienia od umowy, to zgodnie z przepisami ten ostatni ma 12 miesięcy na skorzystanie ze swoich praw.

W przypadku odstąpienia od umowy dochodzi do zwrotu towaru przez konsumenta i zwrotu środków przez sprzedawcę. Do zwrotu zapłaty powinno dojść nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia konsumenta o odstąpieniu od umowy. Zwrócone powinny być wszystkie dokonane przez konsumenta płatności, w tym koszty dostarczenia towaru.

Ewidencja sprzedaży a zwrot towaru

We wcześniejszych akapitach zostało wyjaśnione, że przychody należne pomniejsza się między innymi o dokonane zwroty towarów. Oznacza to, że zwroty powinny zostać również ujęte w ewidencji sprzedaży nierejestrowej. Wynika to z obowiązku prowadzenia ewidencji w sposób rzetelny, który ma nie budzić zastrzeżeń organu podatkowego. Wbrew obiegowej opinii warto pamiętać, że fiskus ma prawo dokonywać kontroli również działalności nierejestrowanej, a ewidencja sprzedaży będzie jednym z podstawowych urządzeń, które zostaną zweryfikowane. W przypadku ewidencji nierzetelnej osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi się liczyć z tym, że organ podatkowy sam określi przychód.

W świetle powyższego nie powinno już chyba być żadnych wątpliwości, że w ewidencji sprzedaży będzie zaewidencjonowany również zwrot towaru ze znakiem minus. Zwrot towaru będzie zmniejszał kwotę przychodu liczoną do limitu działalności nierejestrowanej.

Przepisy nie wypowiadają się na temat tego, czy powinna być prowadzona ewidencja takich zwrotów, jednak dla celów dowodowych warto rozważyć zasadność jej założenia. Jest to tym bardziej uzasadnione, że podmioty zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej taką dodatkową ewidencję prowadzą. Wspominamy o tym między innymi z takiego powodu, że w działalności nierejestrowanej również może dojść do sytuacji, że trzeba będzie ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej.

Więcej informacji na temat obowiązku posiadania kasy fiskalnej w działalności nierejestrowanej można znaleźć w podlinkowanej publikacji.

W Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mowa jest, jakie elementy powinna zawierać ewidencja zwrotu towarów, który skutkuje zwrotem środków. Wiedza na ten temat może być pomocna nawet wówczas, gdy nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, ponieważ daje obraz co może się w takiej ewidencji znaleźć. Na pewno powinna się tam znaleźć: data sprzedaży, numer dokumentu sprzedaży, data zwrotu, wartość zwracanego towaru, dokument potwierdzający zwrot towaru.

Kłopotliwe liczenie limitu sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Z przepisów wynika, że przychodem należnym do liczenia limitu działalności nierejestrowanej są kwoty należne, choćby nie zostały otrzymane. Taki przychód pomniejsza się m.in. o dokonane zwroty. Jednak przepisy milczą na temat tego, do jakiego okresu zaliczyć zwrot. Czy do okresu, w którym powstał przychód pierwotnie, czy może w dacie zwrotu?

Przykład 3

30 września 2025 r. został przekroczony limit przychodów w działalności nierejestrowanej o kwotę 150 zł. Dnia 5 października 2025 r. nabywca towaru dokonał zwrotu towaru do sprzedaży miesiąca września, który opiewa na kwotę 200 zł. Co to oznacza?

Wersja I
Jeśli uznamy, że zwrot towaru jest księgowany i liczony do limitu miesiąca września, to limit sprzedaży nie zostanie przekroczony i nie trzeba będzie rejestrować działalności gospodarczej.

Wersja II
Jeśli uznamy, że zwrot towaru jest księgowany do miesiąca października, to limit został przekroczony 30 września, a więc osoba wykonująca działalność nierejestrowaną powinna dokonać rejestracji działalności w CEIDG w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie, czyli do 7 października 2025 r.

Jak widać ustalenie, w jakim okresie powinien być zaksięgowany zwrot towaru w sytuacji, gdy ma to miejsce w innym okresie niż sprzedaż, może niekiedy decydować o obowiązku rejestracji działalności gospodarczej. Z uwagi na brak wiążących informacji ze strony organu podatkowego powyższe rozważania mają jedynie charakter informacyjny. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną w takich przypadkach powinny najlepiej wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, żeby nie narazić się na poważne konsekwencje finansowe.

Czy do ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej należy wpisać kwotę netto, czy brutto?
Sprzedaż w ewidencji działalności nierejestrowanej jest ewidencjonowana w kwotach brutto, chyba że z jakiś powodów podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, to wówczas będzie to kwota netto. Jak dokumentować sprzedaż w działalności nierejestrowanej? Co do zasady przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania dokumentów sprzedaży, chyba że na żądanie. Osoba prowadząca taką działalność może zdecydować, że będzie wystawiała faktury czy też rachunki, przepisy tego nie zabraniają. Jeśli będzie obowiązek stosowania kasy fiskalnej, to wówczas konieczne jest wystawianie paragonów fiskalnych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jak powinna wyglądać ewidencja sprzedaży przy działalności nierejestrowanej?
Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej może być prowadzona w dowolnej formie papierowej czy elektronicznej. Przede wszystkim powinny się w niej znaleźć informacje na temat daty sprzedaży, kwoty sprzedaży i sumy sprzedaży narastająco.

Czy można wystawić rachunek ze sprzedaży w działalności nierejestrowanej?
Przepisy nie zabraniają wystawiania rachunków w działalności nierejestrowanej. Informacje na temat wystawiania rachunków znajdują się w ustawie Ordynacja podatkowa i wynika z nich, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Czy zwrot w ewidencji sprzedaży ma wpływ na limit działalności nierejestrowanej?
Zwroty w działalności nierejestrowanej zmniejszają przychody należne brane pod uwagę do obliczania limitu działalności nierejestrowanej. Problematyczny jest okres, w którym taki zwrot powinien być ewidencjonowany, na co zwrócono uwagę w publikacji.

Stan prawny na dzień: 16.09.2025 r.