KSeF dla podatników zwolnionych z VAT

×

Kogo dotyczy KSeF?

KSeF w wersji obligatoryjnej będzie miał zastosowanie zarówno dla czynnych, jak i dla zwolnionych podatników VAT. Wejdzie on w następujących terminach:

• od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których sprzedaż w roku 2024 (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych podatników.

W ramach wyjątku do 31 grudnia 2026 roku można będzie jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna suma sprzedaży z VAT na tych fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.

Sprzedaż u podatników zwolnionych z VAT a KSeF

KSeF to system przeznaczony do wystawiania faktur. Obowiązek jego stosowania nie zależy od statusu przedsiębiorcy w zakresie VAT – dotyczy on zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

Oznacza to, że wszystkie firmy, które wystawiają faktury, będą objęte tym samym terminem wdrożenia, niezależnie od formy rozliczania VAT. Jedynym kryterium różnicującym terminy jest wysokość przychodów osiągniętych w 2024 roku.

A zatem jeśli przedsiębiorca zwolniony z VAT nie wystawi faktury, to nie będzie miał obowiązku skorzystania z KSeF. Jeśli zaś je wystawi – będzie musiał skorzystać z KSeF, aby ją wystawić.

Przy czym należy pamiętać, że wykluczone z KSeF jest m.in. fakturowanie usług finansowych wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37-41 ustawy o VAT, takich jak ubezpieczenia, kredyty, poręczenia, depozyty, udziały, czy transakcje walutowe. Dotyczy to rodzaju usługi, nie branży, więc faktury za te usługi muszą być wystawiane poza KSeF, natomiast pozostałe faktury – już w KSeF. Szczegółowo tę tematykę opisaliśmy w artykule: Jakich faktur nie wystawisz w KseF – wykluczenia i zwolnienia.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawiać faktury?

Podatnicy zwolnieni z VAT (przedmiotowo i podmiotowo) nie mają obowiązku wystawiania faktur (wskazuje na to ustawa o VAT w art. 106b ust.2), dopóki nabywca nie zażąda takiego dokumentu.

Z tym, że jeśli nabywca chce otrzymać fakturę, to powinien to zgłosić sprzedawcy w ciągu trzech miesięcy od daty zakupu. Wtedy sprzedający na wystawienie faktury ma czas:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał sprzedaży – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż;
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.

Jeżeli nabywca poprosi o fakturę po upływie 3 miesięcy od dnia sprzedaży, wtedy sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury, choć może ją wystawić dobrowolnie.

Przykład 1.

Podatnik zwolniony z VAT sprzedał towar klientowi w dniu 10 lipca. Jeśli kupiec zwróci się z prośbą o fakturę:

• do końca lipca – sprzedawca powinien wystawić fakturę do 15 sierpnia,
• 10 sierpnia – należy wystawić fakturę do 25 sierpnia,
• w listopadzie – przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury.
Podatnik zwolniony z VAT może także wystawiać faktury dobrowolnie, nawet jeśli nabywca nie wyrazi takiego żądania.

Co zamiast faktury?

Jednym z dokumentów sprzedaży u przedsiębiorców zwolnionych z VAT mogą być rachunki. Dowodzi temu art 87 ust. 1 Ordynacji podatkowej, który mówi, że „Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usług”.

Powyższe oznacza, że do wystawienia rachunku przedsiębiorca zwolniony z VAT zobowiązany jest wtedy, gdy otrzyma takie żądanie od nabywcy. Wtedy musi wystawić rachunek:

• nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru – jeśli nabywca poprosił o rachunek przed dostarczeniem towaru/usługi;
• w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli zostało ono zgłoszone po dostarczeniu towaru/usługi.

Jeśli kupujący nie zażąda rachunku w terminie 3 miesięcy od dostarczenia towaru/usługi, wtedy sprzedający nie ma obowiązku go wystawiać.

Uwaga! KSeF dotyczy wyłącznie faktur, dlatego rachunki pozostają poza zakresem tego systemu (nie ma możliwości wystawienia ich w KSeF) i należy je wystawiać na dotychczasowych zasadach.

Rachunek czy faktura?

Zasadniczo rodzaj dokumentu określają zawarte w nim elementy, a nie jego nazwa. Co oznacza, że nawet jeśli dokument nosi nazwę “rachunek”, ale zawiera elementy charakterystyczne dla faktury, to co do zasady traktuje się go jako fakturę.

Co powinien zawierać rachunek

Rozporządzenie dotyczące zakresu informacji, które muszą być zawarte na rachunkach, wskazuje, że rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Uwaga! W przypadku żądania faktury przez nabywcę (w ustawowym terminie), sprzedawca jest zobowiązany do jej wystawienia – nie może jej zastąpić rachunkiem. Taka faktura będzie musiała być wystawiona w KSeF jeśli będzie to transakcja B2B. To nabywca decyduje, jaki dokument chce otrzymać przy zakupie towaru lub usługi u podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT.

Co zawiera faktura podatnika zwolnionego z VAT

Elementy przewidziane dla faktury podatnika zwolnionego z VAT wyznacza Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Dzieli ono faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną z VAT na trzy grupy.

Elementy faktury wystawianej poza KSeF

(przy czym nie trzeba także podawać adresów nabywcy i sprzedawcy)

Obowiązkowe elementy faktury	Wystawianej przez podatnika zwolnionego z VAT podmiotowo (ze względu na wysokość obrotów)	Wystawianej przez podatnika zwolnionego z VAT przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1pkt 7, 37–41 ustawy o VAT (usługi finansowe)	Wystawiane przez podatnika zwolnionego z VAT w pozostałych przypadkach (na podstawie art.43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT
data wystawienia	tak	tak	tak
kolejny numer	tak	tak	tak
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy Uwaga! Nie trzeba podawać ani NIP nabywcy, ani NIP sprzedawcy	tak	tak	tak
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi	tak	tak	tak
miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług	tak	–	tak
cena jednostkowa towaru lub usługi	tak	–	tak
kwota należności ogółem	tak	tak (kwota, której dotyczy dokument)	tak
podstawa prawna zwolnienia	–	–	tak

W tabeli podaliśmy minimalne dane, jakie powinna zawierać faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną z VAT. Przedsiębiorca może na niej umieścić więcej elementów.

Elementy faktury w KSeF przy zwolnieniu z VAT

Do czasu wejścia obligatoryjnego KSeF faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną z VAT (wystawiane poza KSeF) nie muszą zawierać numeru, który identyfikuje sprzedawcę lub nabywcę na potrzeby podatku (NIP sprzedawcy i nabywcy).

Od 1 lutego/kwietnia 2026 roku podatnicy zwolnieni z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca kupujący „na firmę” i korzystający ze zwolnienia z VAT będą zobowiązani do podawania tego numeru na fakturach, zgodnie z wymogami technicznymi KSeF.

Przy czym nabywca będzie zobowiązany podawać dla celów wystawienia faktury – numer VAT – gdy będzie podatnikiem zarejestrowanym na potrzeby VAT, a w przypadku gdy nabywca nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT (np. podatnicy zwolnieni z VAT) – numer identyfikacji podatkowej (NIP) tego nabywcy, jeżeli dokonuje on zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i numer ten posiada.

Uwaga! Projektowane w powyższym zakresie zmiany znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur, które obecnie jest na etapie prac legislacyjnych.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT powinien wystawić fakturę w KSeF?

Konieczność skorzystania z KSeF przez podatnika zwolnionego z VAT zależeć będzie od rodzaju dokumentu sprzedaży oraz od statusu nabywcy – czy jest on przedsiębiorcą (B2B) czy konsumentem (B2C).

Każda wystawiona faktura przez podatnika zwolnionego z VAT w transakcji B2B: dobrowolnie lub w wyniku żądania nabywcy kupującego „na firmę” będzie musiała być wystawiona w KSeF. Aby zrealizować ten obowiązek, sprzedawca będzie musiał mieć NIP i wskazać go na fakturze sprzedażowej.

W przypadku faktur wystawianych na rzecz konsumentów – zarówno dobrowolnie, jak i na żądanie – nie będzie obowiązku ich wystawiania w KSeF, choć taka możliwość pozostanie. Jeżeli jednak faktura zostanie wystawiona za pośrednictwem KSeF, będzie musiała zostać przekazana konsumentowi w inny, uzgodniony z nim sposób, poza systemem, chyba że konsument wyrazi zgodę na jej udostępnienie w KSeF.

Warto tu jeszcze mieć na względzie, że do końca 2026 roku poza KSeF mogą być wystawiane faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Uwaga! Wprowadzenie KSeF nie likwiduje obowiązku korzystania z kas fiskalnych przy sprzedaży dla konsumentów. Nadal obowiązuje zasada, że sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej musi być rejestrowana na kasie fiskalnej, jednak w niektórych przypadkach przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej.

Z punktu widzenia ustawy o VAT działalność nierejestrowa jest działalnością gospodarczą, a dokonujący takich czynności podatnikiem tego podatku.

Oznacza to, że sprzedaż na rzecz takiego podmiotu jest sprzedażą dla przedsiębiorcy, czyli transakcją B2B co wiąże się z tym, że:

• faktury dla tych podmiotów należy wystawiać w KSeF,
• sprzedaż na ich rzecz nie musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej.

Przy czym to nabywca co do zasady powinien określić, czy podczas dokonywania zakupu działa w charakterze podatnika (tj. podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą – także nierejestrową) czy w charakterze konsumenta.

KSeF a faktury zakupowe u nievatowców

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nadal kupują towary i usługi od firm będących czynnymi podatnikami VAT. Od 1 lutego 2026 r. (dla dużych firm) i od 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych) faktury od tych sprzedawców będą dostępne tylko przez KSeF, który wymaga, aby także podatnicy zwolnieni z VAT odbierali faktury przez ten system.

A zatem nawet jeśli firma zwolniona z VAT nie musi jeszcze wystawiać faktur w KSeF, to musi być gotowa je tam odbierać. Jeśli sprzedawca ma obowiązek korzystać z KSeF, to faktura B2B trafi tylko do tego systemu – nie musi jej wysyłać w inny sposób. Co oznacza, że przedsiębiorca (także zwolniony z VAT) musi technicznie przygotować się do odbioru faktur z KSeF, zanim jeszcze formalnie rozpocznie się jego obowiązek ich wystawiania, tym bardziej że nie przewidziano powiadomień systemowych o otrzymaniu faktury w KseF.

Tymczasowym rozwiązaniem może być anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury (podając zestaw danych ją identyfikujących), jednak przy większej liczbie otrzymywanych faktur od kontrahentów będących czynnymi podatnikami VAT może stać się to uciążliwe.

Stan prawny: 3.11.2025 r.