KSeF z perspektywy przedsiębiorców 2026: kto zyska, jakie są obawy i jak się przygotować?

W grudniu 2025 r. zapytaliśmy 321 przedsiębiorców, co myślą o nadchodzących obowiązkach e-fakturowania. Wyniki ankiety to czytelny sygnał: biznes nie kwestionuje idei cyfryzacji, ale oczekuje więcej wsparcia, jasności i czasu.

Kto najwięcej zyska?

Na pytanie, kto najbardziej skorzysta na KSeF, aż 54% wskazało administrację publiczną. Zaledwie co szósty badany uznał, że głównym beneficjentem będzie biznes. Dlaczego? Odpowiedzi nie zaskakują. Firmy dostrzegają, że KSeF to przede wszystkim lepsza kontrola i dostęp do danych dla skarbówki. Centralizacja faktur w czasie rzeczywistym ułatwia analizę, wykrywanie nieprawidłowości i nadzór nad rozliczeniami.

Przedsiębiorcy odbierają zmiany jako coraz większą kontrolę organów skarbowych nad tym, co dzieje się w ich działalności. Administracja publiczna zyska dostęp do potężnej, dynamicznej bazy danych. To z jednej strony może pomóc w redukcji luki VAT, ale z drugiej budzi uzasadnione obawy przedsiębiorców – czy nie będzie to miało dla nich negatywnego wpływu np. w postaci wychwytywania każdego błędu i nakładania za niego kary. -komentuje nasz ekspert Joanna Łuksza.

Uszczelnienie VAT na pierwszym miejscu

Właściciele firm postrzegają główny cel KSeF przede wszystkim jako uszczelnienie rozliczeń VAT, a w drugiej kolejności jako cyfryzację i ujednolicenie obiegu faktur oraz większą przejrzystość danych.

To pokazuje, że przedsiębiorcy odbierają centralny system faktur jako świetne narzędzie do monitorowania transakcji, wyłapywania błędów i analizowania danych w czasie rzeczywistym. Jednak obecnie z ich perspektywy to bardziej system kontroli niż wsparcia. Dlatego korzyści – o ile są – pojawią się dopiero później.

Dzięki dobrej analityce tworzona w KSeF baza danych niewątpliwie spowoduje szybszą i skuteczniejszą weryfikację występujących nieprawidłowości. Wprowadzony system nie sprzyja nadużyciom. Równolegle dostrzegalną korzyścią jest cyfryzacja, która może realnie przełożyć się na oszczędności po stronie przedsiębiorcy – przede wszystkim czasowe. Przykład? Księgowa może mieć bezpośredni dostęp do faktur, bez konieczności przesyłania ich do biura. Dodatkowo cyfrowy obieg ogranicza koszty przechowywania danych, wydruków, wystawiania not korygujących czy duplikatów. – Joanna Łuksza.

Czego boją się przedsiębiorcy?

Właściciele firm najbardziej obawiają się pomyłek i ich konsekwencji (ok. 24%), a zaraz potem bezpieczeństwa danych (ok. 22%). W dalszej kolejności wskazują niepewność harmonogramu i wymogów (ok. 17%) oraz ryzyko przerw/awarii systemu (ok. 15%). Niewielka grupa nie zadeklarowała szczególnych obaw (ok. 9%).

KSeF wprowadza nowe, sformalizowane kroki w wystawianiu i obiegu faktur, a odpowiedzialność za poprawność danych spoczywa na wystawcy. To podnosi ryzyko błędu i potencjalnych sankcji. Jednocześnie centralizacja wymiany dokumentów rodzi pytania o ochronę i dostęp do danych, a zależność od środowiska teleinformatycznego naturalnie budzi obawy o ciągłość działania.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiły się również przepisy dotyczące kar za nieprzestrzeganie nowych obowiązków. Co prawda, kary zostały odroczone do roku 2027, jednakże jak widać budzą one obawy przedsiębiorców. Za błędy przedsiębiorca będzie mógł zapłacić realnie 100% kwoty VAT lub do 18,7% wartości brutto faktury (gdy brak VAT). Często dodatkowo w przepisie wskazane jest minimum wartości kary, na przykład nie mniej niż 500/1000 zł.– Joanna Łuksza

KSeF bardziej wymagający niż ZUS i zdrowotna

Ogólne wrażenie

Najtrudniejsze okazały się przygotowania do KSeF (ok. 25% respondentów), a zaraz po nich składka zdrowotna (ok. 21%) i podwyżki ZUS (ok. 18%). To pytanie było wielokrotnego wyboru, dlatego wielu właścicieli wskazało więcej niż jeden problem (średnio ok. 1,8 wskazania na osobę). Wniosek? Zmiany się kumulują, a KSeF był tym, co najbardziej „bolało” operacyjnie.

KSeF wymagał nowych narzędzi, integracji i procedur, więc uderzał w czas i zasoby operacyjne. Jednocześnie zmiany w składkach (zdrowotna, ZUS) bezpośrednio podnosiły koszty, co szybko odczuwano w przepływach pieniężnych. Połączenie „organizacyjnego wdrożenia” i „twardych kosztów” naturalnie winduje te trzy pozycje na szczyt.

Warto zauważyć, że wśród wszystkich dużych zmian KSeF najbardziej wpływa na “dzień bieżący” przedsiębiorcy. Wystawienie faktury, dzięki której przedsiębiorca otrzyma zapłatę za swoje usługi jest czynnością codzienną, raczej nieodraczaną, dążąc do utrzymania płynności finansowej. Fakturowanie, które “stanie” może zablokować bieżącą pracę całego biznesu. Dotyczy to każdego, kto współpracuje B2B – dlatego nie dziwi, że kwestia to budzi największe emocje. – Joanna Łuksza

Nie daj się zaskoczyć zmianom! Wszystko o KSeF w jednym miejscu.

Przedsiębiorcy chcą więcej czasu

Większość respondentów popiera odroczenie terminu (ok. 58% przy valid n = 320). Mniejsza grupa jest obojętna (ok. 18%), a niespełna co szósty badany wolałby utrzymanie terminu (ok. 16%).

Właściciele firm kalkulują przede wszystkim ryzyko operacyjne (pomyłki, konsekwencje korekt), dostępność zasobów (czas ludzi, wsparcie dostawców) i pewność wymogów. Gdy te trzy elementy nie są jeszcze w pełni domknięte, naturalną odpowiedzią jest preferencja dla odroczenia – tak, aby wdrożenie przebiegło stabilnie i bez zakłóceń w codziennej pracy.

Większość przedsiębiorców wypowiedziało się za odroczeniem terminu wdrożenia KSeF. To stanowisko wpisuje się w szerszy obraz – z jednej strony firmy dostrzegają, że to administracja publiczna, a nie one same, odczuje największe korzyści z reformy, z drugiej zaś towarzyszy im obawa przed problemami operacyjnymi, jakie może wywołać nowy system. Choć większość właścicieli firm potrafi w prostych słowach wyjaśnić, czym jest KSeF, to jego realne działanie w praktyce nadal wydaje się dla wielu zbyt abstrakcyjne, by chcieli natychmiast wejść w ten model. – Joanna Łuksza

Czy po wdrożeniu KSeF znikną papierowe faktury?

Około 28% właścicieli firm deklaruje, że po KSeF będzie drukować tylko w wyjątkowych sytuacjac (np. na życzenie klienta lub do dokumentów przewozowych). Mniejsza grupa planuje drukować rutynowo, a część zrezygnuje z druku całkowicie.

KSeF porządkuje elektroniczny obieg i archiwum, więc realna potrzeba druku maleje. Jednak przyzwyczajenia klientów, specyfika niektórych branż (logistyka, serwis w terenie) i wewnętrzne procedury powodują, że papier bywa dalej używany jako potwierdzenie lub „plan B”.

“Wiele firm wciąż opiera swoje procesy na papierowych wydrukach, które stanowią element codziennej pracy. Choć z czasem, wraz z oswajaniem się z nowym systemem, liczba wydruków zapewne zacznie spadać, to na początku każda forma zachowania „znanej rzeczywistości” jest dobrym remedium na zwiększenie poczucia pewności i kontroli nad nowo wdrażanym e-fakturowaniem.– Joanna Łuksza.

Podsumowanie

KSeF ma szansę uporządkować fakturowanie w Polsce, ale zanim to się stanie – przedsiębiorcy potrzebują czasu, jasności i wsparcia. Dziś widzą w nim przede wszystkim narzędzie dla państwa: do kontroli, analizy, uszczelniania systemu.

Z perspektywy większości firm to nie rewolucja na plus, tylko kolejna zmiana, która wymaga wdrożeń, integracji, szkoleń i dostosowania codziennej pracy.

Nie chodzi o to, że biznes nie chce cyfryzacji. Wyniki naszego badania mówią jasno: wdrażajmy KSeF, ale z głową – tak, żeby system realnie wspierał tych, którzy będą na nim pracować każdego dnia.

Metodologia

Badanie przeprowadziliśmy w grudniu 2025 r. w formie anonimowej ankiety online. Zebraliśmy 352 wypełnienia, ale do analizy zakwalifikowano 321 odpowiedzi – tylko od osób faktycznie prowadzących działalność gospodarczą (głównie samozatrudnionych).

W pytaniach jednokrotnego wyboru odsetki liczone są względem liczby ważnych odpowiedzi (valid n), natomiast w pytaniach wielokrotnego wyboru pokazujemy liczbę wskazań i procenty liczone od wszystkich respondentów (n = 321), co oznacza, że suma procentów może przekraczać 100%.