Czym jest controlling? Jaka jest rola controllingu w zarządzaniu przedsiębiorstwem?

Dowiedz się więcej o znaczeniu controllingu w zarządzaniu i jak może on wspomóc Twój biznes!

Czym jest controlling?

Controlling to proces polegający na takim wykorzystaniu zasobów firmy, aby osiągać postawione cele i postępy.

Controlling jest mocno zorientowany na przyszłość, dlatego jest również nieodłączną częścią planowania. Poprzez kontrolę w trakcie trwania procesu, możliwe jest znalezienie błędów i ich szybkie naprawienie.

Jak przeprowadzić controlling w firmie?

Controlling przeprowadza się w następujących krokach:

1. Ustal cele, które mają zostać osiągnięte. Będą one również pełnić funkcję kryteriów oceny na dalszych etapach. Dzielą się one na:

– Cele mierzalne – można je zmierzyć i przedstawić w postaci liczb np. czas, koszty, zyski;

– Cele niemierzalne – są przeciwieństwem powyższych, odnoszą się do np. zadowolenia, zaangażowania pracowników. Niematerialne cele potrzebują dopasowanych wskaźników KPI, dzięki którym możliwe będzie sprawdzenie, czy zostały osiągnięte. Wskaż ryzyka związane z działalnością Twojej firmy czy poszczególnych jej obszarów.

2. Zmierz wydajność, czyli sprawdź, w jakim stopniu zostały zrealizowane zdefiniowane wcześniej cele. Zebrane dane warto zestawiać w postaci raportów, podsumowań – zdecyduj, co jaki czas będzie konieczne przygotowanie takowych (co miesiąc, co pół roku, raz w roku itp.).
3. Porównaj zebrane pomiary ze swoimi celami. Im większe różnice nimi, tym więcej uwagi potrzebują wskazane obszary. Znajdź przyczyny tej sytuacji, mogą być to m.in. nieskuteczna komunikacja w zespole, niewłaściwe planowanie, brak nadzoru, błędne wykonywanie zadań.
4. Wprowadź działania, rozwiązujące napotkane problemy. Jeśli z jakiegoś powodu okazuje się to niewykonalne, może warto zmodyfikować ustalone wcześniej cele i powtórzyć cały proces?

Zalety controllingu w firmie

Zastanawiasz się, czy Twojej firmie jest potrzebny controlling? Pamiętaj, że niezależnie od obecnej, być może nawet dobrej sytuacji, zawsze jest przestrzeń na rozwój i ciągłe doskonalenie. Oto, w jaki sposób controlling może pomóc Ci wzbić się na wyżyny biznesu:

• Wspomaga aktywne dążenie do celów i ich osiąganie;
• Ułatwia obserwację postępów oraz wyznaczanie zadań;
• Jasne określenie standardów zwiększa motywację i zaangażowanie pracowników (wiedzą, czego mogą oczekiwać, zyskują poczucie stabilności);
• Zwiększa dyscyplinę pracy, niwelując nieuczciwe zachowania;
• Pozwala wykorzystać potencjał posiadanych zasobów;
• Podnosi wartość firmy.

Techniki controllingu

Na przestrzeni lat wykształciło się wiele technik mających na celu badanie wydajności, skuteczności działań. Wynika to z faktu, że biznes wciąż ewoluuje, więc analogicznie – sposoby jego kontroli również muszą. Poniżej przedstawimy tradycyjne oraz nowoczesne (coraz częściej stosowane) metody.

Tradycyjne techniki controllingu

Kontrola budżetowa

Kontrola budżetu polega na zestawieniu ze sobą przychodów i wydatków, które dostarczają informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w danym okresie. Dzięki temu kierownictwo może kierować przyszłymi działaniami w taki sposób, aby realizować cele strategiczne firmy. Wartości liczbowe ujęte w dokumentacji są później porównywane z rzeczywistym stanem, aby jeśli zajdzie taka konieczność, wprowadzić zmiany. Budżet może dotyczyć różnych sfer działalności np. na marketing, inwestycje.

Kosztorys

Jest zbliżony do kontroli budżetowej. Jednakże różnica między nimi polega na tym, że kosztorys przedstawia jedynie koszty i wydatki związane z realizacją jakiegoś celu (np. budowa nowego centrum handlowego).

Kontrola statystyczna

Do analizy można stosować narzędzia statystyczne np. do badania swojej bazy klientów, aby lepiej dopasować swoją ofertę do ich preferencji. Wyniki są przedstawiane za pomocą wykresów, diagramów procesu i prezentują zjawiska za pomocą średnich, miar zmienności (różnice pomiędzy wartościami maksymalnymi a minimalnymi) itp.

Analiza progu rentowności

Próg rentowności to moment, kiedy przedsiębiorstwo nie generuje ani zysków, ani strat. Warto go znać, aby wiedzieć, do jakich wyników powinniśmy dążyć w swojej działalności, aby było to wciąż dla nas opłacalne. Spadek poniżej tego poziomu jest sygnałem, aby zacząć wdrażać działania naprawcze.

Analiza wskaźnikowa

Wykorzystując różne wskaźniki finansowe, o których pisaliśmy w tym artykule, możemy porównać wybrane wartości ze sobą i na tej podstawie ocenić np. płynność firmy, rentowność, sprawność działania na rynku.

Nowoczesne techniki controllingu

Audyt zarządzania

Można go określić jako ocenę skuteczności strategii zarządzania firmą, ale pomijając aspekty finansowe (do nich stosowane są między innymi powyżej wspomniane techniki). Kieruje raczej uwagę na kwestie jakości – kultury organizacyjnej, relacji z interesariuszami, komunikacji, zaangażowania personelu, sposobu przywództwa itp.

Budżetowanie zerowe

Najprościej mówiąc, polega na opracowaniu budżetu firmy „od nowa”, nie uwzględniając wcześniejszych danych finansowych. Założeniem jest to, aby budżet był stworzony jak dla nowego przedsiębiorstwa, dzięki czemu unikniemy popełniania poprzednich błędów. Reszta procedury pozostaje bez zmian – kierownictwo powinno określić cele strategiczne i przewidywane wydatki na ich realizację.

Analiza ścieżki krytycznej

Opiera się na planowaniu i kontroli powiązań między procesami biznesowymi. Relacje między nimi są przedstawiane na różnego rodzaju mapach (np. diagramy przepływu procesu lub mapy strumienia wartości), które dokładniej omówiliśmy tutaj.

Controlling a zarządzanie zobowiązaniami – przykład

Na poniższym przykładzie wskażemy, jak możesz wykorzystać proces controllingu w swojej firmie, aby efektywniej zarządzać zobowiązaniami finansowymi z dostawcami. Pamiętaj jednak, że każdy inny proces biznesowy możesz poddać podobnej kontroli, niezależnie od branży, w której się specjalizujesz.

1. Jako cel sesji controllingu wyznaczymy poprawę efektywności i zmniejszenie ryzyka związanego z zarządzaniem zobowiązaniami finansowymi. Jakie zagrożenia występują w tej sferze? Np.:

• Oszustwa płatnicze;
• Łamanie przepisów prawnych;
• Opóźnienia w płatnościach lub ich brak;
• Konflikty z interesariuszami (dostawcami);
• Brak przejrzystości w dokumentacji księgowej.

2. Wybór wskaźników KPI, które będziemy brać pod uwagę w analizie. Mogą to być:

• Wskaźnik bieżącej płynności – w jakim stopniu pasywa są pokryte przez aktywa firmy;
• Wskaźnik środków pieniężnych – ile zobowiązań możemy spłacić w postaci gotówką lub krótkoterminowymi inwestycjami (papiery wartościowe np. udziały, akcje);
• Cykl rotacji zobowiązań – ilość dni, w ciągu których firma reguluje zobowiązania finansowe itd.

3. Porównanie wartości wybranych danych między sobą.

4. Wdrożenie działań naprawczych. W celu ograniczenia błędów oraz ochronę własnych interesów możesz:

• Wprowadzić kontrolę faktur, weryfikować ich zgodność ze stanem faktycznym i poprawność;
• Wprowadzić obowiązek wystawiania tzw. zlecenia zakupu pozwalającego na nabycie danego towaru, dzięki czemu będzie możliwe bieżące śledzenie wydatków firmy. Taki wniosek musi zostać sprawdzony i zaakceptowany lub odrzucony przez odpowiedni dział;
• Potwierdzać poprawność faktur i wpisywać datę wykonania tej czynności;
• Sprawdzać wprowadzane plików do systemu informatycznego, czy nie są zduplikowane (w przeciwnym razie pojawia się ryzyko wykonania nieprawidłowej płatności);
• Wyznaczyć obowiązki związane z płatnością zobowiązań określonym osobom;
• Regularnie aktualizuj bazę danych dostawców i informacje o nich;
• Dąż do tego, aby wszelkie dane i dokumentacja znajdowały się w jednym miejscu – najlepiej w systemie informatycznym;
• Dbać o sprawną obsługę płatności elektronicznych.

Podsumowanie

Controlling jest ważną częścią zarządzania strategicznego, który umożliwia podejmowanie decyzji, proaktywne działanie na rzecz poprawy procesów i rozwiązywania złożonych problemów.