Szybki postęp technologiczny, zmiany w gospodarce i na świecie stawiają przedsiębiorstwami kolejne wyzwania – jak usprawnić pracę, pozyskać więcej klientów, zwiększyć zyski? Niezbędnym elementem podejmowania decyzji biznesowych jest weryfikacja skuteczności – czy udaje Ci się osiągać postawione cele strategiczne? W jaki sposób radzić sobie z nieprawidłowościami?
Dowiedz się więcej o znaczeniu controllingu w zarządzaniu i jak może on wspomóc Twój biznes!
Controlling to proces polegający na takim wykorzystaniu zasobów firmy, aby osiągać postawione cele i postępy.
Controlling jest mocno zorientowany na przyszłość, dlatego jest również nieodłączną częścią planowania. Poprzez kontrolę w trakcie trwania procesu, możliwe jest znalezienie błędów i ich szybkie naprawienie.
Controlling przeprowadza się w następujących krokach:
– Cele mierzalne – można je zmierzyć i przedstawić w postaci liczb np. czas, koszty, zyski;
– Cele niemierzalne – są przeciwieństwem powyższych, odnoszą się do np. zadowolenia, zaangażowania pracowników. Niematerialne cele potrzebują dopasowanych wskaźników KPI, dzięki którym możliwe będzie sprawdzenie, czy zostały osiągnięte. Wskaż ryzyka związane z działalnością Twojej firmy czy poszczególnych jej obszarów.
Zastanawiasz się, czy Twojej firmie jest potrzebny controlling? Pamiętaj, że niezależnie od obecnej, być może nawet dobrej sytuacji, zawsze jest przestrzeń na rozwój i ciągłe doskonalenie. Oto, w jaki sposób controlling może pomóc Ci wzbić się na wyżyny biznesu:
Na przestrzeni lat wykształciło się wiele technik mających na celu badanie wydajności, skuteczności działań. Wynika to z faktu, że biznes wciąż ewoluuje, więc analogicznie – sposoby jego kontroli również muszą. Poniżej przedstawimy tradycyjne oraz nowoczesne (coraz częściej stosowane) metody.
Kontrola budżetu polega na zestawieniu ze sobą przychodów i wydatków, które dostarczają informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w danym okresie. Dzięki temu kierownictwo może kierować przyszłymi działaniami w taki sposób, aby realizować cele strategiczne firmy. Wartości liczbowe ujęte w dokumentacji są później porównywane z rzeczywistym stanem, aby jeśli zajdzie taka konieczność, wprowadzić zmiany. Budżet może dotyczyć różnych sfer działalności np. na marketing, inwestycje.
Jest zbliżony do kontroli budżetowej. Jednakże różnica między nimi polega na tym, że kosztorys przedstawia jedynie koszty i wydatki związane z realizacją jakiegoś celu (np. budowa nowego centrum handlowego).
Do analizy można stosować narzędzia statystyczne np. do badania swojej bazy klientów, aby lepiej dopasować swoją ofertę do ich preferencji. Wyniki są przedstawiane za pomocą wykresów, diagramów procesu i prezentują zjawiska za pomocą średnich, miar zmienności (różnice pomiędzy wartościami maksymalnymi a minimalnymi) itp.
Próg rentowności to moment, kiedy przedsiębiorstwo nie generuje ani zysków, ani strat. Warto go znać, aby wiedzieć, do jakich wyników powinniśmy dążyć w swojej działalności, aby było to wciąż dla nas opłacalne. Spadek poniżej tego poziomu jest sygnałem, aby zacząć wdrażać działania naprawcze.
Wykorzystując różne wskaźniki finansowe, o których pisaliśmy w tym artykule, możemy porównać wybrane wartości ze sobą i na tej podstawie ocenić np. płynność firmy, rentowność, sprawność działania na rynku.
Można go określić jako ocenę skuteczności strategii zarządzania firmą, ale pomijając aspekty finansowe (do nich stosowane są między innymi powyżej wspomniane techniki). Kieruje raczej uwagę na kwestie jakości – kultury organizacyjnej, relacji z interesariuszami, komunikacji, zaangażowania personelu, sposobu przywództwa itp.
Najprościej mówiąc, polega na opracowaniu budżetu firmy „od nowa”, nie uwzględniając wcześniejszych danych finansowych. Założeniem jest to, aby budżet był stworzony jak dla nowego przedsiębiorstwa, dzięki czemu unikniemy popełniania poprzednich błędów. Reszta procedury pozostaje bez zmian – kierownictwo powinno określić cele strategiczne i przewidywane wydatki na ich realizację.
Opiera się na planowaniu i kontroli powiązań między procesami biznesowymi. Relacje między nimi są przedstawiane na różnego rodzaju mapach (np. diagramy przepływu procesu lub mapy strumienia wartości), które dokładniej omówiliśmy tutaj.
Na poniższym przykładzie wskażemy, jak możesz wykorzystać proces controllingu w swojej firmie, aby efektywniej zarządzać zobowiązaniami finansowymi z dostawcami. Pamiętaj jednak, że każdy inny proces biznesowy możesz poddać podobnej kontroli, niezależnie od branży, w której się specjalizujesz.
1. Jako cel sesji controllingu wyznaczymy poprawę efektywności i zmniejszenie ryzyka związanego z zarządzaniem zobowiązaniami finansowymi. Jakie zagrożenia występują w tej sferze? Np.:
2. Wybór wskaźników KPI, które będziemy brać pod uwagę w analizie. Mogą to być:
3. Porównanie wartości wybranych danych między sobą.
4. Wdrożenie działań naprawczych. W celu ograniczenia błędów oraz ochronę własnych interesów możesz:
Controlling jest ważną częścią zarządzania strategicznego, który umożliwia podejmowanie decyzji, proaktywne działanie na rzecz poprawy procesów i rozwiązywania złożonych problemów.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Z Biurem Rachunkowym i aplikacją IFIRMA masz wszystko pod kontrolą i w jednym narzędziu!