Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie ma szczególne znaczenie przy prowadzeniu ksiąg handlowych w oparciu o przepisy Ustawy o rachunkowości. Klasyfikacja kosztów nie pozostaje też bez znaczenia na gruncie uproszczonych form opodatkowania i prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym przypadku na sposób rozliczenia kosztów ma wpływ wybór zasady ich rozliczania: kasowej czy też memoriałowej.

Koszty uzyskania przychodów

Prowadząc działalność gospodarczą bardzo ważnym jej elementem jest właściwe zdefiniowanie ponoszonych kosztów.

W przepisach podatkowych ustawodawca nie zdefiniował, w jaki sposób należy dzielić koszty według kryterium kosztów bezpośrednich i pośrednich. Właściwy podział pozwala na prawidłowe ujęcie w PKPiR, jak również jest bardziej istotny przy stosowaniu metody memoriałowej.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2017 poz. 728) w szczegółowy sposób odpowiada na szereg pytań związanych z ujmowaniem w niej dokumentów firmy. W PKPiR księguje się wszystkie przychody i koszty w odpowiednich kolumnach.

Koszty ujmowane są w kolumnach od 10-tej do 13-tej:

• kol. 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów wg. cen zakupu,
• kol. 11 – Koszty uboczne zakupu,
• kol. 12 – Wynagrodzenia w gotówce i w naturze,
• kol. 13 – Pozostałe wydatki.

Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie

Dlatego też przy różnych rodzajach działalności zupełnie inne koszty mogą być bezpośrednie albo pośrednie.

Typowe koszty bezpośrednie:

• towary handlowe,
• materiały do produkcji,
• wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnych,
• koszt usług obcych,
• maszyny i urządzenia wykorzystywane do produkcji.

Typowe koszty pośrednie:

• koszty mediów,
• najem, dzierżawa, leasing,
• reklama i promocja,
• wynagrodzenia,
• koszt utrzymania biura,
• paliwo, ubezpieczenia,
• prenumerata,
• szkolenia,
• utrzymanie biura,
• koszt magazynowania,
• prace badawczo-rozwojowe.

Zobacz też nasz film o różnicach między kosztami pośrednimi a bezpośrednimi:

Ujmowanie kosztów w PKPiR

Właściwe ujęcie kosztu w PKPiR nie jest zbyt kłopotliwe, ponieważ rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dużej szczegółowości odnosi się do tego zagadnienia. Definiuje również między innymi pojęcia: towary, materiały, wyroby gotowe, produkcję niezakończoną, koszt wytworzenia, środki trwałe, wyposażenie, cena zakupu, cena nabycia.

W załączniku nr 1 do rozporządzenia ustawodawca w sposób szczegółowy opisuje, według jakiego klucza koszty powinny być ujmowane w PKPiR i co powinno być wpisane w poszczególnych kolumnach księgi.

Ujmowanie kosztów według zasady memoriałowej i kasowej

Większość osób rozliczających swoje podatki w sposób uproszczony wybiera metodę kasową rozliczania kosztów, ponieważ jest mniej kłopotliwa. Przedsiębiorcy, którzy wybiorą metodę memoriałową muszą pamiętać przede wszystkim o prawidłowym ujmowania w PKPiR kosztów bezpośrednich.

Przy metodzie kasowej za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury bądź innego dokumentu księgowego. Natomiast przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednie przyporządkowuje się do przychodów osiągniętych w danym roku. Natomiast koszty pośrednie w trakcie roku w dacie ich poniesienia, ponoszone na przełomie roku lub w trakcie roku, ale dotyczące różnych lat podatkowych proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dokumentu księgowego.