Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie ma szczególne znaczenie przy prowadzeniu ksiąg handlowych w oparciu o przepisy Ustawy o rachunkowości. Klasyfikacja kosztów nie pozostaje też bez znaczenia na gruncie uproszczonych form opodatkowania i prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym przypadku na sposób rozliczenia kosztów ma wpływ wybór zasady ich rozliczania: kasowej czy też memoriałowej.
Koszty uzyskania przychodów
Prowadząc działalność gospodarczą bardzo ważnym jej elementem jest właściwe zdefiniowanie ponoszonych kosztów.
Koszt musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przy ogólnym klasyfikowaniu bez znaczenia jest czy to będzie związek bezpośredni czy też pośredni.
W przepisach podatkowych ustawodawca nie zdefiniował, w jaki sposób należy dzielić koszty według kryterium kosztów bezpośrednich i pośrednich. Właściwy podział pozwala na prawidłowe ujęcie w PKPiR, jak również jest bardziej istotny przy stosowaniu metody memoriałowej.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2017 poz. 728) w szczegółowy sposób odpowiada na szereg pytań związanych z ujmowaniem w niej dokumentów firmy. W PKPiR księguje się wszystkie przychody i koszty w odpowiednich kolumnach.
Koszty ujmowane są w kolumnach od 10-tej do 13-tej:
- kol. 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów wg. cen zakupu,
- kol. 11 – Koszty uboczne zakupu,
- kol. 12 – Wynagrodzenia w gotówce i w naturze,
- kol. 13 – Pozostałe wydatki.
Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie
Koszty bezpośrednie są to koszty bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami natomiast koszty pośrednie są to pozostałe koszty ponoszone w prowadzonej działalności gospodarczej.
Dlatego też przy różnych rodzajach działalności zupełnie inne koszty mogą być bezpośrednie albo pośrednie.
Typowe koszty bezpośrednie:
- towary handlowe,
- materiały do produkcji,
- wynagrodzenia bezpośrednie pracowników produkcyjnych,
- koszt usług obcych,
- maszyny i urządzenia wykorzystywane do produkcji.
Typowe koszty pośrednie:
- koszty mediów,
- najem, dzierżawa, leasing,
- reklama i promocja,
- wynagrodzenia,
- koszt utrzymania biura,
- paliwo, ubezpieczenia,
- prenumerata,
- szkolenia,
- utrzymanie biura,
- koszt magazynowania,
- prace badawczo-rozwojowe.
Ujmowanie kosztów w PKPiR
Właściwe ujęcie kosztu w PKPiR nie jest zbyt kłopotliwe, ponieważ rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dużej szczegółowości odnosi się do tego zagadnienia. Definiuje również między innymi pojęcia: towary, materiały, wyroby gotowe, produkcję niezakończoną, koszt wytworzenia, środki trwałe, wyposażenie, cena zakupu, cena nabycia.
W załączniku nr 1 do rozporządzenia ustawodawca w sposób szczegółowy opisuje, według jakiego klucza koszty powinny być ujmowane w PKPiR i co powinno być wpisane w poszczególnych kolumnach księgi.
Ujmowanie kosztów według zasady memoriałowej i kasowej
Większość osób rozliczających swoje podatki w sposób uproszczony wybiera metodę kasową rozliczania kosztów, ponieważ jest mniej kłopotliwa. Przedsiębiorcy, którzy wybiorą metodę memoriałową muszą pamiętać przede wszystkim o prawidłowym ujmowania w PKPiR kosztów bezpośrednich.
Przy metodzie kasowej za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury bądź innego dokumentu księgowego. Natomiast przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednie przyporządkowuje się do przychodów osiągniętych w danym roku. Natomiast koszty pośrednie w trakcie roku w dacie ich poniesienia, ponoszone na przełomie roku lub w trakcie roku, ale dotyczące różnych lat podatkowych proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dokumentu księgowego.