Samochód osobowy to niezbędnik prawie każdego przedsiębiorcy. Wydatki związane z użytkowaniem tego typu pojazdu w firmie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Sposób ich rozliczenia zależy od tego, czy mamy do czynienia z samochodem prywatnym przedsiębiorcy, czy też z samochodem firmowym.

Samochód firmowy a rozliczanie kosztów

Wydatki związane z firmowym samochodem (przyjęty jako środek trwały, amortyzowany i wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej), zalicza się w całości do kosztów uzyskania przychodu (kol. 13 KPiR), na podstawie faktur lub innych dokumentów (np. polisy). Mogą to być m.in.:

• zakup paliwa, olejów,
• wymiana opon,
• opłaty parkingowe, za przejazd autostradami,
• usługi serwisowe,
• ubezpieczenie.

Wszystkie ww. wydatki zalicza się do kosztów firmowych w wartości netto (u podatników zwolnionych z VAT – brutto).

Na podobnych zasadach rozlicza się koszty związane z samochodem w leasingu.

Samochód prywatny w działalności a koszty

Przedsiębiorca może także zdecydować się na korzystanie w działalności ze swojego prywatnego samochodu. Wówczas, by mógł zaliczyć wydatki związane z eksploatacją pojazdu do firmowych kosztów (co ważne, muszą być one odpowiednio udokumentowane – fakturami, polisami etc.), musi prowadzić tzw. kilometrówkę. Co więcej, wydatkiem firmowym nie będą wówczas koszty w pełnej wartości, a jedynie do limitu kosztów wyliczonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Przykładowo, jeśli w danym miesiącu przedsiębiorca w celach firmowych przejechał 700 km (samochodem o poj. silnika pow. 900 cm3), wówczas limit wydatków, jakie może zaliczyć do kosztów firmowych wynosi 585,06 zł (700*0,8358). Nawet jeżeli z faktur potwierdzających poniesione wydatki będzie wynikała wartość 800 zł, wówczas do kol. 13 KPiR przedsiębiorca wpisze wyłącznie kwotę wynikającą z kilometrówki.

W jednakowy sposób rozlicza się koszty związane z wynajętym samochodem osobowym.